Lexique de la facturation électronique

• La facturation électronique est la mise en place d’un processus digital de facturation. Les entreprises devront passer par des plateformes certifiées afin de recevoir et d’émettre des factures (e-invoicing). De plus, elles devront être capables de transmettre électroniquement des données des transactions à l’administration française (e-reporting).
• Toute entreprise assujettie à la TVA est concernée, y compris les micro-entreprises en franchise.
• La réforme est mise en place selon un calendrier précis, défini par l’article 91 de la loi de Finances pour 2024. 
  • Au 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques
  • Au 1er septembre 2027 : obligation d’envoi des factures électroniques
• Un glossaire spécifique est mis en place dans le cadre de cette réforme

Facture électronique : bientôt obligatoire en auto-entreprise

L’archivage électronique, dans le cadre de la facturation électronique, consiste à conserver les factures sous un format numérique sécurisé pendant la durée légale obligatoire, soit 10 ans.

Il garantit que les factures restent accessibles, lisibles, authentiques et inaltérées dans le temps. Cela implique des dispositifs techniques et organisationnels : horodatage, traçabilité, contrôle d’intégrité, sauvegardes, protections contre la perte ou la modification des données.

En clair, l’archivage électronique permet de stocker les factures dématérialisées de manière fiable pour pouvoir les consulter ou les présenter en cas de contrôle fiscal.

Le B2B, également orthographié BtoB, correspond aux transactions entre entreprises privées, quelle que soit leur taille.

Vous faites appel à un fournisseur dans le cadre de votre activité ? C’est un échange B2B. Vous vendez des produits ou des prestations à des entreprises ? C’est un échange B2B.

En tant que solopreneur travaillant avec des entreprises, vous serez amené à recevoir des factures électroniques dès 2026 et à en envoyer à compter de 2027.

Le B2C ou BtoC désigne la vente de biens et / ou services à destination de particuliers. Les prestations B2C ne sont pas concernées par l’envoi ni la réception de factures électroniques. Cependant, les entreprises devront se soumettre à l’obligation d’e-reporting.

Le B2G concerne tout type de commerce effectué entre une entreprise privée et un organe public : administration, État, collectivité territoriale, etc.

Toute entreprise réalisant des transactions avec le secteur public est concernée par la facturation électronique depuis 2017.

Chorus Pro est la plateforme d’envoi et de réception pour tous les acteurs du public. Ce portail de facturation n’est pas disponible pour les échanges entre entreprises privées.

Si vous êtes une entreprise privée et que vous traitez avec un organe étatique, vous pouvez passer par Chorus Pro pour votre facturation.

Le Cross Industry Invoice, que l’on retrouve majoritairement sous l’acronyme CII, est un format de facture électronique. Il est conforme à la norme européenne EN1693 puisqu’il encode les données de la facture dans une représentation structurée, normalisée et hiérarchisée, telle qu’exigée par l’administration fiscale.

Plus simplement, ce format permet de lire une facture électronique d’une plateforme à une autre, tout en garantissant la sécurité des données transmises.

Le cycle de vie d’une facture électronique correspond à l’ensemble des étapes qu’une facture parcourt depuis sa création jusqu’à son archivage final.

Il comprend généralement : la génération de la facture au format électronique, son émission et sa transmission via une plateforme, sa réception par le client, son traitement (validation ou refus, mise en paiement, intégration comptable), et enfin son archivage pour la durée légale.

En résumé, le cycle de vie décrit toutes les phases techniques et administratives qui assurent qu’une facture électronique est créée, échangée, contrôlée, payée et conservée dans des conditions conformes.

Dans le cadre de la réforme, le cycle de vie d’une facture à deux objectifs : le traitement par l’administration fiscale et l’amélioration des relations commerciales entre entreprises.

Au niveau de l’administration fiscale, 4 statuts de factures existent :

• Déposée : la facture a été transmise à une plateforme agréée, contrôlée, et jugée acceptée pour transmission. L’administration fiscale sait donc qu’une facture comporte donc une TVA collectable prochainement ou à collecter (respectivement suivant TVA sur les encaissements ou les débits).
• Rejetée : la facture a été contrôlée par la plateforme, mais n’est pas conforme pour différentes raisons. L’administration fiscale ne prendra donc pas en compta la TVA associée.
• Refusée : la facture est conforme, transmise au client, mais celui-ci la refuse. En cas de refus de la facture, celle-ci est annulée. Une nouvelle version devra être éditée.
• Encaissée : le fournisseur a été payé du montant de la facture. Il doit donc en informer l’administration fiscale qui estimera donc la TVA associée “à collecter” et pourra en comptabiliser le montant.

