Prendre un stagiaire : comment ça marche ?

Le recrutement d’un stagiaire au sein d’une entreprise est très encadré par la loi, notamment par le Code de l’éducation et le Code du travail.  

Voici les principales conditions à respecter avant d’entamer vos recherches. 

Conditions de formation 

Tout d’abord, la personne que vous allez prendre en stage dans votre micro-entreprise doit être inscrite dans un établissement scolaire ou universitaire.  

Plus précisément, ce stagiaire doit suivre une formation comportant au moins 200 heures d’enseignement par an. 

De nombreux stagiaires en Master par exemple suivent des formations où les stages sont obligatoires. 

Motifs valables pour embaucher un stagiaire 

Exit les « stages café ou photocopieuse » ! En tant que structure d’accueil et maître de stage, votre rôle est de former cet étudiant.  

Vous êtes donc tenu de l’accompagner dans l’apprentissage de nouvelles compétences et, plus globalement, d’un métier.   

Pour ce faire, le stage que vous proposez doit en accord avec le cursus pédagogique de l’étudiant. 

Pour cela, vous devez notamment :  

• Lui proposer des missions et tâches en rapport avec sa formation (mentionnées dans la convention de stage et approuvées par l’établissement scolaire au préalable) 
• Prévoir dans votre planning un temps de formation, d’échanges et de transmission 
• Vous rendre disponible pour soutenir votre stagiaire dans la réalisation de son rapport de stage 

Très concrètement, une entreprise (micro-entreprise ou autre) n’a pas le droit de prendre un stagiaire pour : 

• Effectuer les missions d’un poste originellement occupé par un salarié (démissionnaire, en arrêt maladie, etc.) 
• Occuper un emploi saisonnier 
• Répondre à un accroissement temporaire d'activité ou encore remplacer un salarié qui serait parti en arrêt maladie par exemple. 

Durée de stage 

Ces élèves cherchent généralement un stage de 2 à 6 mois pour compléter et finaliser leur cursus.

Conformément à l’article L124-5 du Code de l’éducation, la durée du stage ne peut pas excéder 6 mois en tout. S’il est fractionné, cela représente un maximum de 924 heures.  

Un stage comprend des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour. Il est possible de faire des semaines de plus de 35 heures avec l’accord de l’école ou université et de l’étudiant. Le nombre d’heures effectuées par semaine doit alors être stipulé sur la convention de stage. 

Vous devez également accorder au moins 20 minutes de pause à votre stagiaire, dès lors qu’il effectue 6 heures de travail consécutives. 

Enfin, le repos hebdomadaire (de 2 jours consécutifs) doit être respecté conformément à ce qui est indiqué dans la convention de stage. 

Nombre de stagiaires 

En micro-entreprise, vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément.  

Il s’agit de la règle qui s’applique pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés.   

Délai de carence 

Conformément à l’article L124-11 du Code de l’éducation, le délai de carence entre deux stages doit être d’un tiers de la durée du stage précédent.  

Par exemple, si votre dernier stagiaire est resté pour un stage de 6 mois au sein de votre micro-entreprise, vous devrez donc attendre 2 mois (6 mois / 3 = 2) avant de prendre un stagiaire de nouveau.  

La raison ? Pour faire des économies, certaines sociétés peuvent être tentées de prendre des stagiaires à la chaîne au lieu de recruter des salariés. Cette restriction vient donc limiter ce type d’abus. 

Définition 

Puisque le stagiaire n’est pas salarié de votre micro-entreprise, il ne dispose pas d’un contrat de travail. En revanche, vous devrez obligatoirement remplir et signer une convention de stage. 

C’est normalement l’école ou l’université de votre stagiaire qui fournit ce document. Il doit obligatoirement être signé par les trois parties : l’établissement scolaire dont dépend le stagiaire, l’étudiant et vous le tuteur.  

Vous devez conserver ce document dans un registre par ordre d’arrivée des stagiaires. 

Le contenu de la convention de stage 

La convention de stage comporte de nombreuses informations. Elle précise notamment les engagements et responsabilités du stagiaire, de son établissement scolaire et de la structure d’accueil (vous).   

Conformément à l’article D124-4 du Code de l’éducation, voici les clauses obligatoires à y faire figurer :  

• Nom complet de la formation du stagiaire et volume horaire par année ou semestre d'études
• Compétences à acquérir ou développer durant le stage
• Activités attribuées au stagiaire selon les compétences à acquérir
• Identité de l'enseignant référent et du tuteur de stage
• Dates de début et de fin du stage, et durée maximale hebdomadaire de présence
• Durée hebdomadaire réelle de présence du stagiaire dans l'organisme d'accueil
• Conditions d'autorisation d'absence
• Taux horaire de la gratification basée sur la présence effective, et modalités de versement
• Conditions d'encadrement et de suivi du stagiaire
• Avantages potentiels pour le stagiaire (ex. : restauration, hébergement, remboursement de frais)
• Régime de protection sociale du stagiaire, y compris couverture en cas d'accident de travail, et, le cas échéant, obligation de présenter une assurance de responsabilité civile
• Modalités de suspension et résiliation de la convention de stage
• Conditions de validation du stage en cas d'interruption
• Clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil applicables au stagiaire
• Conditions de délivrance de l’attestation de stage

Un stagiaire n’est pas salarié. On ne parle donc pas de salaire, mais de gratification. 

