La loi n’impose pas de modèle pour le registre des achats. Elle ne précise pas non plus le support à utiliser.
Papier, tableur ou logiciel dédié, un auto-entrepreneur est donc libre de choisir ce qui lui convient le mieux.
Toutefois, retenez bien une chose : votre registre des achats ne doit contenir aucune rature ni saut de ligne. Toutes les informations doivent y être inscrites par ordre chronologique.
Une fois enregistrées, elles ne doivent plus être modifiées. Vous ne pouvez donc pas revenir en arrière et supprimer des dépenses a posteriori.
Information importante
À partir de 2024, les micro-entrepreneurs devront obligatoirement utiliser un logiciel de facturation certifié conforme aux normes fiscales NF 525. Cette mesure vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en garantissant l'intégrité et la sécurisation des données comptables.
Le format papier : la méthode à l’ancienne
Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 il est autorisé de tenir un registre des achats de façon dématérialisée.
Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce.
Concrètement, ce document peut prendre la forme d’un tableau à 6 colonnes. Vous pourrez y mentionner les informations obligatoires comme dans le modèle ci-dessous :
Modèle de registre des achats |
Date de paiement pour cet achat | Nature de l’achat | Montant de la dépense TTC | Mode de règlement | Nom ou dénomination sociale du fournisseur | Nature du justificatif de paiement |
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Attention, cette méthode, certes simple, comporte des risques. Puisque ce registre ne doit comporter aucune rature, vous devez être totalement sûr de vos calculs. Une erreur pourrait en effet vous mettre en difficulté.
Le format Excel : le format classique
Deuxième option : tenir le registre des achats de votre auto-entreprise sur un tableur type Excel.
Vous pourrez ici reprendre le modèle du tableau à 6 colonnes et mettre en place des règles de calcul pour éviter toute erreur.
Mais comme pour le registre papier, l’utilisation d’un tableur excel reste déconseillée. Rien ne garantit en effet à 100 % la véracité des informations qui y sont mentionnées.
Vous ne pourrez pas prouver à un contrôleur que vous n’avez supprimé aucune ligne dans votre tableau.
L'utilisation d’un logiciel de facturation en ligne
Plus sécurisée et également moins contraignante, l'utilisation d’un logiciel professionnel est sans doute la solution la plus pratique. Il s’agit en effet d’un outil tout-en-un qui vous permet de centraliser tous vos documents comptables.
Au Portail Auto-Entrepreneur, nous avons développé un outil entièrement dédié à la comptabilité des auto-entreprises. Grâce à lui, vous pouvez :
- Tenir un livre des recettes et un registre des achats 100 % conformes à la réglementation
- Automatiser la création de vos devis et factures auto-entrepreneur
- Archiver tous vos documents comptables dans votre espace personnel
- Profiter d’un calendrier personnalisé pour vos déclarations obligatoires
- Suivre la progression de votre chiffre d'affaires et le situer par rapport aux plafonds de l’auto-entreprise et de la TVA
- Estimer le montant de vos cotisations sociales
- Avoir une vision d’ensemble sur votre comptabilité (facture non payée, moyenne de vos recettes, etc.)
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