Auto-entrepreneurs : 10 conseils pour gérer votre comptabilité

Auto-entrepreneurs : 10 conseils pour gérer votre comptabilité

31 mai 2018

Le régime de l’auto-entreprise se caractérise par sa comptabilité allégée et sa réglementation simplifiée. Ni bilan annuel, ni obligation d’expert-comptable, une organisation rigoureuse et un bon suivi de gestion suffisent. Toutefois, quand le temps manque et que les chiffres s’accumulent, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. Voici nos 10 astuces pour vous aider !

1 - Avoir un logiciel de comptabilité et/ou de facturation

Vous utilisez Excel ou un cahier pour tenir vos comptes ou facturer ? Vous pouvez choisir d’utiliser un logiciel qui sécurisera votre comptabilité et en garantira la fiabilité. En optant pour cette solution, vous ne pourrez en effet pas apporter de modifications rétroactives à vos comptes, ce qui atteste de leur sincérité à un instant donné. Les logiciels sont nombreux sur le marché. Ils sont gratuits ou payants, téléchargeables ou en ligne. 

Le saviez-vous ?

Vous avez peut-être entendu parler de la Loi Anti-Fraude qui imposait l’utilisation d’un logiciel de comptabilité certifié pour tous les auto-entrepreneurs à compter du 1er Janvier 2018 ? Face au grondement de la Fédération des Auto-Entrepreneurs, le gouvernement est revenu sur cette décision et réserve cette obligation aux commerçants redevables de la TVA et utilisateurs d’un logiciel de caisse, dans le cas où ceux-ci vendent des biens ou services aux particuliers.

2 - Faire des duplicatas

Personne n’est à l’abri d’un document qui s’égare. Une facture, un devis, une preuve de paiement, peu importe l’objet qui disparaît, il y a de fortes chances que son absence creuse un trou dans votre comptabilité et soit une source de stress. N’hésitez pas à avoir un double de tous vos documents, en version papier ou numérisée. Cela vous permettra de savoir où les retrouver en cas de besoin et d’effectuer votre comptabilité l’esprit léger.

3 - Stocker vos documents sur un Cloud

Doubler votre comptabilité papier d’une comptabilité numérique vous garantira une bonne conservation de vos archives. Même si vous êtes attaché au classeur, pochettes et intercalaires, sachez que toute facture produite doit pouvoir être conservée dix ans après sa date d’émission. Il est donc fortement conseillé d’enregistrer vos documents comptables sur des solutions de stockage distant. Vous n’êtes en effet pas à l’abri d’une défaillance de votre disque dur.

4 - Bien numéroter ses factures

Se retrouver au milieu d’une multitude de documents non classés peut vous faire perdre du temps dans la gestion de votre comptabilité ! Pensez à classer à vos factures et éventuels devis par dossiers mensuels, ordre chronologique ou codes couleur. De la même façon, oubliez les post-it et autres papiers volants. Vous risqueriez de vous y perdre.

La numérotation des factures

Si numéroter ses factures permet de mieux s’organiser à titre personnel, il s’agit aussi d’une procédure obligatoire. Vous êtes libre de choisir le format de numérotation, mais celle-ci devra se faire de manière chronologique et sans rupture.  

5 - Garder ses preuves d’achats

Même si vous n’êtes actuellement pas redevable de la TVA, veillez à conserver vos preuves d’achats professionnels. En effet, en cas de dépassement du seuil de franchise, vous pourriez avoir besoin de justifier vos dépenses, afin de récupérer la TVA. Sachez toutefois que si un ticket de caisse suffit pour un montant inférieur à 150 €, vous devrez demander une facture au-delà de cette somme.

6 - Toujours avoir une longueur d’avance

Vous êtes artisan ou commerçant et avez un stock à gérer ? Vous devez payer vos fournisseurs avant d’obtenir vos créances clients ? Dans tous les cas, anticipez les décalages de flux de trésorerie et optez pour le besoin en fond de roulement. Également appelé BFR, cet indicateur vous permet d’estimer vos besoins de financement à court terme et de vous assurer de toujours à avoir les fonds nécessaires entre les décaissements et encaissements. Avec cette somme d’« argent de secours », vous minimisez les risques de découverts.

7- Connaître les différents plafonds

Votre activité évolue de manière positive et vous multipliez les contrats ? Pensez à bien vous renseigner sur les différents seuils de l’auto-entreprise. Si les plafonds de chiffre d’affaires ont doublé au 1er janvier 2018, la TVA a également fait son entrée dans le régime. Pensez donc à avoir une vision globale et annuelle de vos revenus pour éviter toute mauvaise surprise et choisir éventuellement de décaler certaines missions dans le temps.

8 - Suivre sa comptabilité de manière régulière

Bien que la déclaration du chiffre d’affaires n’ait lieu qu’une fois par mois ou trimestre, n’attendez pas le dernier moment pour mettre de l’ordre dans vos papiers et votre esprit. Une organisation quotidienne vous permettra d’éviter les oublis. Procrastination et comptabilité ne font pas bon ménage !

9 - Choisir le bon moment

Vous n’avez jamais été à l’aise avec les chiffres et la calculatrice ? Réservez-vous un moment de calme pour effectuer vos calculs, notamment lors de l’émission de vos factures ou de la déclaration de votre chiffre d’affaires. Bien que simplifiée, la comptabilité d’une auto-entreprise ne tolère en effet pas les erreurs.

10 - Le bullet journal : la dernière tendance de l’organisation

Vous en avez peut-être entendu parler sur les réseaux sociaux : le BuJo, ou Bullet Journal, c’est la tendance du moment pour tous ceux qui recherchent un mode d’organisation souple et efficace à la fois. Ce carnet d’organisation personnalisé et modulable à l’infini vous permet de centraliser toutes vos pensées et notes en un même document. Un devis à modifier, un client à rappeler ou un rendez-vous à ne pas manquer ? Vous pouvez y noter tout ce que vous souhaitez. De nombreux tutoriels existent sur la toile pour trouver la formule qui vous convient le mieux. Si vous avez l’âme d’un créatif, pensez-y !

Avec toutes ces astuces et points de vigilance, vous avez désormais toutes les clés en main pour maîtriser votre comptabilité !

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