Notre outil de facturation pas-à-pas

Notre outil de facturation pas-à-pas

5 mars 2020

Faire ses premiers devis et factures n’est pas évident lorsqu’on débute son activité d’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur). Mentions légales, détails de vos prix, dates limites de paiement, mise en page du document... Vous devez respecter de nombreuses obligations. L’outil de facturation du Portail Auto-Entrepreneur vous permet de réaliser rapidement des factures conformes et d’automatiser votre comptabilité. 

Vous pouvez alors consacrer plus de temps à votre activité ! On vous explique comment procéder.

Réaliser une facture avec notre outil en 6 étapes

Notre outil personnalisé de devis et de facturation se trouve dans votre espace personnel. Il vous permet d’émettre et de centraliser toutes vos factures (et devis) mais aussi de réaliser automatiquement le calcul de vos cotisations sociales et impôts. L’accès à l’espace personnel est instantané si vous bénéficiez de notre service d’accompagnement. Si ce n’est pas le cas et que vous souhaitez également créer votre entreprise, vous pouvez vous inscrire en ligne.

Quels avantages pour vous ?
Un gain de temps substantiel, une comptabilité simplifiée et une marge d’erreur réduite au maximum. Vous dites ainsi au revoir aux feuilles de calcul Excel compliquées et ne perdez plus de temps à mettre en forme vos factures. Vos documents sont tous regroupés en un seul et unique endroit, accessible en ligne et à tout moment, depuis n’importe quel ordinateur. Vous pouvez désormais facturer vos clients depuis chez vous comme à l’extérieur !

Le calcul automatisé de vos cotisations sociales, de votre impôt et de votre chiffre d’affaires vous épargnera par ailleurs d’éventuelles erreurs. Notre outil le fait lui-même en appliquant les taux en vigueur et les pourcentages précis correspondant à votre situation, tout en tenant compte des exonérations potentielles auxquelles vous avez le droit. Difficile de se tromper puisque vous n’avez plus grand chose à faire !

 Convaincu ?

On vous explique, étapes par étapes et images à l’appui, comment réaliser votre première facture sur votre espace personnel du Portail Auto-Entrepreneur.

Bon à savoir

Cet article vous explique la marche à suivre pour utiliser pleinement l’outil de facturation mais vous pouvez également, si vous le souhaitez, approfondir le sujet des mentions obligatoires à faire figurer et de la définition d’une facture.

Étape 0 : activer l’outil de facturation

Pour débuter l’édition de votre première facture, rendez-vous dans votre espace personnel du Portail Auto-Entrepreneur. Sur la barre d’option, cliquez sur « devis et factures » puis « mes factures » et enfin « créer ma première facture ».

Lors de votre première utilisation, il sera nécessaire de renseigner quelques informations personnelles afin de configurer votre espace. Elles seront ainsi sauvegardées et apparaîtront ensuite automatiquement sur vos factures et devis.

Quels avantages pour vous ?
Grâce à la sauvegarde automatique des renseignements, vous gagnez du temps à chaque facture puisque vous n’avez pas besoin de les saisir à nouveau.

Le saviez-vous ?

La marche à suivre est exactement la même si vous souhaitez d’abord effectuer un devis. Il vous suffira ensuite de le transformer simplement en facture après l’accord de votre client. Vous pouvez le faire grâce au bouton dédié « convertir en facture ». 

Étape 1 : renseigner les informations clients

Une fois vos renseignements personnels enregistrés dans notre outil de facturation, il vous faut ensuite remplir les renseignements du client que vous facturez. Vous devez d’abord indiquer si celui-ci est un particulier ou un professionnel.

Informations générales

Lorsque vous entrez le contact d’un client pour la première fois, vous devez renseigner ses informations personnelles : nom, adresse et numéro de SIRET dans le cas d’un professionnel. La quantité d’informations à fournir varie selon la nature de votre client.

Notez bien que les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires selon la loi française. Vous ne pouvez donc pas passer à côté : il vous sera en effet impossible de passer à l’étape suivante sans les avoir remplis !

Ajouter un nouveau client

Notre outil vous permet d’enregistrer chaque nouveau client pour ne plus avoir à saisir leurs informations à chaque facture : c’est votre carnet de clients en ligne.

