Frais de débours : comment déduire vos achats professionnels de votre CA ?
Saviez-vous que vous pouvez facturer certaines de vos dépenses à vos clients ? C'est ce que l'on appelle les frais de débours. Ils vous évitent de gonfler votre chiffre d'affaires inutilement avec les achats de matériel nécessaires à la bonne exécution de vos missions. Vous ne payez donc pas de cotisations sur ces dépenses. Il s’agit là d’une information importante quand on sait que la micro-entreprise ne permet pas de déduire de dépenses professionnelles. Dans quel cas est-ce possible ? Quelle est la réglementation en la matière ? Suivez le guide !
Débours et remboursement de frais : de quoi s’agit-il ?
Dans le cadre de votre activité d’auto-entrepreneur, vous pouvez être amené à avancer de l’argent pour acheter du matériel ou des matières premières pour le compte de votre client.
À titre d’exemple, on peut citer différents cas :
- Un client vient de confier sa voiture à un mécanicien auto-entrepreneur. Celui-ci va devoir acheter lui-même des pièces détachées pour effectuer la réparation.
- Un plombier ou un carreleur réalise des rénovations chez ses clients. Pour chaque prestation, il doit se procurer les matériaux nécessaires.
Vous le voyez ici, ces professionnels engagent des frais pour finaliser leur prestation ou leur vente. C’est dans ce cas qu’on parle de frais de débours.
La bonne nouvelle, c'est qu’il est tout à fait possible de les récupérer, même quand on est micro-entrepreneur !
Information importante
Il ne faut confondre frais de débours et coûts d’achat, qui eux concernent les frais que vous engagez dans le but de développer votre micro-entreprise. Ce sera ainsi le cas d’un antiquaire qui achète et restaure des objets pour ensuite les revendre à un prix plus élevé. Les frais engagés ici n’entrent pas dans le cadre des frais de débours.
Frais de débours : une solution adaptée aux auto-entrepreneurs
La facturation des frais de débours constitue un avantage considérable pour les micro-entrepreneurs.
Vous avez peut-être d’abord été tenté de prendre les frais à votre nom pour ensuite les refacturer à votre client ? La refacturation peut certes paraître plus simple mais elle n’est pourtant pas le meilleur choix ! Rappelons en effet qu’en auto-entreprise, vous payez vos cotisations sociales selon un taux fixe appliqué sur votre chiffre d’affaires. En intégrant ces frais à votre prix de vente global, vous risquez de gonfler artificiellement votre CA. Vos cotisations seront alors plus importantes et les plafonds potentiellement plus vite atteints.
En facturant vos frais de débours, vous évitez toute mauvaise surprise :
- vos débours ne seront pas comptabilisés dans votre chiffre d’affaires et n’entreront donc pas dans le calcul de vos cotisations
- vous ne jouez finalement qu’un rôle d’intermédiaire entre le magasin et le client et n’êtes donc pas responsable du matériel acheté. Par conséquent, le client peut bénéficier des services après-vente du fournisseur.
Bon à savoir
Les frais kilométriques ne peuvent pas être considérés comme des frais de débours, même s’ils sont effectués dans le cadre de votre activité auto-entrepreneuriale. En effet, vous ne pouvez pas facturer vos frais de carburant au nom de votre client. Vous n’aurez pas d’autre solution que de répercuter ces frais sur votre tarification finale.
Vous préférez prendre l’avion ou le train ? Ce déplacement nécessite une nuit à l’hôtel ? Si les factures sont faites pour le compte de votre client, vous pouvez dans ce cas appliquer le principe de frais de débours.
Facturation des frais de débours : la marche à suivre
Si vous souhaitez récupérer l’argent que vous avez avancé, vous devrez respecter certaines formalités :
- Dans un premier temps, vous et votre client devrez signer un accord écrit où seront précisés la nature de l’achat et le budget maximum prévu. Cela constituera une preuve si toutefois votre client refusait ensuite de vous rembourser.
- Vous devez facturer l’achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes (SIRET, TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc). N’achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours.
- La facturation des frais de débours se fait au centime près. Vous ne pouvez pas demander un remboursement d’un montant supérieur à celui de la somme avancée.
- Conservez toutes vos preuves d’achat (factures, tickets de caisse…). Vous en remettrez une copie à votre client afin qu’il vous rembourse. Ces documents seront également à présenter en cas de contrôle.
Reprenons l’exemple du mécanicien auto-entrepreneur et appelons-le Victor.
Victor a reçu un nouveau client ce matin. Celui-ci voudrait faire une vidange sur son véhicule mais n’a pas d’huile à fournir. Pas de problème, Victor va s’en charger ! Ils signent alors tous les deux un contrat indiquant la nature de l’achat (un bidon d’huile) et le budget alloué.
Victor commande le nécessaire et demande que ceci soit bien facturé au nom du client. Il avance l’argent (40 €) en prélevant la somme nécessaire sur le compte bancaire dédié à son auto-entreprise.
Une fois la vidange effectuée, il remet à son client une facture de 140 €. Celle-ci mentionne de manière distincte le coût de la vidange (100 €) et celui des frais de débours (40 €). Il joint également le justificatif de paiement du bidon d’huile.
Le client devra donc payer 140 € à Victor, mais lui n’indiquera que 100 € lorsqu’il fera la déclaration de son chiffre d’affaires.
Bon à savoir
Si votre client est une entreprise redevable de la TVA alors que vous ne l’êtes pas, mieux vaut qu’il paie directement le fournisseur.
