Facture auto-entrepreneur : comment faire ?

Dans le cadre de toute activité commerciale, la facturation revêt une importance cruciale et doit respecter certaines règles :

• Mentions obligatoires : date d'émission, numéro de facture, identité du client, identité du vendeur, description détaillée des biens ou services, date de livraison, montant à payer.
• La conservation des factures est obligatoire pendant au moins 10 ans.
• En cas d'erreur sur une facture, il est recommandé d'émettre une nouvelle facture ou une facture d'avoir.
• Faites attention : des pénalités sont appliquées en cas d'omission de certaines mentions obligatoires.

Voici un modèle de facture généré par notre outil de facturation :

Une facture est un document qui atteste de la vente de services ou de produits. Pour être considéré comme tel, elle doit comporter des mentions obligatoires et être établie en au moins 2 exemplaires lorsqu'elle est au format papier.

Une facture peut être délivrée sous format papier ou électronique, sous certaines conditions.

La facture a plusieurs fonctions :

• Juridique : preuve de la réalité de la prestation ou de la marchandise vendue, la facture officialise votre droit de créance (c’est-à-dire que le client vous est redevable d'une somme d'argent)
• Commerciale : Elle détaille les conditions de la vente ou de la prestation entre votre client et vous 
• Comptable : Elle sert de pièce justificative dans la comptabilité de l'entreprise.
• Fiscale : La facture est un élément fondamental pour le calcul des taxes et le contrôle de l'impôt.

Pour en savoir plus : 10 astuces pour bien gérer sa comptabilité

Si la mise en forme des factures est libre, le mot « facture » doit impérativement apparaître sur le document. 

Les mentions générales

Qu’il s’agisse de clients professionnels ou de particuliers, vous devez faire apparaître sur vos factures les éléments suivants :

1. Votre nom précédé ou suivi des mots « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI » et vos coordonnées (et éventuellement votre nom commercial si vous en avez un)

2. Votre numéro SIREN suivi de la mention suivante : « Immatriculé(e) au RCS / RM de la ville de XXX ». 

Votre registre d'immatriculation varie selon la nature de votre activité : 

Modèle de facture auto-entrepreneur :

Identité de l'émetteur de la facture

3. Date d’émission de la facture

Établissez vos factures rapidement après la vente ou la prestation de service pour garantir leur authenticité et éviter tout problème en cas de litige. 

Évitez d’antidater les factures et distinguez clairement la date d’émission de la date de livraison si nécessaire.

Sachez que vous êtes autorisé à émettre des « factures périodiques » une fois par mois pour les prestations ou ventes fréquentes avec un même client.

4. Numéro de la facture

Chaque facture a un numéro propre et unique et tous les numéros de facture de l’entreprise doivent se suivre.

La plus populaire est une numérotation chronologique précédée de l’année d’émission. 

Exemples :

Pour la 26e facture de l’année 2017 : n°2017-26
La suivante sera n°2017-27, etc.

S’il s’agit de la 26e facture du mois de février 2017 : n°2017-02-26.
La prochaine sera n°2017-02-27, etc. 

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées : n/N (“n” est le numéro d'ordre des pages et “N” le nombre total des pages de la facture).

Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.

Quel que soit votre choix, retenez que le plus important est de respecter l’ordre et la continuité des numéros de facture, sans rupture, et que deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

Nom (ou dénomination sociale) et coordonnées (adresse du siège social ou du domicile d'un particulier — sauf opposition de sa part).

Modèle de facture auto-entrepreneur :

Identité du client

6. Désignation de la prestation ou des produits vendus, et décompte détaillé

• Une ligne par produit ou par prestation. 
• Indiquer la nature, la quantité, la référence, le prix unitaire et l’ensemble des caractéristiques qui influent sur le prix. Pour les prestations : les matériaux et la main-d’œuvre.
• S’il y a plusieurs produits ou prestations, il est conseillé de faire une ligne pour chacun en indiquant le prix total HT à chaque fois. 
• En cas de remise ou réduction, elles sont à indiquer sous chaque ligne concernée.

7. Date de livraison

Il s’agit de la date de la livraison de la prestation ou des biens. Vous devez l’indiquer seulement si elle est différente de la date d’émission de la facture. 

8. Montant à payer

Le montant à payer doit figurer en chiffres sur la facture auto-entrepreneur. Si vous êtes redevable de la TVA, vous devrez indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.

Modèle de facture auto-entrepreneur :

Description du service / produit ainsi que son montant et sa date de livraison

9. Réduction de prix ou remise forfaitaire

En cas de rabais, ristourne ou remise forfaitaire sur l’ensemble de la prestation, vous devez l’indiquer sous le montant total HT.

