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Comment faire une facture ?

21 novembre 2019

   6 minutes

Comme toute entreprise, un auto-entrepreneur est tenu de facturer ses clients, que ceux-ci soient en France ou à l’étranger. Une facture est un document juridique, commercial, comptable et fiscal. Quelles sont les règles et les mentions légales obligatoires ? Quelles sont les pénalités en cas de contrôle ? Évitez les amendes en vérifiant ici que vos factures sont bien conformes !

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document qui atteste de la vente de services ou de produits. Pour être considéré comme tel, elle doit comporter les mentions obligatoires et être établi en au moins 2 exemplaires.

Une facture peut être délivrée sous forme papier ou électronique, sous certaines conditions.

Elle a plusieurs fonctions :

  • juridique : preuve de la réalité de la prestation ou de la marchandise vendue, elle officialise votre droit de créance (c’est-à-dire que le client vous est redevable)
  • commerciale : elle détaille les conditions de la vente ou de la prestation entre votre client et vous 
  • comptable : elle est un justificatif comptable 
  • fiscale : elle fait office de support à l'exercice de certaines taxes et au contrôle de l'impôt

Les mentions obligatoires sur les factures

La mise en forme des factures est libre, mais le mot « facture » doit impérativement apparaître sur le document.

Mentions générales

Qu’il s’agisse de clients professionnels ou de particuliers, vous devez faire apparaître sur vos factures les éléments suivants :

1. Votre nom et vos coordonnées (et éventuellement votre nom commercial si vous en avez un)

2. Votre N° SIREN suivi, selon votre activité, de :

  • « Dispensé(e) d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) »
  • ou « Immatriculé(e) au registre du commerce et des sociétés (RCS) de la ville de XXX » suivi du numéro d’immatriculation
  • ou « Immatriculé(e) au répertoire des métiers (RM) de la ville de XXX » suivi du numéro d’immatriculation

Si l’auto-entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « SIREN en cours d'attribution ».


Bon à savoir

Seules les entreprises qui ont plusieurs adresses sont dans l’obligation d’ajouter le SIRET au SIREN sur leurs factures.

3. Date d’émission de la facture

4. Numéro de la facture

Chaque facture a un numéro propre et unique et tous les numéros de facture de l’entreprise doivent se suivre.

Il est possible de choisir un système de numérotation personnel, toutefois le plus simple est souvent le plus efficace, surtout à long terme.

La plus populaire est une numérotation chronologique précédée de l’année d’émission. Si vous générez de nombreuses factures mensuelles, vous pouvez aussi ajouter le mois à la numérotation. 

Exemples :

Pour la 26e facture de l’année 2017 : n°2017-26
La suivante sera n°2017-27, etc.

S’il s’agit de la 26e facture du mois de février 2017 : n°2017-02-26.
La prochaine sera n°2017-02-27, etc. 

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées : n/N (“n” est le numéro d'ordre des pages et “N” le nombre total des pages de la facture).

Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.

Quel que soit votre choix, retenez que le plus important est de respecter l’ordre et la continuité des numéros de facture, sans rupture, et que deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

5. Identité du client

Nom (ou dénomination sociale) et coordonnées (adresse du siège social ou du domicile d'un particulier — sauf opposition de sa part).

6. Numéro intracommunautaire

Dans le cas où un client est à l’étranger, il faut ajouter sur la facture son numéro intracommunautaire. Ce client, s’il est redevable de la TVA dans son pays, pourra payer votre facture uniquement si vous avez vous-même un numéro intracommunautaire.

Pour demander votre n° intracommunautaire, contactez le service des impôts des entreprises (SIE) dont vous dépendez.

7. Désignation de la prestation ou des produits vendus, et décompte détaillé

  • Une ligne par produit ou par prestation. 
  • Indiquer la nature, la quantité, la référence, le prix unitaire et l’ensemble des caractéristiques qui influent sur le prix. Pour les prestations : les matériaux et la main-d’œuvre.
  • S’il y a plusieurs produits ou prestations, il est conseillé de faire une ligne pour chacun en indiquant le prix total HT à chaque fois. 
  • En cas de remise ou réduction, elles sont à indiquer sous chaque ligne concernée.


