Devis Auto-Entrepreneur : comment faire ?
Tenir une comptabilité précise est indispensable pour tout auto-entrepreneur et émettre des devis en fait partie ! En effet, vous êtes dans l’obligation d’établir un devis dès lors qu’un potentiel client vous demande vos tarifs, si ceux-ci sont variables. Ce devis lui permettra de connaître en détail le prix de votre prestation. Quelle est la réglementation à suivre pour établir un devis ? Quels sont vos engagements et ceux de votre client une fois ce document signé ? On fait le point !
Qu’est-ce qu’un devis ?
En établissant un devis, l’auto-entrepreneur permet à ses clients de comparer les prix et de connaître le détail du coût d’une prestation, avec le prix unitaire de chacune de ses parties.
Soyez vigilant lors de la rédaction de vos devis. En effet, il s’agit d’un document contractuel dès lors qu’une version est approuvée et signée par le client. Vous devez donc être très attentif, notamment concernant le détail de la dénomination et la durée d’exécution de votre prestation.
C’est bien lui qui vous lie à votre client et qui détermine vos engagements : ce qui va être fait, dans quelles conditions, dans quels délais et à quel prix.
Est-il obligatoire d’émettre des devis ?
En règle générale, le micro-entrepreneur n'est pas obligé de réaliser un devis, sauf dans certaines situations, notamment pour les prestations de services ou si le client en fait la demande.
En effet, depuis la loi Hamon du 17 mars 2014 relative à la consommation, au besoin et à la demande du client, les prestations de service doivent faire l’objet d’un devis détaillé « lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l'avance du fait de la nature du bien ou du service (…). »
Les domaines pouvant être concernés sont variés : création de vêtements sur mesure, prestation de dépannage, travaux, une location de voiture, etc.
Cette obligation s'applique donc à de nombreux micro-entrepreneurs ! Elle va de pair avec une comptabilité exacte et à jour.
Travaux, réparation et dépannage
Vous effectuez des travaux, des réparations ou des prestations de dépannage ? Certaines situations requièrent une version détaillée de devis, à fournir avant le début des travaux.
Il est obligatoire d’établir un devis pour les activités citées dans cette liste non exhaustive :
- Isolation, revêtement de murs et de sols
- Plâtrerie, peinture
- Ramonage
- Électricité
- Entretien et réparation des systèmes d’alarme et de télésurveillance, entretien des extincteurs
Prestation de services
Les auto-entreprises dont l’activité implique des prestations de prestations de services doivent respecter les dispositions de l’article 6 de l’arrêté du 17 mars 2015.
Cet article stipule que si vos prestations mensuelles (pour un même client) sont :
- Supérieures ou égales à 100 € TTC : vous devez fournir un devis personnalisé et gratuit
- Inférieures à 100 € TTC : vous devez émettre un devis uniquement à la demande du client
Bon à savoir
Si votre activité relève des services à la personne (auprès d’enfants, personnes âgées ou en situation de handicap), vous et vos clients pouvez bénéficier d’avantages fiscaux et sociaux. Il vous faut pour cela vous déclarer auprès de la DREETS et obtenir une déclaration. Dans ce cas, vous devez mentionner votre numéro de déclaration ou d’agrément. Cette mention doit apparaître de manière clairement détachée du prix.
Auto-entreprise et déménagement
Un devis détaillé doit être donné gratuitement au client en préalable à tout contrat de déménagement.
Comment faire votre devis ?
Les devis émis par votre auto-entreprise peuvent être créés sur le même modèle que celui de vos factures. La plupart des informations sont en effet similaires !
Information importante
Un devis ne remplace pas une facture ! N’oubliez donc pas de le faire suivre d’une facture une fois votre prestation effectuée. Au moment de la facturation, pensez à indiquer le n° du devis correspondant.