Exemple :

Montant TOTAL HT : 1 500 €

Remise forfaitaire consentie : -10 %

Montant TOTAL HT à payer : 1 350 €

Arrêté, ce jour, à la somme de mille trois cent cinquante euros.

Les mentions supplémentaires pour un client professionnel (B2B)

1. Le numéro de Siret

Celui-ci n’est pas obligatoire lorsque vous facturez des particuliers.

2. Date limite de paiement

Votre client devra vous payer dans un maximum de 45 jours (60 si votre client est basé à l’étranger) après la réception du produit ou du service.

3. Taux des pénalités de retard et conditions d’escompte commercial

En cas de non-paiement dans les délais, vous avez le droit d'appliquer des pénalités de retard à vos clients. Ces pénalités sont généralement définies dans vos conditions générales de vente ou dans le contrat commercial liant votre entreprise à votre client.

À noter que, pour de la vente entre professionnels, le taux des pénalités ne peut pas être inférieur à 15,21 % (3 x le taux de l'intérêt légal du 1er trimestre 2024).

Si vous ne le précisez pas, , le taux légal en vigueur s’appliquera pour les pénalités de retard. 

Si vous ne proposez pas d’escompte (remise effectuée pour les paiements faits en avance), vous pouvez mentionner : « Pas d’escompte pour règlement anticipé ».

4. Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Elle concerne uniquement les clients professionnels. Depuis le 1er janvier 2013, toute entreprise (client) qui règle une facture après la date limite de paiement doit vous verser cette indemnité dont le prix a été fixé par décret à 40 € et doit figurer sur la facture et les conditions générales de vente (CGV).

Modèle de facture auto-entrepreneur :

Mention de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Cette indemnité est due en plus des pénalités de retard. Elle doit être rattachée à l’exercice fiscal de son paiement. Attention, car l’absence de mention sur la facture est sanctionnée par une amende de 15 000 € !

Les mentions particulières sur la facture auto-entrepreneur

1. Membre d’un Centre de gestion ou d’une association agréée

Les centres de gestion agréés (CGA), ou associations de gestion agréées (AGA) pour les libéraux, ont pour mission d’assister et de prévenir les difficultés fiscales des petites entreprises.  

Si c’est le cas, vous devez l’indiquer par la phrase suivante : « Membre d'une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ».

2. Franchise en base de TVA

Si vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA, vous devrez le mentionner sur la facture : « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».

3. Assurance

Pour les auto-entrepreneurs qui ont souscrit une assurance professionnelle obligatoire (RC Pro ou garantie décennale), il faut faire mention sur la facture de l'assurance souscrite au titre de l'activité, des coordonnées de l'assureur et de la couverture géographique du contrat ou de la garantie. 

4. Autoliquidation

Vous devez indiquer clairement qu’il s’agit d’un montant hors taxe. En effet, si vous effectuez des travaux via un sous-traitant du BTP pour le compte d'un donneur d'ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c'est l'entreprise principale qui la déclare.

Cette mention doit apparaître lors de vente de produits ou d'équipements électroniques.

Cette mention doit apparaître si le client produit lui-même la facture à la place du vendeur ou prestataire.

Les mentions à ajouter sur la facture auto-entrepreneur à compter du 1er juillet 2024

L'ajout de ces mentions sur vos factures fait suite au décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.

1. Le numéro SIREN de votre client ou son numéro intracommunautaire

Si votre client est un professionnel installé en France, vous devez mentionner son numéro de SIREN.  

S’il est domicilié en Union européenne (hors France), vous devrez indiquer son numéro de TVA intracommunautaire.  

S’il est installé à l’étranger (hors UE), mentionnez son numéro d’identification (s’il vous l’a fourni). 

2. La catégorie de l’opération

Il faut indiquer par une mention la catégorie de ce que vous avez vendu : 

• Livraison de biens 
• Prestation de service 
• Mixte si votre vente concerne les deux catégories 

Si l’adresse de livraison des biens est différente de l’adresse de facturation, il faudra l’indiquer sur votre facture.

4. L'option pour le paiement de la taxe d’après les débits

Si vous avez choisi de payer la taxe d’après les débits, cette mention doit être indiquée sur votre facture.  

Pour y voir plus clair, voici un modèle de facture générée directement depuis notre outil Mon Portail.

Une facture peut être établie sur papier, à la main et doit contenir les mentions légales.

