10 conseils pour bien gérer sa comptabilité
Avant de commencer... Quelles sont vos obligations ?
Tenir sa comptabilité par soi-même est accessible à tout le monde si vous appliquez directement des bonnes pratiques. Pour les auto-entrepreneurs, les obligations comptables sont en effet réduites à l’essentiel, contrairement aux autres statuts juridiques (EURL, SASU, etc.) :
- Émettre des factures conformes aux critères légaux (numérotation précise et mentions obligatoires).
- Tenir un livre des recettes de manière chronologique et éventuellement un registre des achats, dans lequel chaque transaction doit pouvoir être justifiée.
- Conserver ses documents comptables jusqu’à 10 après la cessation de votre auto-entreprise.
- Déclarer son chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement selon l’option choisie.
Entre vos déclarations en ligne, vos factures et vos cotisations sociales, les formalités à effectuer sont nombreuses. Une bonne organisation reste fondamentale pour ne pas s’emmêler les pinceaux dans vos factures et vos démarches : on vous livre nos conseils !
Pour aller plus loin : Le guide complet de la comptabilité en auto-entreprise
1 - Centralisez votre gestion dans un logiciel en ligne
Vous aimeriez tenir votre comptabilité sans tableaux Excel ni paperasse ? Des solutions adaptées aux auto-entrepreneurs existent pour vous faciliter la vie et éviter les erreurs.
Un logiciel de comptabilité garantit la conformité et la centralisation des documents comptables de votre auto-entreprise. Il atteste de la fiabilité de vos factures à un instant donné, puisque vous ne pouvez pas leur apporter de modifications rétroactives. Un souci en moins pour votre auto-entreprise en cas de contrôle fiscal !
Alors, comment être sûr d'investir dans une solution adaptée ? Le Portail Auto-Entrepreneur a développé son propre logiciel de gestion et de facturation taillé aux besoins et obligations des auto-entrepreneurs.
Dans l'outil notre Mon Portail, vous gérez en ligne et au même endroit :
- L'édition de vos factures et devis conformément à la loi
- Votre suivi comptable : évolution du chiffre d’affaires, calcul en temps réel des charges sociales et de votre plafond TVA
- Livre des recettes et registre des achats intégrés
- Vos contacts et votre catalogue
- Votre calendrier de déclarations de l'auto-entrepreneur
- Les éventuelles factures impayées avec accès à un service de recouvrement
Le plus ? L'outil de gestion Mon Portail Entrepreneur est gratuit le premier mois !
Le saviez-vous ?
Lorsque vous envoyez une facture, votre client peut suivre un lien de paiement pour vous régler en deux clics. Simple et personnalisé, ce paiement sécurisé fluidifie les échanges avec vos clients.
2 - Numérotez vos factures : c'est obligatoire !
Entre les devis, les factures, et les éventuels dossiers de vos clients, une multitude de documents non classés peut alourdir votre gestion comptable. Pensez à classer à vos factures et devis par dossiers mensuels, ordre chronologique ou codes couleur.
De plus, numéroter vos factures avec un chiffre unique est bien une procédure obligatoire pour toutes les entreprises. Vous êtes libre de choisir le format de numérotation, tant qu'elle se présente de manière chronologique et sans rupture. Souvent les entrepreneurs choisissent une numérotation chronologique précédée de l’année d’émission comme « n°2022-10 ». A vous de choisir la manière qui vous convient le mieux !
Pour en savoir plus : Comment faire une facture en auto-entreprise ?
3 - Ouvrez un compte bancaire
Depuis la loi PACTE de 2019, ouvrir un compte en banque dédié à votre micro-entreprise est obligatoire uniquement si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 euros pendant deux années civiles consécutives.
Votre chiffre d’affaires est inférieur à 10 000 euros ? Il est tout de même recommandé d’ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité de votre micro-entreprise. En effet, la séparation de vos achats personnels et professionnels vous offrira une vue claire sur votre comptabilité. De plus, une telle séparation vous permettre de justifier facilement les différentes transactions effectuées en cas de contrôle de l’Urssaf : sans peur des contrôles fiscaux, vous vivrez votre aventure plus sereinement !
Votre chiffre d’affaires est supérieur au seuil de 10 000 euros ? Dans ce cas, vous êtes dans l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité.
Vous devez l’utiliser notamment pour :
- Le paiement de vos charges (cotisations sociales et fiscales, CFE…)
- Les dépenses réalisées dans le cadre de votre activité
- Le dépôt de vos recettes
- Le prélèvement de votre rémunération vers votre compte courant
Pour en savoir plus : Tout comprendre sur le compte bancaire en auto-entreprise
Bon à savoir
Sachez qu’ouvrir un simple compte courant suffit. Malgré les idées reçues, l’ouverture d’un compte professionnel n’est pas obligatoire !
4 - Maîtrisez les différents plafonds à respecter
Votre activité évolue et vous multipliez les contrats ? Pensez à bien vous renseigner sur les différents seuils de l’auto-entreprise, notamment par rapport à votre chiffre d’affaires.
En effet, des plafonds de chiffre d’affaires ont été instaurés pour veiller à ce que seules les petites structures bénéficient des avantages de l’auto-entreprise. Ces seuils varient en fonction de la nature de votre activité :
- 188 700 euros pour l’achat / revente de marchandises ainsi que les denrées à consommer sur place et les prestations d’hébergement
- 77 700 euros pour les prestations de service commerciales ou artisanales et les activités libérales
Il en va de même pour les plafonds d’exonération de TVA. Si vous les dépassez pendant deux années consécutives, vous serez amené à collecter cette taxe puis à la déclarer et la reverser à l’État. Les seuils de TVA dépendent également de votre activité :
- 91 900 € pour l’achat / revente de marchandises ainsi que les denrées à consommer sur place et les prestations d’hébergement
- 36 800 € pour les prestations de service commerciales pu artisanales et les activités libérales
Ayez donc une vision globale de vos revenus afin d’éviter toute mauvaise surprise et choisir éventuellement de décaler certaines formalités dans le temps.
