Comptabilité auto-entrepreneur : le guide complet
Les micro-entrepreneurs bénéficient d’une comptabilité allégée, ce qui fait de l’auto-entreprise un statut particulièrement plébiscité par les indépendants. Toutefois, il existe certaines obligations comptables incontournables qu’il est nécessaire de respecter. Vous vous demandez comment tenir votre comptabilité en micro-entreprise ? Suivez le guide !
En Bref
Gérer la comptabilité en micro-entreprise est plus simple que pour d'autres statuts, mais l'auto-entrepreneur doit tout de même respecter certaines obligations comptables.
- Tenir un livre des recettes : Obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, il doit répertorier chaque encaissement de manière chronologique et non modifiable.
- Tenir un registre des achats : Obligatoire pour ceux qui vendent des marchandises ou fournissent des prestations d’hébergement.
- Déclarer le chiffre d’affaires : Mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf, même si le chiffre d’affaires est nul.
- Ouvrir un compte bancaire dédié : Obligatoire si le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € sur deux années consécutives.
- Émettre des factures : Obligatoire pour chaque vente ou prestation avec des mentions légales précises.
- Conserver les justificatifs : Les factures et dépenses doivent être conservées pendant au moins 10 ans.
- Utiliser un logiciel de comptabilité certifié : Obligatoire pour les commerçants redevables de la TVA utilisant un logiciel de caisse.
Une comptabilité allégée en micro-entreprise
En auto-entreprise, exit les lourdeurs de la comptabilité et les calculs trop complexes ! Vous bénéficiez en effet d’une réduction du nombre d’obligations comptables.
Mais concrètement, pourquoi est-ce plus simple quand on est micro-entrepreneur ?
Tout simplement parce que :
- Vous profitez d’une franchise en base de TVA (jusqu’à un certain plafond) et n’avez donc pas à calculer la TVA que vous collectez, ainsi que celle que vous pourriez déduire de vos achats professionnels. Vous évitez ici les complexités de cette déclaration.
- Vous bénéficiez du régime micro-fiscal et n’avez qu’une déclaration complémentaire à remplir lorsqu’il est temps de déclarer vos impôts.
Grâce à cet allègement des formalités, les auto-entrepreneurs n’ont pas l’obligation de :
- Faire appel à un expert-comptable
- Fournir une liasse fiscale : compte de résultats, bilan de fin d’année, etc.
Des obligations comptables simplifiées
Les auto-entrepreneurs sont des chefs d’entreprise et doivent en toute logique répondre à certaines formalités légales obligatoires.
Les obligations concernent la tenue d’un livre de recettes et éventuellement d’achats, la facturation et l’ouverture d’un compte bancaire dédié. On vous explique tout ça !
Tenir un livre des recettes encaissées
Première obligation : la tenue d’un document qui répertorie l’ensemble des recettes encaissées dans le cadre de votre activité auto-entrepreneuriale. Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs artisans, libéraux et commerçants.
Vous devrez y indiquer sous forme de tableau à 6 colonnes :
- La date d’encaissement des recettes
- La référence de la facture et éventuellement du devis
- Le nom du client
- La nature de la prestation
- Le montant de la recette
- Le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)
La forme du livre de recettes est là aussi assez libre. Les micro-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs options :
- Un livre-comptable papier acheté dans le commerce
- Un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
- Un logiciel comptable spécifique pour ceux qui le souhaitent
Vous pouvez opter soit pour un document numérique, soit pour un format papier.
Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos recettes devra y être indiqué de manière chronologique et sans ratures ! Ce document est en effet non modifiable.
Le livre des recettes de l’auto-entrepreneur
Information importante
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité certifié est obligatoire uniquement pour les commerçants redevables de la TVA :
- S’ils utilisent un logiciel de caisse
- Et qu’ils vendent des biens ou services aux particuliers
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Tenir un registre des achats
Sont concernés par la tenue d’un registre des achats les micro-entrepreneurs qui :
- Vendent des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter
- Fournissent des prestations d'hébergement
Ce document doit mentionner :
- La date de l'achat ;
- La référence de l'achat (numéro de facture) ;
- L'identité du fournisseur ;
- La nature de l'achat (produit ou prestation) ;
- Le prix TTC de l'achat ;
- Le mode de règlement (espèces, virement, carte bancaire, etc.).
Tout savoir sur le registre des achats
Déclarer son chiffre d’affaires
Vous êtes dans l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf et ce même si ce dernier est nul. Dès lors que votre micro-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, vous devez déclarer les sommes totales encaissées Hors Taxes (et non facturées). En tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire vos charges.
Ouvrir un compte bancaire dédié
Les micro-entrepreneurs ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité si leur chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 euros sur deux années consécutives.