Évaluer votre client

Il vous est également possible de laisser un commentaire pour évaluer votre client. Profitez-en, vous seul y avez accès ! S’il se révèle être un habitué des retards de paiement ou s’il a des exigences particulières, ce pense-bête vous sera bien utile.

Aperçu et sauvegarde comme brouillon

Sachez qu’à tout moment, il vous est possible de générer un aperçu de votre facture pour en vérifier la mise en page ainsi que les informations saisies.

Pour ce faire, survolez l'icône + à droite de votre écran. Une barre d’option apparaît : l'aperçu est disponible grâce à un clic sur l’icône « aperçu ». Vous pouvez également sauvegarder votre brouillon de facture.

Quels avantages pour vous ?

Le carnet d’adresses vous permet de garder au même endroit toutes les informations importantes sur vos clients, en ne les saisissant qu’une seule fois. En effectuant la séparation entre clients professionnels et particuliers, vous renseignez le bon niveau d’informations pour tous. Enfin, la génération d'aperçu et la sauvegarde en brouillon vous permet de maîtriser tous les aspects de votre facture.

Étape 2 : indiquer les conditions de paiement

Une fois les informations du client renseignées, vous pouvez passer à l’étape des conditions de paiement.

Date de livraison et échéance de la facture

Cet étape est primordiale : elle fige sur le papier la date à laquelle votre prestation est effectuée (ou bien livrée) et la date à laquelle vous devrez avoir été payé. Ce sont respectivement la « date de livraison » et « l’échéance de la facture ».

Vous décidez vous même du temps laissé à votre client pour vous régler. Si votre activité s’y prête et que vos clients sont des particuliers, vous pouvez même exiger un paiement immédiat. Sachez toutefois que sauf exceptions et dérogations, le délai légal de paiement entre professionnels est de 30 jours calendaires, à compter de la date de livraison (loi de modernisation de l’économie). Cela vaut également pour vos clients étrangers et les collectivités territoriales.

Numéro de facture

Un numéro de facture sera automatiquement généré.  En effet, pour être en règle avec les exigences légales, les numéros doivent se suivre afin de permettre un tri chronologique de vos factures.

Moyen de paiement

Par ailleurs, vous devrez préciser le moyen de paiement choisi : carte bleue, virement, chèque ou espèces. Si vous n’avez pas d'exigence particulière, vous pourrez cocher la case « tout moyen de paiement ».

Bon à savoir

Vous avez la possibilité d'encaisser immédiatement vos clients à l’émission de la facture ? Vous pouvez alors vous munir d’un terminal de paiement par carte bancaire... On en a même déjà testé pour vous !

Saisir un acompte

Votre client vous a préalablement versé un acompte ? C’est également ici que vous pourrez le faire figurer : en % de votre prix total ou alors directement en €.

Quels avantages pour vous ?

En renseignant ces informations, vos factures sont conformes à la loi mais également adaptées à vos propres besoins, exigences et préférences. Vous gardez également un œil sur vos paiements : les retards s’affichent automatiquement dans votre tableau de bord et vous savez donc à quel moment relancer vos interlocuteurs.

Étape 3 : renseigner le contenu de votre prestation

Une facture ne peut pas se contenter de préciser uniquement un prix, un délai de paiement et le contact de client. Elle doit aussi indiquer le détail de votre prestation et la manière dont le prix est établi. En effet, selon l’activité exercée, vous serez amené à facturer plutôt par forfait, par heure de travail ou encore par produit livré. Il est également important de bien spécifier ce que contient le produit ou le service que vous délivrez, afin d’éviter toute contestation ou malentendu de la part de votre client.

Titre et description

Vous devez d’abord donner un titre à votre prestation et la décrire dans le champ dédié à la suite. Le fonctionnement est le même que lorsque vous émettez un éventuel devis.

Par exemple, si vous vendez trois tables noires en bois avec des dimensions précises, le titre de l’objet vendu pourra donc être « tables en bois ». Vous pourrez ensuite renseigner les dimensions des tables, leur couleur et certains détails supplémentaires dans le champ « description ».

Autre possibilité : si vous facturez quatre heures de cours particulier d’anglais, vous pourrez indiquer « Cours particulier d’anglais » dans le titre, puis les sujet abordés pendant ce cours dans le champ de description.

Unité et prix 

Vous indiquez ensuite la base de votre facturation dans le champ « unité » dédié. 