Les mentions obligatoires sur vos devis
- La mention « Proposition de prix » ou « devis »
- La date d’émission du devis
- Le numéro du devis
- Votre nom et vos coordonnées (et la mention commerciale si vous en avez une), suivis ou précédés de la mention « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI »
- Votre numéro SIREN
- Le nom ou la raison sociale du client et le lieu d’exécution de l’intervention (sauf si votre client particulier refuse que soit mentionnée son adresse)
- La somme globale à payer HT, et éventuellement le versement d’acomptes et les frais de déplacement s’il y a lieu
- La désignation de la prestation ou des produits, détaillé en quantité et en prix unitaire
- Les frais de déplacement s’il y a lieu
- Les modalités de paiement, de livraison et d'exécution de la prestation
- La date de début et de fin des travaux d’exécution
- Les conditions du service après-vente (garantie notamment) s’il y a lieu
- La mention « Devis gratuit » ou le prix du devis
- L’indication manuscrite, datée et signée par votre client : « Bon pour accord. Devis reçu avant l’exécution de la prestation/des travaux, lu et accepté »
- L’indication manuscrite « Lu et accepté », datée et signée par vous
Bon à savoir
À partir du 1er juillet 2024, vous devrez ajouter de nouvelles mentions à vos factures :
- Le numéro SIREN
- Le lieu de livraison s’il est différent de celui de facturation
- La catégorie de l’opération (livraisons de biens, prestations de services ou les deux)
- La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si vous en avez fait le choix.
Retrouvez dans notre article toutes les mentions obligatoires sur facture pour les auto-entrepreneurs.
À ce jour, le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 n’évoque pas la question des devis.
Néanmoins, rien ne vous empêche de les ajouter pour plus de sûreté.
Mention de la TVA
Si, en tant que micro-entrepreneur, vous dépassez le seuil de franchise et êtes assujetti à la TVA, vos devis pour les clients particuliers doivent obligatoirement indiquer le montant TTC. Assurez-vous également de mentionner le taux de TVA appliqué ainsi que votre numéro de TVA intracommunautaire.
Toutefois, pour vos clients professionnels, vos devis peuvent être en HT.
Bon à savoir
Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vos devis pour les clients particuliers devront indiquer les montants HT et inclure la mention légale suivante : « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ». Vous trouverez la réponse à toutes vos questions concernant la TVA dans notre guide TVA pour les auto-entrepreneurs.
Utiliser les outils adaptés
Créer et remplir manuellement ses propres tableaux Excel pour générer ses devis et ses factures (au format Word et / ou PDF) peut vite devenir fastidieux. Sachez qu’il existe des solutions en ligne pour les émettre en quelques clics et être assuré de leur conformité aux règles en vigueur.
C’est le cas de Mon Portail Entrepreneur, l’outil de gestion développé par et pour les auto-entrepreneurs. Il vous permet de gérer en ligne et au même endroit :
- L'édition de vos devis et factures, depuis chez vous comme à l’extérieur
- Votre suivi comptable (livre des recettes et éventuellement registre des achats)
- Vos contacts et votre catalogue
- Votre calendrier de déclarations
Une comptabilité simplifiée vous dégage du temps libre pour vous consacrer à l’essentiel : l’exercice de votre activité ! Le plus ? Le logiciel de gestion et de facturation est gratuit le premier mois !
Bon à savoir
Si votre devis est accepté, nous vous proposons un outil de paiement en ligne directement connecté au le logiciel de facturation ! Lorsque vous envoyez une facture, votre client n'a plus qu'à suivre le lien de paiement pour vous régler immédiatement. Plus facile, plus simple et plus personnalisé : il vous garantit un paiement sécurisé en 2 clics pour fluidifier les échanges avec vos clients, avec une mise à jour en temps réel de vos transactions.
Engagement de l’auto-entreprise par le devis
Le devis engage votre auto-entreprise, car il est juridiquement considéré comme un contrat. Concrètement, cela signifie que vous êtes obligé d’effectuer l’ensemble des prestations détaillées, tout en garantissant la sécurité des services fournis.
En revanche, le client n’a aucune obligation envers vous à la réception du devis. Ce n’est qu’à partir du moment où il aura signé le « bon pour accord » qu’il sera engagé vis-à-vis de vous. Sans cette signature, le devis n’a aucune valeur contraignante !
Le saviez-vous ?
Vous êtes amené à modifier ou ajuster le contenu de votre devis ? Il vous faut alors rédiger un avenant au devis. Vous ne pouvez en effet pas modifier le devis directement, puisqu’il s’agit d’un contrat avec votre client.
Le devis comme preuve en cas de litige
Comme on le disait, un devis signé par vous et votre client fait office de contrat. Après signature, le client ne pourra par exemple plus contester vos tarifs. Cet accord officiel vous permet donc de vous prémunir en cas de non-paiement de la prestation ou du produit. Il constituera une preuve en cas de litige pour factures impayées.