5 – Formez-vous à la gestion d’entreprise
Il n’est jamais trop tard pour apprendre ! Suivre une formation à la gestion d’entreprise vous permet de piloter votre activité et d’en assurer la rentabilité. Prendre le temps de s’informer sur tous vos droits et formalités obligatoires en tant qu’entrepreneur est fondamental, même pour les plus pressés !
Comment faire votre choix ? Certaines formations spécifiques au statut auto-entrepreneur sont finançables par vos droits à la formation. Elles vous garantissent qualité et prix réduits, selon le montant de la cagnotte accumulée sur votre Compte Professionnel de Formation (CPF). Cependant, gare aux arnaques : privilégiez les formations certifiées « Qualiopi » par le Comité français d’accréditation (Cofrac).
Ainsi, l’organisme Educademy propose une formation complète pour tout savoir sur le régime micro-entrepreneur :
- Les obligations liées à votre comptabilité et votre fiscalité : émettre et conserver des factures conformes, compléter votre déclaration de l’Impôt sur le Revenu (IR), se préparer aux contrôles fiscaux, etc.
- Le cadre juridique du statut : ses limites, le cumul de situations, vos droits à la protection sociale...
- Les aides ouvertes aux micro-entrepreneurs, avant et au cours de votre activité.
En ligne, interactive et 100 % éligible au CPF, vous apprendrez les bases indispensables pour vous lancer en micro-entreprise sans vous brûler les ailes.
6 - Gardez vos preuves d’achats
Que vous soyez ou non redevable de la TVA, veillez à conserver vos preuves d’achats professionnels. En effet, en cas de dépassement du seuil de franchise en base de TVA, vous devrez justifier les dépenses de votre activité professionnelle afin de récupérer cette taxe. Ces justificatifs d’achat sont le plus souvent des factures avec mention de la TVA (et non les tickets de caisse) !
Le saviez-vous ?
Le régime de la micro-entreprise permet aux indépendants d’être exemptés de TVA s’ils ne dépassent pas certains plafonds.
7 - Faites des duplicatas
Personne n’est à l’abri d’un document égaré. Une facture, un devis, une preuve de paiement, peu importe l’objet qui disparaît, il y a de fortes chances que son absence creuse un trou dans votre comptabilité et devienne une source de stress.
N’hésitez pas à avoir un double de tous vos documents, en version papier ou numérisée via un outil de comptabilité dédié. Cela vous permettra de savoir où les retrouver en cas de besoin et d’effectuer vos formalités comptables l’esprit léger.
8 - Stockez vos documents sur un Cloud
Une comptabilité numérique vous garantira une bonne conservation et centralisation des archives de votre auto-entreprise.
Sachez que selon le Code général des impôts, toute facture produite doit pouvoir être conservée dix ans après le 31 décembre de l’année de l’émission. Il est donc fortement conseillé d'utiliser des solutions de stockage en ligne ou via un logiciel de gestion dédié aux auto-entrepreneurs. Vous n’êtes en effet pas à l’abri d’une défaillance de votre disque dur. Vous pourrez ainsi retrouver tous vos documents comptables en ligne dans l’espace personnel de votre auto-entreprise en quelques clics.
9 - Ayez toujours une longueur d’avance
Vous avez une activité artisanale ou commerciale et avez un stock à gérer ? Vous devez payer vos fournisseurs avant d’obtenir vos créances clients ? Les étapes de la vie d’un entrepreneur ne s’improvisent pas, mais peuvent s’anticiper !
Ayez donc un coup d’avance sur les décalages de flux de trésorerie et optez pour le besoin en fonds de roulement. Également appelé BFR, il consiste en une « somme de secours » qui vous minimise les risques de découverts. Cet indicateur vous permet d’estimer vos besoins de financement à court terme et d’assurer les fonds nécessaires entre les décaissements et encaissements.
10 - Suivez votre comptabilité de manière régulière
Même pour un auto-entrepreneur, la gestion de la comptabilité demande de l’organisation. Pour cela, à vous de trouver la méthode qui convient le mieux à votre activité professionnelle ! Dédiez-vous un moment pendant lequel vous organisez votre semaine et notez tout au même endroit dans une to do list par exemple. Vous pourrez ainsi prioriser vos tâches et suivre leur avancée !
Notre astuce ? Établissez votre calendrier d’auto-entrepreneur avec chaque déclaration obligatoire (chiffre d’affaires, impôt sur le revenu, déclaration initiale de CFE, TVA si vous en êtes redevable). Retrouvez-les toutes dans notre article : Toutes les déclarations obligatoires de l’auto-entrepreneur !
Grâce à ces astuces et points de vigilance, vous avez désormais toutes les clés pour maîtriser la gestion de la comptabilité de votre auto-entreprise. Vous cherchez l’outil de gestion idéal pour simplifier votre quotidien ? Suivi en temps réel de votre chiffre d’affaires, calcul automatique de vos cotisations sociales, émission de factures conformes... Découvrez l'outil de facturation du Portail Auto-Entrepreneur, taillé sur mesure pour le régime micro-entrepreneur et ses spécificités. Restez conforme en quelques clics !