En voici la liste :

  • en pièces, par exemple une table ou des bijoux
  • en heures, par exemple une heure de cours particulier ou de massage shiatsu
  • en jours, par exemple du consulting en entreprise
  • au forfait, par exemple rédaction d’un article ou création d’un logo
  • au mètre carré, par exemple peinture murale  

Le prix unitaire correspond donc à une unité de ce service ou produit.

Quantité

Vous pourrez ensuite saisir la quantité d’unités que vous facturez. Ainsi, si vous avez vendu 3 chaises noires, vous indiquerez 3 comme quantité et si vous avez travaillé la conjugaison des verbes irréguliers anglais pendant 4 heures, vous pourrez indiquer ce nombre d’heures dans ce même champ.

Enregistrer dans mon catalogue 

Vous facturez souvent la même prestation ? On a pensé à vous ! Il vous est possible d’enregistrer chaque prestation dans votre catalogue en cochant simplement la case prévue à cet effet.

Plusieurs produits/services

Vous pouvez bien sûr ajouter plusieurs produits, services et débours sur une seule facture.

Type

Afin de calculer correctement et automatiquement le montant de vos cotisations sociales, vous devez également renseigner le type de produit ou de service que vous réalisez dans la case « type » : prestation de service ou vente de marchandise.

Les taux appliqués ensuite pour le calcul de vos cotisations et de vos éventuelles exonérations ne sont en effet pas les mêmes.

Ajouter en débours

Vous vous demandez ce que la case « ajouter en débours » signifie ? Le débours vous permet de ne pas compter dans votre chiffre d’affaires les frais liés à l’achat de matériel pour réaliser votre prestation. Par exemple, si vous devez peindre une pièce, il vous faudra acheter un ou plusieurs pots de peinture. Si vous devez envoyer votre produit fini, vous aurez dans ce cas des frais de livraison liés. On vous explique cette particularité dans notre article dédié aux frais de débours.

Quels avantages pour vous ?

En quelques clics, vous ajoutez des informations précises à vos factures. En générant un catalogue de vos prestations, vous gagnez également un temps précieux que vous pouvez consacrer au développement de votre activité. Pendant ce temps-là, vos taux de cotisations et vos débours sont calculés sans que vous n’ayiez à sortir de calculatrice.

Étape 4 : personnaliser sa facture

Si vous exercez une activité libérale, vous pouvez dès à présent émettre votre facture puisque tous les champs nécessaires ont été renseignés. Cependant, il vous est possible d’en personnaliser l’apparence et d’y ajouter des mentions particulières. Si vous êtes artisan ou commerçant, encore un peu de patience, on y est presque !

Logo et couleurs personnalisés

Parce qu’une facture permet d’affirmer également son identité, notre outil vous propose d’y intégrer directement votre logo en cliquant sur le bouton « télécharger un logo ».

Vous pouvez également choisir une couleur pour personnaliser votre document dans notre palette graphique ou bien en indiquant directement le code HTML de la couleur désirée.

Informations bancaires et complémentaires

Si vous souhaitez être payé par virement bancaire ou bien préciser certaines modalités de paiement, vous pouvez alors ajouter ces informations (comme votre IBAN par exemple) dans la case « informations bancaires ».

La case suivante « informations complémentaires » vous permettra, si vous êtes artisan, d’ajouter les détails de votre Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). Sa mention est obligatoire si l'activité que vous exercez en exige une. Il vous faut alors indiquer le type de contrat souscrit, son numéro, les coordonnées de l’assureur ainsi que la zone géographique et les garanties couvertes. Si vous n’êtes pas concernés par la RC Pro, vous pouvez utiliser cette case comme bon vous semble, par exemple, pour préciser des conditions de livraison.

Mentions obligatoires

Vous êtes dispensé de la TVA ? Vos factures doivent obligatoirement le préciser. La mention est ajoutée automatiquement, puisque votre espace personnel centralise vos informations.

Par ailleurs, une pénalité de 5 % est indiquée par défaut pour les paiements effectués en retard. Vous pouvez tout à fait en changer le pourcentage ou le montant dans cette même case.

Informations d’immatriculation

Conformément à la loi, vous devez indiquer votre numéro d’immatriculation au Registre des Métiers (RM), au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou bien au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) si vous exercez respectivement une activité commerciale, artisanale ou êtes agent commercial. Cette case vous est donc dédiée.