La gratification d’un stagiaire est encadrée par l’article D124-8 du Code de l’éducation. 

Son montant dépend de la présence du stagiaire au sein de votre micro-entreprise.  

Si le stage dure moins de deux mois (44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire : vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification, mais vous le pouvez si vous le souhaitez. 

Lorsque le stage dure entre deux mois (44 jours) et six mois : la gratification est obligatoire.   

Dans ce cas, cette gratification doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.  

Cela correspond à environ 4,35 € de l’heure, soit 579,6 € par mois (chiffres 2024).

Depuis le 1er janvier 2025, le PASS a atteint 47 100 € (contre 46 368 € en 2024) et le plafond mensuel est fixé à 3 925 € (au lieu de 3 864 € en 2024), représentant une augmentation de 1,6 %.

Vous êtes libre de verser à votre stagiaire une somme supérieure à la gratification minimale. Attention toutefois, car vous serez alors redevable de cotisations patronales pour la partie supérieure à 4,35 euros. 

Vous avez le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière :  

• Calculer le nombre réel d’heures mensuelles et verser la somme correspondante chaque mois : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.    
• Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, vous lui versez toujours la même gratification (soit 614,25 € en 2024).  

L’embauche d’un stagiaire représente un coût non négligeable pour votre auto-entreprise. Pour vous aider à bien gérer votre activité, nous avons développé Mon Portail, un outil de gestion et de facturation 100 % dédié aux auto-entrepreneurs. L’accès au logiciel est gratuit. Profitez-en pour le tester ! 

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Votre stagiaire est en arrêt de travail 

Votre stagiaire est malade ou est victime d’un accident du travail ?  

Dans ce cas, il devra : 

• Vous transmettre son arrêt de travail dans les 24 heures (arrêt délivré par un médecin) 
• Transmettre cet arrêt à la CPAM dans les 48 heures suivant le début de son arrêt 

Seuls les stagiaires percevant la gratification minimale peuvent prétendre au versement d’indemnités journalières (sous réserve de remplir l’ensemble des conditions requises). 

Votre stagiaire cause un dégât durant ses heures de stage 

Dans ce cas, il devra faire marcher sa responsabilité civile personnelle (ou celle de ses parents s’il est rattaché à leur foyer). 

Pensez bien à lui demander une attestation d’assurance au moment de signer la convention de stage. 

Votre stagiaire est victime d’un dégât ou d’un accident 

Vous causez une blessure à votre stagiaire ? Son matériel personnel est endommagé durant ses heures de stage et vous êtes responsable ? 

Ici, c’est votre responsabilité civile professionnelle (RC pro) qui pourra prendre en charge les frais engendrés par cet accident. Si vous disposez d’une RC pro, pensez donc à vérifier les clauses de votre contrat avant d’accueillir votre stagiaire. Si vous n’en avez pas, c’est le moment d’en souscrire une !    

La préparation de l’annonce  

La rédaction d’une fiche de poste claire vous permettra de cibler le bon profil et donc de gagner du temps lors de votre recherche ! 

Voici quelques astuces pour bien préparer votre annonce :  

• Hiérarchiser et détailler les missions : expliquez clairement le travail qui attend votre stagiaire.  
• Mentionner les compétences techniques et théoriques attendues : précisez les expertises qui sont indispensables (ex. : bonne connaissance des réseaux sociaux) et celles qui sont secondaires (ex. : la maîtrise de l’anglais est un plus). 
• Expliquer votre secteur d’activité, les prestations que vous proposez ainsi que le contexte de recrutement.  
• Indiquer les informations pratiques : le lieu du stage (coworking, télétravail, bureau ou à votre domicile), les horaires, la prise en charge des repas / frais de transport et le montant (ou non) de la gratification. 

N’hésitez pas à anticiper votre demande et à poster votre annonce entre trois et six mois à l’avance. Ce laps de temps vous permettra de recevoir plusieurs candidats et de faire votre choix, sans tomber dans la précipitation.  

Les plateformes pour trouver un stagiaire  

Vous souhaitez faire appel à un stagiaire et vous ne savez pas où chercher ? Plusieurs réseaux en ligne pourraient faciliter votre prospection :  

• LinkedIn : il s’agit d’une véritable CVthèque en ligne et de nombreux étudiants en recherche de stage sont présents sur ce réseau social professionnel. 
• Facebook : profitez des groupes pour poster votre annonce. 
• Les plateformes spécialisées : appelés également jobboards, ces sites sont entièrement conçus pour mettre en relation, facilement et rapidement, les professionnels et les étudiants. 

Pensez également au bouche-à-oreille ! Vous avez probablement dans votre réseau professionnel, des confrères et consœurs ayant déjà fait appel à un étudiant. Si son expertise colle avec votre domaine d’activité, ils pourraient vous le recommander.