Cependant pour être considérée comme électronique, une facture doit être émise et reçue sous forme numérique via email ou lien sécurisé en ligne. Une simple numérisation d’une facture papier ne la transforme pas en facture électronique.

Il faut également que vous puissiez apporter la preuve de sa réception par le client (envoi postal recommandé ou preuve de réception du mail, de préférence envoyé via une application numérique sécurisée). 

Il existe un flou juridique autour des délais de conservation pour les factures. 

Selon l’article L.102B LPF de la règlementation fiscale et l’article L441-9 du code de commerce, le délai de conservation des factures est de 6 ans minimum. 

En revanche, l’article L.123-22 du code de commerce stipule que «Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. » 

Conservez les factures et l’ensemble des documents comptables de votre micro-entreprise(relevés de comptes, bordereaux de chèques...) au minimum 10 ans pour éviter tout désagrément. 

Que faire en cas d'erreur sur ma facture ?

Si vous avez fait un oubli ou une erreur sur votre facture, vous pouvez l’annuler ou la rectifier. Attention, il est impossible de simplement supprimer une facture de sa comptabilité. Cela engendrerait des sanctions en cas de contrôle fiscal. 

Alors, comment procéder ? Il faut dans ce cas : 

• Refaire une nouvelle facture en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée. 
• Faire une facture d’avoir, c’est-à-dire établir une nouvelle facture avec le même montant, en négatif, que celui de la facture émise par erreur et indiquer en en-tête « Facture d’avoir ». 

Le numéro de cette nouvelle facture devra suivre les numéros de vos factures précédentes. 

Dois-je obligatoirement faire un devis ?

Un devis donne au client une estimation du coût d’une prestation dont le prix est variable. Il indique également la date et la durée de l’intervention.

Émettre un devis est obligatoire pour beaucoup d’activités :

• travaux et dépannage du secteur du bâtiment et de l’équipement de maison 
• prestation de déménagement
• location de voiture
• optique médicale
• opération funéraire
• appareillage auditif
• chirurgie esthétique
• prestation de services à la personne
• produits et prestations de services destinées à compenser la perte d'autonomie

Dans tous les cas, il est fortement recommandé de fournir un devis à vos clients avant d'effectuer une prestation de service ou de vendre un produit. Cela permet de clarifier les conditions de la vente et d'éviter les malentendus.

Attention : Il s’agit d’une offre de contrat. Le devis devient un contrat au moment où votre client le signe et l’approuve. Il est donc primordial d’être bien clair sur le devis et d’anticiper les aléas, surtout en ce qui concerne les dates de livraison.

En cas de prestation supplémentaire, non prévue dans le devis initial, vous devrez établir un avenant à ce devis et le faire valider par votre client.

Comment faire un devis quand on est auto-entrepreneur ?

Dois-je rédiger des conditions générales de vente (CGV) sur ma facture ?

Elles peuvent notamment constituer une preuve en cas de factures impayées. 

Vous êtes obligé d'avoir des conditions générales de vente (CGV) lorsque vous faites de la vente à un particulier mais n’est pas nécessaire lorsque vous vendez à une entreprise.

Les conditions générales de vente (CGV) permettent d’encadrer strictement les échanges avec vos clients et de personnaliser les modalités de l’échange (délai de paiement, pénalités de retard, etc.). Elles ne remplacent pas un devis ou un contrat, mais y sont complémentaires.

Puis-je facturer en devise étrangère ?

Si vous avez des clients à l’étranger dont la devise du pays n’est pas l’euro, vous pouvez facturer dans la monnaie du pays à condition que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible.

Le taux de change en euros doit apparaître sur la facture, ainsi que les numéros intracommunautaires : celui de votre client (obligatoire) et le vôtre si le client est assujetti à la TVA dans son pays.

Attention : dans votre comptabilité, la facture devra apparaître en euros, vous devrez donc la convertir. Le taux de conversion douanier par convention est celui de l’avant-dernier mercredi du mois.

Faut-il signer et indiquer un mode de paiement ?

Même si cela est recommandé, inclure les modalités de règlements des clients n'est pas obligatoire sur une facture contrairement au devis.

Les logiciels de facturation sont devenus des alliés quasiment indispensables aux auto-entrepreneurs. 

En plus de vous éviter des tableaux Excel manuels et complexes, ils vous permettent de simplifier, automatiser et centraliser vos factures en tant qu'auto-entrepreneur. Vous êtes par la même occasion certains que vos factures respectent les normes en vigueur. 

Le Portail Auto-Entrepreneur a conçu son propre outil sur son site internet pour gérer et générer des modèles de factures en ligne :

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