De votre côté, cela vous permettra d’être plus serein face aux délais de paiements des factures approuvées par vos clients !

La direction générale des Finances publiques dépend du ministère de l’Économie et des Finances.

C’est l’administration responsable des impôts, des finances de l’État et une partie de la comptabilité publique.

Elle s’occupe notamment de :

• collecter les impôts (particuliers et entreprises) ;
• gérer les déclarations fiscales ;
• contrôler et lutter contre la fraude ;
• piloter la facturation électronique pour les entreprises.

En résumé : la DGFiP, c’est le service de l’État responsable de tout ce qui touche aux impôts et aux finances publiques.

La DGFiP est l’acteur central de la réforme de la facturation électronique. Elle en définit les règles, supervise la mise en place des plateformes, pilote le Portail Public de Facturation et reçoit les données issues des factures pour assurer le suivi fiscal. En résumé, c’est elle qui conçoit, encadre et met en œuvre tout le dispositif.

Une donnée structurée, dans le cadre de la facturation électronique, est une information intégrée dans un format organisé et standardisé que les systèmes informatiques peuvent lire automatiquement.

Autrement dit, c’est une donnée placée dans des champs précis (montant, TVA, date, SIREN, etc.) selon une structure définie, ce qui permet son traitement, son contrôle et sa transmission sans intervention humaine.

L’e-invoicing, ou facturation électronique obligatoire, consiste à émettre et recevoir des factures au format électronique structuré, via des plateformes agréées ou le Portail Public de Facturation (pour les échanges B2G).

Cela permet aux entreprises d’échanger des factures automatiquement lisibles par les systèmes informatiques et d’en obtenir une version PDF, lisible par l’être humain.

L’e-reporting est la seconde obligation de la facturation électronique. On peut traduire ce terme par report électronique.

Il s’agit d’effectuer une transmission des données des opérations commerciales ne relevant pas de l’e-invoicing, comme certaines ventes à des particuliers ou à l’international. Pour cela, vous déclarez les informations clés, telles que le montant de la transaction ou le montant de la TVA facturée, auprès de l’administration fiscale.

Facture auto entrepreneur sans TVA : on vous explique tout !

“Je ne suis pas concerné par la réforme car je ne suis pas assujetti à la TVA” est une phrase que l’on retrouve encore beaucoup chez de nombreux entrepreneurs.

Pourtant, une personne est assujettie à la TVA si elle exerce une activité économique de manière indépendante et régulière. Plus simplement, toutes les entreprises sont par essence, assujetties à la TVA. Assujetti ne veut pas dire redevable de la taxe.

Vous êtes assujetti si vous rentrez dans le champ d’application de la TVA, sans même la facturer ni la reverser.

Êtes-vous concerné par la facturation électronique ?

Une facture dématérialisée signifie qu’elle n’est pas dans une version papier traditionnelle. Il peut s’agir d’un PDF comme d’une facture électronique.

Pour rappel, un simple PDF ne répond pas aux demandes de la facturation électronique.

Une facture électronique ou e-facture est un document dont les données sont structurées pour être lues par une plateforme agréée.

Elle est émise sous deux formats : une version codée et structurée, lisible par une plateforme agréée et un format PDF, lisible par l’être humain.

Une facture électronique hybride est une facture qui contient à la fois :

• un visuel lisible pour l’humain (souvent un PDF),
• et un fichier structuré intégré ou joint (comme du XML) que les systèmes informatiques peuvent lire automatiquement.

Elle combine donc un document compréhensible par le destinataire et des données normées exploitables par les plateformes de facturation et l’administration.

Le format de facture électronique Factur-X est le plus utilisé en France. Il respecte la norme européenne EN1693 et permet d’obtenir des factures électroniques au format hybride.

Un logiciel de facturation est un outil vous permettant d’envoyer des factures conformes aux exigences actuelles.

Un logiciel de facturation est souvent assimilé à une plateforme agréée. Pourtant, contrairement à une PA, le terme logiciel de facturation ne garantit pas de répondre à l’e-invoicing et l’e-reporting.

Ces mentions correspondent à toutes les informations obligatoires sur une facture.