Réseaux sociaux

Enfin, vous pouvez terminer de personnaliser votre facture en y ajoutant vos réseaux sociaux, grâce aux menu dédié. N’oubliez pas qu’ils participent à l’image de votre micro-entreprise, n’hésitez donc pas à les mettre en avant quand l’occasion se présente.

Quels avantages pour vous ?

Avec des outils de personnalisation complets, vos factures sont à votre image et vous pouvez même en profiter pour faire connaître vos réseaux sociaux et votre site internet. Les mentions légales et informations complémentaires vous permettent de ne rien oublier à l’attention de vos clients. Vous minimisez ainsi les risques de malentendus ou les potentiels allers-retours entre vous et vos clients. Toutes les informations nécessaires se trouvent en effet déjà sur ce précieux document. 

Étape 5 : valider sa facture

Vous êtes satisfait de votre facture, avez vérifié que les informations indiquées sont les bonnes et que sa forme vous convient grâce à l’outil d'aperçu ? Vous pouvez à présent cliquer sur le bouton « terminer ma facture ». 

Une boîte de dialogue s’ouvrira alors pour vous avertir. Une facture, une fois finalisée, ne peut pas être corrigée et supprimée. Ceci pour éviter les fraudes et déclarations erronées. Vérifiez donc bien que votre document est complet avant de valider la finalisation. 

Vous vous êtes trompé et avez malgré tout validé votre facture ? Vous pourrez alors générer un avoir et l’indiquer comme remboursé.

Si vous préférez vous entraîner à générer une première facture à blanc, vous pouvez alors passer par notre outil de devis. Similaire à celui de facturation, vous pourrez également convertir votre devis en facture par un simple clic. Sachez que le devis sert avant tout à soumettre une évaluation de vos prix et de votre prestation à vos clients avant accord.

Quels avantages pour vous ?

L’encadrement de la facturation et l’impossibilité de supprimer une facture vous assurent des comptes sains et irréprochables. Vous êtes donc en règle et n’avez pas à vous faire de soucis en cas de contrôle fiscal !

Étape 6 : suivi des factures et des cotisations en temps réel 

Envoi, téléchargement et impression de la facture

Maintenant que votre facture est finalisée, il vous reste à l’envoyer et à en suivre le paiement. Vous pouvez télécharger vos factures, les envoyer par mail ou encore les imprimer directement depuis votre espace personnel en cliquant sur les icônes dédiées. 

Paiement

Une fois le paiement de votre facture effectué, il vous suffira de cliquer sur l'icône « indiquer comme payé ». La somme sera alors ajoutée à l’outil comptable de votre espace personnel et prise en compte pour le calcul de votre chiffre d’affaires. Vous pouvez retrouver ces informations sur votre tableau de bord.

Tableau de bord

Plus qu’un simple suivi de votre chiffre d’affaires, votre tableau de bord vous permet de conserver une vision générale de votre activité. Vous y retrouvez, entre autres, les plafonds de chiffre d’affaires à respecter, une estimation précise des cotisations à payer et un suivi minutieux de vos encaissements. Le module pense-bête peut quant à lui vous servir de rappel paramétrable pour vos déclarations mensuelles et trimestrielles mais aussi de check-list pour vos tâches journalières. Il vous suffit pour cela de renseigner ces tâches ou de programmer ces rappels à partir de la boîte de dialogue « ajouter un mémo ».

Quels avantages pour vous ?

L’envoi, l’impression et le téléchargement de vos factures directement depuis votre espace personnel vous permettent une fois de plus de centraliser vos actions et de gagner du temps. En validant les paiements, votre tableau de bord actualise automatiquement vos estimations de cotisations, de chiffre d’affaires et de plafonds à respecter. Cette vision d’ensemble vous permettra de savoir, grâce à un seul et unique outil, comment se porte votre auto-entreprise.
 

Notre outil de facturation ne possède à présent plus de secret pour vous. Il ne nous reste donc qu’à vous en souhaiter une utilisation intensive, signe du succès évident de votre activité !

Vous souhaitez lancer votre auto-entreprise et bénéficier de notre accompagnement et de nos outils personnalisés ? C’est le moment de vous lancer !

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