Plateforme de dématérialisation partenaire : notre guide pour tout comprendre

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, souvent mentionnée sous l’acronyme PDP, est un opérateur permettant la dématérialisation des factures et immatriculé par l’État.

Par la norme ISO 27001, cette plateforme est reconnue comme apte à stocker et à transmettre de la documentation au regard de la facturation électronique. L’immatriculation est accordée à la suite de tests, notamment pour vérifier que toutes les informations des utilisateurs sont sécurisées.

L’ensemble des PDP sont pour l’instant immatriculées sous réserve d’une validation définitive. La levée des réserves aura lieu d’ici la fin de l’année 2025. Par ailleurs, de nouveaux acteurs rejoignent régulièrement cette liste.

Les plateformes de dématérialisation partenaires répondent à deux obligations qui entreront en vigueur en France en 2026 et 2027 :

• La réception et l’émission de factures au format électronique, appelé e-invoicing ;
• Le report de « données de transaction » à l'administration fiscale, appelé e-reporting.

Que signifie la facturation électronique ?

Dans le cadre de la réforme de généralisation de la facturation électronique vous ne pourrez plus envoyer directement vos factures PDF à vos clients professionnels français. De même, toutes les entreprises françaises, y compris les micro-entreprises, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cette nouvelle législation concerne donc tous les professionnels.

Que signifie une facture électronique ? Elle correspond à un format dématérialisé bien précis, C’est un document dématérialisé, répondant à l’un des trois formats suivants : factur-X, UBL ou CII. Autrement dit, une facture envoyée en PDF ou Excel ne répond pas aux exigences de cette règlementation.

Vos factures seront envoyées et réceptionnées par un intermédiaire (une PDP) qui fera le lien entre vous et vos clients lors de vos transactions. De plus, vous recevrez toutes vos factures également au format électronique.

Un outil de facturation électronique vous sera donc indispensable d’ici 2026.

La mission d’une plateforme de dématérialisation partenaire est la suivante : soutenir la continuité et la sécurité de votre facturation.

Une plateforme de dématérialisation a plusieurs rôles :

• Émettre, transmettre, réceptionner les factures électroniques d’un professionnel à un autre. Dans son rôle d’intermédiaire, elle pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format accepté par la réforme (Factur-X, UBL ou CII).
• Extraire et transmettre certaines données de la facture à l’administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué …).
• Transmettre les données de transactions entre fournisseur et client
• Transmettre les données de paiement pour l’ensemble des opérations
• Contrôler la conformité des données de transaction et des factures émises
• Permettre le suivi de ces factures électroniques

Afin de se distinguer, une PDP pourra également proposer des fonctionnalités à valeur ajoutée :

• La gestion de factures au format électronique provenant de partenaires implantés dans l’Union Européenne
• Des tableaux de bord
• Un archivage à valeur probante
• La signature électronique

L'article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique des entreprises. Ces échéances ont définitivement été adoptées par l’Assemblée Nationale le 11 avril 2025 :

• Le 1er septembre 2026

Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront être capables de répondre à l’ensemble des exigences de la facturation électronique (réception, émission et report).

Pour les micro-entreprises, l’obligation concernera la capacité à recevoir des factures électroniques. Il vous faudra donc être inscrit dans le processus de dématérialisation via une plateforme dédiée.

• 1er septembre 2027

Les petites et moyennes entreprises (TPE et PME), ainsi que les micro-entreprises, devront être capable de recevoir et émettre des factures électroniques.

Le déploiement des obligations d’e-reporting suivra le même calendrier et sera donc obligatoire pour les micro-entrepreneurs d’ici septembre 2027.

Bien sûr, vous pouvez commencer à émettre des factures électroniques avant cette date butoir.

Il faut comprendre que toutes les entreprises et donc les micro-entrepreneurs, seront concernés d’une manière ou d’une autre par la réforme de la facturation électronique. Selon votre profil et les clients avec lesquels vous traitez, vous aurez à répondre à plus ou moins d’obligations. Faisons le point !

En premier lieu, l’ensemble de la réforme, c’est à dire l’e-invoicing et l’e-reporting, concerne tous les assujettis à la TVA. Plus simplement, tous les professionnels réalisant des factures auprès d’autres professionnels (B2B).

Les micro-entrepreneurs dont la clientèle est uniquement constituée de particuliers mais redevables de la TVA sont également concernés par toutes les démarches de la réforme.

Qu’en est-il des auto-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA ? Puisqu’ils ne traitent qu’avec des particuliers, ils n’ont pas l’obligation d’émettre des factures électroniques. Cependant, ils sont dans l’obligation d’être capable d’en recevoir. Ils seront également tenu de transmettre leurs données de transaction (e-reporting) à l’aide d’une plateforme de dématérialisation partenaire.

De plus, en tant que professionnel, vous aurez pour obligation de recevoir toutes les factures de vos fournisseurs au format électronique. En effet, vos transactions avec vos fournisseurs rentrent dans le cadre d'échanges en B2B.

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Afin d’être reconnues comme PDP officielles d’ici 2026, les entreprises postulantes doivent suivre une procédure d’immatriculation. L’administration française est en charge de valider la conformité de chaque plateforme.

Elles sont aujourd’hui immatriculées sous réserve, ce qui signifie qu’elles sont habilitées au traitement de facturation électronique, mais font encore l’objet d’études pour leur accréditation définitive.

La gouvernement donne accès à la liste des plateformes en cours d’immatriculation. Elle est régulièrement actualisée avec les nouvelles plateformes postulantes.