À partir du 1er juillet 2027, vous serez dans l'obligation d'ajouter quatre nouvelles mentions sur toutes vos factures :

• Le numéro SIREN de votre client s’il est domicilié en France (9 chiffres)
• L’adresse de livraison de votre client, si elle diffère de son adresse de facturation (uniquement si vous vendez des biens)
• La catégorie de l’opération facturée, c’est-à-dire sa nature : livraison de biens, prestation de services ou les deux (mixte).
• La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits », seulement si vous avez choisi ce régime à la place du paiement après encaissement.

Pour rappel, une facture conforme protège un auto-entrepreneur en cas de litige, puisqu’elle constitue la preuve légale de l’opération commerciale. Elle vous permet aussi de garder l’esprit serein en cas de contrôle de l’Urssaf.

Une plateforme agréée (PA) joue un rôle essentiel dans la facturation électronique. Elle émet, reçoit et transmet les factures en s’assurant qu’elles respectent les formats normalisés comme Factur-X, UBL ou CII.

Elle gère aussi l’e-reporting, c’est-à-dire l’envoi à la DGFiP des données liées aux opérations qui ne donnent pas lieu à une facture électronique, comme les ventes B2C, les exportations ou certaines opérations exonérées de TVA.

Enfin, elle assure l’interopérabilité avec les autres PA grâce à des protocoles sécurisés, notamment via le réseau Peppol, et garantit une connexion fluide avec le Portail Public de Facturation, qui centralise les données et l’annuaire des entreprises.

Une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP, est l’ancien nom donné aux plateformes agréées. Cette mise à jour permet plus de clarté sur les outils de facturation.

Outre le changement de nom, les fonctions d’une PDP sont les mêmes que pour une PA.

Initialement, le PPF devait servir de plateforme de facturation publique pour tous les acteurs économiques français. Suite au communiqué de presse du 15 octobre 2024, sa mise en œuvre est annulée.

L’abandon du Portail Public de Facturation en tant que plateforme de facturation électronique, signifie qu’il se concentre désormais sur deux missions stratégiques. Premièrement, la gestion de l’annuaire central permettant d’identifier les plateformes agréées utilisées par les entreprises. Deuxièmement, il a le rôle de concentrateur de données : il collecte les données de facturation, de transaction et de paiement pour les transmettre à l’administration fiscale.

Un opérateur de dématérialisation, que l'on retrouve fréquemment sous l'acronyme OD, est un acteur privé qui s'inscrit dans la réforme de la facturation électronique.

Ayant changé de nom pour solution compatible, nous vous invitons à consulter cette définition.

Une signature électronique est l’équivalent numérique d’une signature manuscrite. Elle permet d’identifier clairement l’auteur d’un document et de garantir que son contenu n’a pas été modifié. Elle repose sur des procédés cryptographiques et doit répondre à des standards précis pour être considérée comme fiable.

Dans le cadre de la facturation électronique, la signature électronique sert à assurer l’authenticité, l’intégrité et parfois la non-répudiation des factures. Elle permet donc de prouver que la facture a bien été émise par l’entreprise concernée, qu’elle n’a pas été altérée et qu’elle ne peut pas être contestée par son émetteur.

Cet opérateur joue un rôle d'intermédiaire entre une entreprise qui émet une facture et une plateforme agréée. De plus, il répond aux mêmes exigences que les PA : émission et réception de factures électroniques (e-invoicing) et transmission auprès de l'administration fiscale (e-reporting).

Une solution compatible offre à ses clients l'assurance d'être en conformité avec les règlementations en vigueur.

Elle n’est cependant pas reconnue (agréé) par l’État.

Le Universal Business Language (UBL) est un format de facture électronique conforme à la norme européenne EN1693. Il encode les données de la facture dans une structure organisée, normalisée et hiérarchisée répondant aux exigences de l’administration fiscale.

En d’autres termes, ce format facilite la lecture et l’échange d’une facture électronique entre différentes plateformes, tout en assurant la sécurité des informations transmises.

Acronyme de eXtensible Markup Language, il s’agit d’un format de données largement utilisé sur internet. Dans la facturation électronique, il sert à échanger des informations dans un format structuré et harmonisé, commun à l’ensemble des acteurs.

Vous êtes à la recherche d’un outil de facturation, conforme aux attentes légales et dédié aux indépendant ? Solo réuni tous ces critères pour vous permettre d’envoyer des factures électroniques mais aussi de gérer facilement la croissance de votre entreprise !