Prendre un stagiaire : comment ça marche ?

Afin de protéger l’étudiant et l’entreprise, sachez que le stage est réglementé par la loi. Avant de faire le grand saut, voici les démarches à accomplir et les conditions à respecter : 

• Le stagiaire doit être inscrit dans un établissement scolaire ou universitaire.  
• Vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément (uniquement pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés). 
• Le repos hebdomadaire, la durée du travail et les temps de pause doivent être respectés.  
• La durée du stage ne pourra pas excéder plus de 6 mois en tout, par année d’enseignement. S’il est fractionné, cela représente un maximum de 924 heures. 

Vous devez également : 

• Signer une convention de stage tripartite et la conserver dans un registre par ordre d’arrivée des stagiaires 
• Accueillir le futur diplômé dans des conditions de travail décentes  (un bureau, du matériel adapté, un espace pour se restaurer, etc.). Il devra également avoir accès aux sanitaires. 

La convention de stage est en quelque sorte l’équivalent du contrat de travail pour un salarié. Ce document doit préciser les engagements et responsabilités du stagiaire, de son établissement scolaire et de sa structure d’accueil (vous).  

Voici quelques-unes des clauses obligatoires : 

• Les coordonnées du stagiaire et de votre micro-entreprise  
• Les dates de début et fin de stage  
• Le volume horaire  
• Le montant de la gratification, s’il y en a une  
• Les compétences à acquérir au cours de cette période  
• La liste des missions confiées au stagiaire, celles-ci devant être cohérentes avec le cursus pédagogique  
• La liste des avantages offert (restauration, transport, etc.)  
• Les modalités de suspension ou de résiliation du stage

Pour un stagiaire, on parlera de gratification et non de rémunération ou de salaire. Encadré par la loi, son montant dépend de la durée de la présence du stagiaire au sein de votre micro-entreprise : 

• Le stage dure moins de deux mois (44 jours à 7 heures par jour) : vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification, mais vous le pouvez si vous le souhaitez !   
• Le stage dure entre deux et six mois : la gratification est obligatoire et doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Cela correspond à environ 3,90 € de l’heure, environ 615 € par mois (chiffres 2020). De la même manière, vous pouvez aller au-delà de ce montant. 

Vous avez le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière : 

• Calculer le nombre réel d’heures chaque mois et ajuster la somme : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.   
• Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, vous lui versez toujours la même gratification. 

Exit les « stages café ou photocopieuse » ! En tant que structure d’accueil et maître de stage, vous rôle est de former cet étudiant. Vous êtes donc tenu de l’accompagner dans l’apprentissage de nouvelles compétences et, plus globalement, d’un métier.  

Pour cela, vous devez notamment : 

• lui proposer des missions en rapport avec son projet scolaire  
• prévoir un temps de formation, d’échanges et de transmission dans votre planning ! 

Sachez également que vous ne pouvez pas prendre un stagiaire pour : 

• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent  
• répondre à un accroissement temporaire d'activité  
• occuper un emploi saisonnier 

Au cours du stage, vous serez probablement amené à faire un point avec l’équipe pédagogique et à remplir un formulaire d’évaluation. 

Bien sûr, vous devez le traiter avec tout le respect et la bienveillance dus à n’importe quel collaborateur. Dans tous les cas, privilégiez au maximum le dialogue et l’honnêteté. En cas de problème, n’hésitez pas à prévenir l’administration ou son professeur référent.  

De son côté, le stagiaire doit respecter les horaires que vous lui imposez, dans la limite de 7 heures par jour. Étant sous votre responsabilité, il doit également suivre vos consignes, vous rendre compte de l’avancée de son travail et des éventuels retours client. 

Prendre en charge un stagiaire en micro-entreprise peut vous apporter de nombreux bénéfices : 

• Vous gagnez du temps : il vous seconde dans vos tâches quotidiennes, ce qui vous permet de vous concentrer sur la stratégie.
• Vous bénéficiez d’un regard neuf : présentez-lui votre stratégie, vos objectifs et votre manière de travailler. Il pourrait vous aider à améliorer certains aspects de votre activité. 
• Vous avez peu de formalités administratives : n’étant pas considéré comme salarié, l’étudiant-stagiaire n’est pas soumis au droit du travail, ce qui vous dispense de la déclaration préalable à l’embauche. 
• Vous faites des économies : recruter un stagiaire coûte moins cher qu’embaucher un salarié ou un apprenti. En plus, si vous appliquez la gratification minimale, vous n’aurez pas de cotisations salariales et patronales à payer. 

Si le stage se déroule bien et que votre activité continue de se développer, vous pouvez également continuer la collaboration. Un beau pari sur l’avenir ! 

Comment embaucher un salarié en auto-entreprise ? 