Concrètement, ce compte vous servira à :
- Encaisser vos recettes
- Payer les achats et dépenses liés à votre auto-entreprise et ainsi les séparer de vos comptes personnels
- Prélever votre rémunération que vous reverserez ensuite sur votre compte personnel
- Avoir éventuellement des moyens de paiement dédiés à votre activité (carte, chéquier, terminal de paiement)
- Obtenir un crédit ou un prêt
Vous l’avez compris, l’objectif de ce compte bancaire est de distinguer vos transactions personnelles et professionnelles. Vous y voyez ainsi plus clair dans votre comptabilité, notamment en cas de contrôle !
Remettre des factures aux clients
En auto-entreprise, vous avez l’obligation de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation, conformément à l’article L441-3 du Code de Commerce.
Les factures répondent à des impératifs précis. Attention à ne rien oublier !
Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures :
- Date d’émission de la facture
- Numéro de facture unique, attribué chronologiquement
- Date de la vente ou de la prestation
- Identité du client (nom et adresse)
- Identité de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, et mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel")
- Numéro SIREN de l'auto-entrepreneur
- Description détaillée des produits ou services (quantité, prix unitaire, total)
- Montant total (hors taxe et toutes taxes comprises si applicable)
- Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, ajouter la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
Information importante
L'obligation de dématérialisation des factures pour les auto-entrepreneurs a été repoussée à 2027. Initialement prévue pour 2026, cette obligation entrera en vigueur progressivement selon la taille de l'entreprise. Pour les micro-entrepreneurs et PME, la capacité à recevoir des factures électroniques sera obligatoire à partir du 1er septembre 2026, tandis que l'obligation d'émettre ces factures n'arrivera qu'à partir du 1er septembre 2027. Cette réforme vise à simplifier les échanges, à améliorer la gestion comptable, et à réduire les risques d'erreurs et de fraudes.
Comment bien tenir sa comptabilité en auto-entreprise ?
Vous le voyez, les obligations comptables des auto-entrepreneurs sont relativement réduites. Néanmoins, une certaine rigueur demeure essentielle pour bien gérer votre comptabilité.
En effet, être à jour dans vos documents comptables vous permettra de :
- Connaître rapidement votre chiffre d’affaires pour remplir plus facilement votre déclaration et vérifier que vous ne dépassez pas les plafonds
- Fournir des documents clairs et organisés en cas de contrôle fiscal
- Vérifier la rentabilité de votre auto-entreprise
Voici donc quelques astuces pour mettre toutes les chances de votre côté !
Conservez vos justificatifs
Même si cela est rare, les auto-entrepreneurs peuvent eux aussi se faire contrôler ! Vous devrez alors être en mesure de présenter vos justificatifs de dépenses et vos factures sur les 10 années passées.
Vous n’êtes actuellement pas redevable de la TVA ? Certes, mais vous le serez peut-être un jour. Pour anticiper d‘éventuelles déclarations, mieux vaut donc conserver toutes vos preuves d’achats professionnels. Sans ces justificatifs, il vous sera impossible de récupérer la TVA qui vous est due.
Sécurisez vos documents
Un déménagement, une panne informatique ou tout simplement le temps qui passe suffisent parfois à égarer des documents.
Dans ce cas, n’hésitez à faire des duplicatas ou à numériser vos papiers importants pour les conserver sur un espace de stockage numérique. Un disque dur peut en effet rendre l’âme à tout instant. Avec le cloud, vous minimisez les risques !
Ayez un fonds de trésorerie
Pour éviter tout découvert, pensez à anticiper vos flux de trésorerie, notamment si vous avez un stock à gérer ou que vous payez vos fournisseurs avant d’être réglé par vos clients.
Soyez vigilant sur vos encaissements et décaissements et prévoyez un fonds de trésorerie suffisant.
Soyez rigoureux
Profitez des allègements de la micro-entreprise tout en restant organisé ! La déclaration de chiffre d’affaires n’ayant lieu que tous les mois ou tous les 3 mois, il peut en effet être tentant d’entasser les factures, en reportant la paperasse au lendemain. Il est pourtant essentiel d’aménager un temps régulier pour la tenue de votre comptabilité. Comme n’importe quel chef d’entreprise, vous n’avez pas le droit à l’erreur !
Information importante
Depuis le 1er janvier 2018, les micro-entrepreneurs peuvent être redevables de la TVA s’ils dépassent certains plafonds. Ils doivent alors la facturer, la déclarer puis la reverser à l’État. Ils peuvent également la récupérer sur leurs achats professionnels. La comptabilité de l’auto-entrepreneur gagne alors en complexité. Si vous êtes dans le cas, prenez le temps de bien vous renseigner sur toutes les obligations liées à la gestion de la TVA en auto-entreprise.
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