En tant que micro-entrepreneur, il vous sera possible de choisir entre une PDP et un opérateur de dématérialisation (OD) pour répondre à la nouvelle règlementation. Une PDP possède l’avantage d’être immatriculée par l’État et donc, reconnu pour sa sécurisation des données.

Afin de se démarquer sur le marché, PDP et OD proposeront des services complémentaires à l’e-invoicing et l’e-reporting.

Certaines des fonctionnalités avancées de facturation électronique

Les PDP offrent des services supplémentaires tels que :

• Le rapprochement des factures avec les bons de commande et les contrats
• Des fonctionnalités visant à réduire le temps de saisie de données et à minimiser les risques d'erreur
• La gestion en temps réel de la trésorerie
• Un contrôle spécifique adaptés aux règles particulières d'un secteur d'activité

Un archivage électronique sécurisé de vos données

Une PDP a la capacité d'archiver légalement les factures, qu'elles soient domestiques ou internationales, pour une durée renouvelable de 10 ans, tout en respectant les normes réglementaires. Cela porte le nom d’archivage à valeur probante.

Les PDP présentent un avantage en termes de sécurité d’archivage.

L’extraction des informations nécessaires de vos transactions

Les PDP peuvent extraire en toute sécurité les informations nécessaires et les transmettre aux autorités fiscales, telles que :

• Les taux de TVA applicables,
• Les identités des fournisseurs et des clients,
• Les montants,
• Les dates,
• Etc.

Le choix de la plateforme de dématérialisation pour votre auto-entreprise sera stratégique dans votre transition vers la facturation électronique. Vous devrez choisir une plateforme pour émettre vos factures mais aussi pour recevoir vos factures.

Chacune de ces plateformes pourra vous offrir plus ou moins de fonctionnalités selon vos besoins.

Deux options s’offrent à vous :

• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : solutions privées et payantes, elles vous offrent davantage de fonctionnalités et peuvent répondre aux besoins spécifiques de votre auto-entreprise.
• Un opérateur de dématérialisation (OD) : pour toutes les entreprises soumises à la facturation électronique, les OD offrent les mêmes services qu’une PDP. Ils ne sont pas accrédités par l’admnistration fiscale et doivent donc eux-mêmes passer par une plateforme de dématérialisation. Pour se différencier de la concurrence, ces opérateurs proposent souvent des services annexes, notamment au niveau de la gestion comptable.

Pour vous aider à choisir votre plateforme dématérialisation partenaire, vous pouvez tenir compte des critères suivants :

• Les fonctionnalités : choisissez une PDP offrant des outils efficaces, notamment pour automatiser votre processus de facturation. Pensez à évaluer la facilité d’utilisation de l’outil, de sa mise en place et le support client offert. Elle doit de plus disposer d’une interface fluide, intuitive et proposer des intégrations avec vos outils comptables actuels.
• En fonction de vos besoins. Choisissez la PDP qui répondra le mieux aux contraintes de votre activité.
• Le prix : étudiez le rapport qualité/prix offert par la plateforme de dématérialisation partenaire en fonction des services proposés.

Vous avez le choix de votre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Vous n’êtes pas tenu de traiter avec le même logiciel que celui de vos clients.

Les plateformes de dématérialisation partenaires sont donc des acteurs majeurs dans le cadre de la mise en place de la facturation électronique et de l'e-reporting. Pour bien choisir vos partenaires de confiance pour la transmission des données, nous vous invitons à comparer les services proposés, leurs prix et leurs processus de mise en place.

Au Portail Auto-Entrepreneur, un conseiller dédié est à votre écoute pour répondre à toutes vos questions. Comment émettre une facture conforme ? Comment choisir la plateforme de dématérialisation adaptée à vos besoins ? Comment optimiser la gestion de votre comptabilité ? Avec Mon Pack Succès, vous êtes soutenu par notre assistance administrative illimitée (par téléphone) en plus d’un accès total au logiciel de facturation Mon Portail.

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Qu’est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique n’est ni un document PDF ni une facture papier numérisée. Il ne s'agit pas simplement d'imprimer ou d'envoyer vos factures par email !

Vous devez émettre vos factures électroniques de manière entièrement dématérialisée. En d’autres termes, il est impératif de passer par une plateforme de dématérialisation certifiée. Cet intermédiaire vous permettra de recevoir, émettre et transmettre des factures électroniques.

Cette plateforme structure les données de vos factures avec des codes et balises, selon un format standardisé (UBL, CCI, etc.). Ces documents dits « structurés » sont en langage informatique, lisible par les logiciels de l’administration fiscale, mais incompréhensible pour les humains. À l'inverse, une facture papier envoyée par mail serait considérée comme non structurée.

Qu’est ce que le PPF ?

Le rôle du Portail Public de Facturation (PPF) est de mettre à disposition un annuaire central des entreprises assujetties à la TVA. Il assure également le lien entre les PDP et l’administration fiscale. Vous, en tant qu’auto-entrepreneur, n’êtes donc pas directement relié à ce portail.

Initialement, le PPF devait proposer une solution équivalente aux plateformes de dématérialisation partenaires. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. Vous devrez donc faire le choix d’une PDP !

E-reporting : qu'est-ce que c'est ?

Il s'agit d'une nouvelle étape à intégrer dans votre comptabilité : l'envoi des « données de transaction » à l'administration fiscale. Ces données comprennent principalement des informations sur le montant de la TVA facturée ou le montant total de chaque opération mentionnée sur vos factures.

Vous vous demandez comment tous ces acteurs fonctionneront ensemble ? Voici un schéma récapitulatif !