Bon à savoir

Le décompte détaillé est facultatif si la prestation de services a fait l'objet d'un devis détaillé validé par le client. Dans ce cas, inscrivez simplement le n° du devis sur la facture correspondante.

8. Date de livraison

Il s’agit de la date de la livraison de la prestation ou des biens. À indiquer si elle est différente de la date d’émission de la facture.

9. Montant à payer

Le montant à payer doit figurer en chiffres ainsi qu’en toutes lettres. Si vous êtes redevable de la TVA, vous devrez indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.

10. Réduction de prix ou remise forfaitaire

En cas de rabais, ristourne ou remise forfaitaire sur l’ensemble de la prestation, l’indiquer sous le montant total HT.

Exemple :

Montant TOTAL HT : 1 500 €

Remise forfaitaire consentie : -10 %

Montant TOTAL HT à payer : 1 350 €

Arrêté, ce jour, à la somme de mille trois-cent cinquante euros.


Le saviez-vous ?

Depuis le 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions doivent obligatoirement être mentionnées sur les factures :

  • Si vous avez établi un bon de commande, vous devrez en mentionner le numéro.
  • L'adresse de facturation des deux parties (acheteur/vendeur) si celle-ci est différente de leur adresse de domicile (ou siège social).

Les mentions supplémentaires pour un client professionnel

1. Date limite de paiement

Celle-ci n’est pas obligatoire. Si vous n’en mentionnez pas, votre client devra vous payer dans un maximum de 30 jours (60 si votre client est basé à l’étranger) après la réception du produit ou du service.

2. Taux des pénalités de retard et conditions d’escompte commercial

Si vous ne précisez pas, c’est le taux légal en vigueur qui s’appliquera pour les pénalités de retard. 

Si vous ne proposez pas d’escompte (remise effectuée pour les paiements faits en avance), vous pouvez mentionner : « Pas d’escompte pour règlement anticipé ».

3. Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Elle concerne uniquement les clients professionnels. Depuis le 1er janvier 2013, toute entreprise (client) qui règle une facture après la date limite de paiement doit vous verser cette indemnité dont le prix a été fixé par décret à 40 €.

La mention de cette indemnité ainsi que de son montant doivent donc figurer sur la facture : « En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ».

Cette indemnité est due en plus des pénalités de retard. Elle doit être rattachée à l’exercice fiscal de son paiement. Attention, car l’absence de mention est sanctionnée par une amende de 15 000 € !


Le saviez-vous ?

Cette indemnité ne concerne pas les clients particuliers, aussi il est conseillé de faire deux modèles de factures une pour les clients professionnels et une pour les particuliers afin d’éviter tout risque d’erreur.

Les mentions particulières

1. Membre d’un Centre de gestion ou d’une association agréée

Si c’est le cas, vous devez l’indiquer par la phrase suivante : « Membre d'une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ».

2. Franchise en base de TVA

Si vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA, vous devrez le mentionner sur la facture : « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».

3. Assurance

Pour les auto-entrepreneurs qui ont souscrit une assurance professionnelle obligatoire (RC Pro ou garantie décennale), il faut faire mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité, des coordonnées de l'assureur et de la couverture géographique du contrat ou de la garantie. 


Bon à savoir

L'auto-entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée à 1/4 du montant total de la facture… en plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu'à 75 000 € !

Facture électronique et facture papier

Une facture peut être établie sur une feuille de papier, à la main, du moment que les mentions légales et les éléments obligatoires y sont indiqués.

Une facture est considérée comme une facture électronique, uniquement si elle est émise et reçue sous forme électronique (par email ou via un lien sécurisé sur internet). 

Attention : une facture électronique n’est donc pas une facture-papier numérisée et envoyée par email !

L’identification de votre auto-entreprise en tant qu’émetteur de la facture garantit l’authenticité du document. Il faut donc veiller à ce que votre système et celui de votre client soient compatibles pour la lisibilité de votre signature électronique s’il y en a une, et de l’ensemble du contenu de la facture. Il faut également que vous puissiez apporter la preuve de sa réception par le client.

