10 astuces pour bien gérer sa comptabilité
Avant de commencer... Quelles sont mes obligations ?
Tenir sa comptabilité par soi-même est n’est pas forcément compliqué. Vos obligations comptables sont en effet réduites à l’essentiel en comparaison aux autres types d’entreprises (EI, EURL, SASU...) :
- Émettre des factures conformes aux critères légaux (numérotation précise et mentions légales)
- Tenir un livre des recettes de manière chronologique et un registre des achats, dans lequel chaque transaction doit pouvoir être justifiée (facture, bon de commande, etc.).
- Conserver ses documents comptables jusqu’à 10 après la cessation de votre auto-entreprise
- Ouvrir un compte bancaire dédié (un compte courant suffit, sauf si votre chiffre d’affaires est supérieur à 10 000 € pendant 2 années de suite)
- Déclarer son chiffre d’affaires
Une bonne organisation est cependant fondamentale pour ne pas s’emmêler les pinceaux !
Pour aller plus loin : Le guide complet de la comptabilité en auto-entreprise
1 - Avoir un logiciel de comptabilité et / ou de facturation
Tenir votre comptabilité sans tableaux Excel complexes ni de paperasse ? Des solutions sur mesure existent pour vous faciliter la vie et éviter les erreurs : les logiciels de facturation.
Un outil adapté garantit la conformité et la centralisation de vos documents comptables. En plus de cela, il atteste de la fiabilité de vos factures à un instant donné, puisque vous ne pouvez pas leur apporter de modifications rétroactives. Un souci en moins en cas de contrôle fiscal !
Alors, comment choisir parmi toutes les offres ? Pour répondre au mieux à vos besoins, le Portail Auto-Entrepreneur a développé son propre outil de gestion. Vous y gérez en ligne et au même endroit :
- L'édition de vos factures et devis
- Votre suivi comptable (calcul en temps réel des charges sociales)
- Vos contacts et votre catalogue
- Votre calendrier de déclarations
- Les éventuelles factures impayées
Le plus ? L'outil de gestion Mon Portail Entrepreneur reste gratuit jusqu'au succès de votre auto-entreprise !
2 - Faire des duplicatas
Personne n’est à l’abri d’un document qui s’égare. Une facture, un devis, une preuve de paiement, peu importe l’objet qui disparaît, il y a de fortes chances que son absence creuse un trou dans votre comptabilité et soit une source de stress. N’hésitez pas à avoir un double de tous vos documents, en version papier ou numérisée via un outil de comptabilité dédié. Cela vous permettra de savoir où les retrouver en cas de besoin et d’effectuer votre comptabilité l’esprit léger.
3 - Stocker vos documents sur un Cloud
Une comptabilité numérique vous garantira une bonne conservation et centralisation de vos archives. Sachez que toute facture produite doit pouvoir être conservée dix ans après sa date d’émission. Il est donc fortement conseillé d’enregistrer vos documents comptables sur des solutions de stockage en ligne ou via un logiciel de gestion. Vous n’êtes en effet pas à l’abri d’une défaillance de votre disque dur.
4 - Bien numéroter ses factures
Se retrouver au milieu d’une multitude de documents non classés peut vous faire perdre du temps dans la gestion de votre comptabilité ! Pensez à classer à vos factures et éventuels devis par dossiers mensuels, ordre chronologique ou codes couleur. De la même façon, oubliez les post-it et autres papiers volants. Vous risqueriez de vous y perdre.
Comment faire une facture en auto-entreprise ?
Bon à savoir
Si numéroter ses factures permet de mieux s’organiser à titre personnel, il s’agit aussi d’une procédure obligatoire. Vous êtes libre de choisir le format de numérotation, mais celle-ci devra se faire de manière chronologique et sans rupture.
5 - Garder ses preuves d’achats
Même si vous n’êtes actuellement pas redevable de la TVA, veillez à conserver vos preuves d’achats professionnels. En effet, en cas de dépassement du seuil de franchise, vous pourriez avoir besoin de justifier vos dépenses, afin de récupérer la TVA. Sachez toutefois que si un ticket de caisse suffit pour un montant inférieur à 150 €, vous devrez demander une facture au-delà de cette somme.
6 - Toujours avoir une longueur d’avance
Vous êtes artisan ou commerçant et avez un stock à gérer ? Vous devez payer vos fournisseurs avant d’obtenir vos créances clients ? Dans tous les cas, anticipez les décalages de flux de trésorerie et optez pour le besoin en fonds de roulement. Également appelé BFR, cet indicateur vous permet d’estimer vos besoins de financement à court terme et de vous assurer de toujours avoir les fonds nécessaires entre les décaissements et encaissements. Avec cette somme d’« argent de secours », vous minimisez les risques de découverts.
7- Connaître les différents plafonds
Votre activité évolue de manière positive et vous multipliez les contrats ? Pensez à bien vous renseigner sur les différents seuils de l’auto-entreprise, autant par rapport aux chiffres d’affaires qu’aux seuils de franchise TVA. Pensez donc à avoir une vision globale de vos revenus afin d’éviter toute mauvaise surprise et choisir éventuellement de décaler certaines missions dans le temps.
8 - Suivre sa comptabilité de manière régulière
Bien que la déclaration du chiffre d’affaires n’ait lieu qu’une fois par mois ou trimestre, n’attendez pas le dernier moment pour mettre de l’ordre dans vos documents et votre esprit. Un suivi quotidien vous permet d’éviter les oublis. Pas de panique, il est possible d’optimiser votre temps grâce à des solutions en ligne. Celles-ci vous permettent de minimiser la paperasse et de garder une vue d’ensemble sur vos transactions au jour le jour. Procrastination et comptabilité ne font pas bon ménage !
9 - Choisir le bon moment
Vous n’avez jamais été à l’aise avec les chiffres et la calculatrice ? Réservez-vous un moment de calme pour effectuer vos calculs, notamment lors de l ’émission de vos factures ou de la déclaration de votre chiffre d’affaires. Bien que simplifiée, la comptabilité d’une auto-entreprise ne tolère pas les erreurs. Heureusement, certains outils de gestion automatisent les calculs de CA et estiment en temps réel le montant de vos cotisations. De quoi vous libérer l’esprit !
10 - Le bullet journal : la dernière tendance de l’organisation
Vous êtes adeptes de l’intemporelle méthode du carnet papier ? Le BuJo, ou Bullet Journal, reste tendance pour tous ceux qui recherchent un mode d’organisation souple et efficace à la fois. Ce carnet d’organisation personnalisé et modulable à l’infini vous permet de centraliser toutes vos pensées et notes dans un même document. Un devis à modifier, un client à rappeler ou un rendez-vous à ne pas manquer ? Vous pouvez y noter tout ce que vous souhaitez. De nombreux tutoriels existent sur la toile pour trouver la formule qui vous convient le mieux. Si vous avez l’âme d’un créatif, pensez-y !
Avec toutes ces astuces et points de vigilance, vous avez désormais toutes les clés en main pour maîtriser votre comptabilité. Vous cherchez l’outil de gestion idéal pour simplifier votre quotidien ? Découvrez dès aujourd’hui l'outil de facturation du Portail Auto-Entrepreneur !