Erreurs courantes à éviter
La rédaction d'un devis est une étape cruciale pour les auto-entrepreneurs et le bon fonctionnement de leur micro-entreprise. Un devis bien rédigé et clair peut faire la différence entre obtenir un contrat ou perdre un client potentiel. Voici quelques erreurs courantes à éviter pour garantir la clarté, la précision et l'attrait de vos devis.
- Spécifiez toujours la durée pendant laquelle le devis est valable. Cela protège l'auto-entrepreneur contre les fluctuations de prix ou les changements de disponibilité.
- Indiquez clairement les conditions de paiement, y compris les modalités, les échéances et les pénalités en cas de retard. Cela aide à éviter les retards de paiement et les litiges financiers.
- Le devis et la facture doivent être cohérents en termes de prestations, de quantités et de prix. Toute divergence peut entraîner des contestations et des retards de paiement.
- Utilisez un langage clair et précis. Évitez les termes vagues qui peuvent prêter à interprétation.
- Mentionnez tous les frais supplémentaires possibles, tels que les frais de déplacement, les coûts de matériel non inclus initialement, etc. Cela évite les surprises pour le client et les discussions désagréables.
En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez rédiger des devis clairs, précis et attrayants, ce qui facilite les relations avec les clients et protège votre activité.
Devis auto-entrepreneur : les questions fréquentes
1 - Faut-il facturer un devis ?
Le devis est en principe gratuit. Dans certains cas, la gratuité du devis est obligatoire. C'est le cas dans les domaines suivant :
- déménagement
- pompes funèbres
- vente de produits d’optique médicale
- services à la personne quand le prix mensuel de la prestation est supérieur ou égal à 100 € TTC
- location automobile
- produits et prestations de services destinées à compenser la perte d’autonomie.
Dans les autres cas, vous pouvez établir des devis payants si vous estimez qu’ils impliquent un déplacement ou une étude approfondie. Si vous pensez être dans cette situation, vous devez impérativement et préalablement prévenir votre client du prix de ce devis.
2 - Que faire si mon client souhaite annuler le devis ?
Le droit de rétractation dépend si votre client est un professionnel ou bien un particulier.
Pour un client professionnel : La rétractation n'est possible que si le contrat ou les conditions générales de vente prévoient expressément cette possibilité. En l'absence d'une telle clause, le client professionnel est tenu de respecter les termes du devis signé.
Pour un client particulier : Le client bénéficie d’un droit de rétractation de 14 jours à compter de la conclusion du contrat ou de la réception du bien, si le devis a été conclu à distance.
Il est essentiel de lire attentivement les clauses spécifiques concernant les conditions d'annulation ou de rétractation avant de signer le devis.
Finalement, quel que soit votre cas, il est toujours envisageable de trouver une solution à l’amiable.
En savoir plus sur comment annuler un devis signé.
3 - Combien de temps dois-je conserver un devis ?
Les devis doivent être établis en double, un pour le client et l’autre conservé par l’auto-entreprise.
La durée de conservation pour les devis signés est de 5 ans, car ils sont considérés comme des contrats. Toutefois, la loi n’exclut pas de pouvoir les garder davantage si vous pensez que cela peut être utile à votre auto-entreprise.
En savoir plus : 10 astuces pour bien gérer sa comptabilité
4- Quelles sont les conséquences de ne pas fournir un devis lorsqu'il est obligatoire ?
Toute erreur sur l'information relative au prix en amont d’un contrat ou d’une prestation est passible d'une amende administrative qui peut aller jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
5- Est-ce qu’un devis peut remplacer une facture ?
Votre devis en tant qu’auto-entrepreneur ne remplace aucunement l’émission d’une facture. En effet, un devis est un document précontractuel qui sert à informer vos clients des détails et des coûts des services ou produits avant leur réalisation. Une fois le devis accepté et les services ou produits livrés, une facture doit être émise pour demander le paiement. Le devis ne peut donc pas remplacer la facture, car ils servent des fonctions distinctes et sont tous deux nécessaires dans le processus de vente.
Modèle de devis : exemple pour les auto-entrepreneurs
Vous connaissez maintenant tous les indispensables pour émettre des modèles de devis conformes. En pratique, voici un exemple de devis 100 % aux normes, généré depuis notre outil de gestion !
Profitez des modèles de devis et factures mis à disposition, d’un catalogue de vos clients ou encore de Ma Page Pro. Simplifiez-vous votre quotidien avec Mon Portail !