Le contenu d'une facture électronique (ou dématérialisée) est exactement le même que celui d’une facture-papier. Toutefois vous ne pouvez faire une facture électronique que si votre client a accepté au préalable. Il doit vous formaliser cette acceptation.


Le saviez-vous ?

Vous êtes fournisseur ou prestataire du service public (État, collectivités locales, établissements publics, hôpitaux, écoles, etc.) ?

À compter du 1er janvier 2020, vous avez l’obligation de leur transmettre vos factures au format électronique. Vous devrez alors vous rendre sur le portail Chorus Pro. Une fois votre compte créé, vous n’aurez plus qu’à saisir et déposer votre facture. À noter que cette formalité est totalement gratuite.

La conservation des factures

Durée de conservation

Les factures-papier doivent être conservées physiquement 10 ans après la clôture de l’exercice.

Dans le cas d’un archivage numérique, les factures-papier sont numérisées et conservées pendant 6 ans.  

L’administration fiscale précise que le double électronique doit être stocké sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête. 

Conservation des factures électroniques

Si vous optez pour des factures électroniques, vous avez 2 possibilités  : 

  • Imprimer la facture et la conserver dans vos archives (10 ans)
  • Conserver la facture sous forme électronique

Cette dernière option est économique et permet de gagner de la place. Toutefois veillez à appliquer certaines précautions notamment en cas de contrôle ou pour éviter tout litige avec un client. 

Factures en auto-entreprise : les questions fréquentes

Que faire en cas d'erreur sur ma facture ?

Si vous avez fait une erreur ou que vous souhaitez faire une remise après avoir établi votre facture, vous pouvez l’annuler ou la rectifier. Vous ne pouvez pas l’enlever de votre comptabilité, cela produirait un manque dans les numéros et engendrerait des sanctions en cas de contrôle fiscal. 

Il faut dans ce cas :

  • refaire une nouvelle facture en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée.
  • ou faire une facture d’avoir, c’est-à-dire établir une nouvelle facture avec le même montant que celui de la facture émise par erreur et indiquer en en-tête « Facture d’avoir » (vous pouvez aussi inscrire le montant en négatif mais cela produit parfois des erreurs en comptabilité).

Le numéro de cette nouvelle facture devra suivre les numéros de vos factures précédentes. 

Dois-je obligatoirement faire un devis ?

Un devis donne au client une estimation du coût d’une prestation dont le prix est variable ou dont le montant ne peut être celui d’un tarif standard. Il indique également la date et la durée de l’intervention. SI vous pratiquez des grilles forfaitaires ou des tarifs standardisés, il est inutile de faire des devis.

Attention : Il s’agit d’une offre de contrat. Le devis devient un contrat au moment où votre client le signe et l’approuve. Il est donc primordial d’être bien clair sur le devis et d’anticiper les aléas, surtout en ce qui concerne les dates de livraison.

La plupart du temps un devis est gratuit, toutefois si vous souhaitez facturer cette prestation, il est primordial d’informer votre client de son prix au préalable.

En cas de prestation supplémentaire, non prévue dans le devis initial, vous devrez établir un avenant à ce devis et le faire valider par votre client.

Comment faire un devis quand on est auto-entrepreneur ?

Puis-je facturer en devise étrangère ?

Si vous avez des clients à l’étranger dont la devise du pays n’est pas l’euro, vous pouvez facturer dans la monnaie du pays à condition que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible.

Le taux de change en euros doit apparaître sur la facture, ainsi que les numéros intracommunautaires : celui de votre client (obligatoire) et le vôtre si le client est assujetti à la TVA dans son pays.

Attention : dans votre comptabilité, la facture devra apparaître en euros, vous devrez donc la convertir. Le taux de conversion douanier par convention est celui de l’avant-dernier mercredi du mois.

Vous pouvez également rédiger votre facture dans une langue étrangère, sachez toutefois que l’administration pourra exiger une traduction certifiée en cas de doute ou d’incohérence.

Faut-il signer et indiquer un mode de paiement ?

Même si cela est recommandé, mentionner le mode de paiement n'est pas obligatoire sur une facture. 

Il n’y a aucune obligation légale non plus à signer une facture à l’inverse des devis qui eux doivent impérativement l’être.

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