Néanmoins, gardez en tête ces quelques éléments avant de faire appel à un stagiaire : 

• Vous prenez en charge sa gratification : en tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pourrez pas déduire de votre chiffre d’affaires la somme que vous lui versez. Autrement dit, vous paierez des cotisations sur la part de CA qui est consacrée à sa gratification. Si son stage dure plus de deux mois, vérifiez que vous êtes capable de l’accueillir financièrement.  
• Vous optez pour une aide à court terme : la durée légale d’un stage ne peut excéder six mois dans l’année pour une même entreprise. La présence de cet étudiant est donc temporaire. 

La préparation de l’annonce 

C’est une étape primordiale ! La rédaction d’une fiche de poste claire vous permettra de cibler le bon profil et donc de gagner du temps lors de votre recherche. Mettez-vous à la place de votre candidat idéal : quelles sont les informations dont il a besoin ? Dans quel environnement aimerait-il évoluer ? 

Voici quelques astuces pour bien préparer votre annonce : 

• Hiérarchisez et détaillez les missions : expliquez clairement le travail qui attend votre stagiaire. N’oubliez pas que votre rôle est également de le former, et que celui-ci est encore étudiant, ne soyez pas trop gourmand !
  
• Mentionnez les compétences techniques et théoriques attendues : précisez les expertises qui sont indispensables (ex. : bonne connaissance des réseaux sociaux) et celles qui sont secondaires (ex. : la maîtrise de l’anglais est un plus).
  
• Expliquez votre secteur d’activité, les prestations que vous proposez ainsi que le contexte de recrutement. 
  
• Indiquez les informations pratiques : le lieu du stage (coworking, télétravail, bureaux ou à votre domicile), les horaires, la prise en charge des repas / frais de transport et le montant (ou non) de la gratification. 

Bref, allez à l’essentiel pour ne pas perdre le candidat en cours de route. Soyez attractif pour vous démarquer et recevoir des candidatures motivées ! 

Le choix de la période 

Les stages ont généralement lieu au second semestre de l’année scolaire. La période s’étend de janvier à juin, pour les stages de 6 mois, et d’avril à juillet, pour les stages de courte durée. Bien sûr, cela peut varier en fonction des établissements. 

N’hésitez pas à anticiper votre demande et à poster votre annonce entre un et deux mois à l’avance. Ce laps de temps vous permettra de recevoir plusieurs candidats et de faire votre choix, sans tomber dans la précipitation. 

Les assurances quand on reçoit un stagiaire 

C’est à vous d’assurer le stagiaire pour les dommages qu’il pourrait subir pendant le stage. Choisissez une assurance responsabilité civile qui le couvre pendant ses horaires de travail et lors de son trajet entre le domicile et votre lieu de travail. Vous en avez déjà une ? Vérifiez les clauses avec votre conseiller. 

Concernant les dommages que le stagiaire pourrait causer durant cette période, c’est sa propre assurance responsabilité civile qui le couvre, s’il est en études supérieures. Assurez-vous qu'il dispose bien d’un tel document. 

Notez que le stagiaire bénéficie de la législation des accidents du travail, comme pour les salariés. 

Les plateformes pour trouver un stagiaire 

Vous souhaitez faire appel à un stagiaire et vous ne savez pas où chercher ? Plusieurs réseaux en ligne pourraient faciliter votre prospection : 

• LinkedIn : il s’agit d’une véritable CVthèque en ligne et de nombreux étudiants en recherche de stage sont présents sur ce réseau social professionnel. L’avantage ? Vous avez directement accès à ses expériences et formations.
• Indeed : spécialisée dans la recherche d’emploi, cette plateforme très populaire connecte également les entreprises et les futurs stagiaires.
• Facebook : profitez des groupes pour poster votre annonce. La communauté y est souvent très réactive !
• Les plateformes spécialisées : appelés également jobboards, ces sites sont entièrement conçus pour mettre en relation, facilement et rapidement, les professionnels et les étudiants. Attention, certains sont payants et le montant peut aller jusqu’à 100 € par publication.

Vous avez des écoles et universités dans votre ville ? N’hésitez pas à prendre contact avec l’administration. Les professeurs pourraient diffuser votre offre de stage auprès de futurs diplômés. 

Vos propres canaux professionnels sont aussi un excellent moyen de trouver un stagiaire. Postez votre annonce sur votre site internet et sur l’ensemble de vos réseaux sociaux. Astuce complémentaire : demandez à votre communauté de partager le post ! 

Pensez également au bouche-à-oreille ! Vous avez probablement dans votre réseau professionnel, des confrères et consœurs ayant déjà fait appel à un étudiant. Si son expertise colle avec votre domaine d’activité, ils pourraient vous le recommander. 

Embaucher un stagiaire peut constituer un véritable atout pour votre micro-entreprise. En plus de vous aider dans vos missions quotidiennes, il vous permettra de développer stratégiquement votre activité ! Pour une relation gagnant-gagnant, soyez certain de pouvoir l’accueillir dans les meilleures conditions.