Frais de débours : déduire vos achats professionnels
Saviez-vous qu'en tant que micro-entrepreneur vous pouvez facturer certaines de vos dépenses à vos clients ? C'est ce que l'on appelle les frais de débours. Ils vous évitent de gonfler votre chiffre d'affaires inutilement avec les achats de matériel nécessaires à la bonne exécution de vos missions. Vous ne payez donc pas de cotisations sociales sur ces dépenses. Il s’agit là d’une information importante quand on sait que la micro-entreprise ne permet pas de déduire de dépenses professionnelles. Dans quel cas est-ce possible ? Quelle est la réglementation en la matière ? Suivez le guide !
En résumé
Découvrez comment les frais de débours auto-entrepreneur peuvent devenir un atout majeur pour votre activité. En facturant séparément les dépenses liées à l'exécution de vos services, vous :
- offrez plus de transparence financière
- optez pour une simplicité administrative
- évitez une surévaluation de votre revenu imposable
Explorez les avantages, les démarches à suivre et des exemples concrets pour optimiser votre gestion financière et garantir la pérennité de votre auto-entreprise.
Frais de débours et remboursement de frais : de quoi s’agit-il?
Dans le cadre de votre activité en auto-entreprise, vous pouvez être amené à avancer de l’argent pour acheter du matériel ou des matières premières pour le compte de vos clients.
À titre d’exemple, on peut citer différents cas :
- Un client vient de confier sa voiture à un mécanicien auto-entrepreneur. Celui-ci va devoir acheter lui-même des pièces détachées pour effectuer la réparation.
- Un plombier ou un carreleur réalise des rénovations chez ses clients. Pour chaque prestation, il doit se procurer les matériaux nécessaires.
Vous le voyez ici, ces professionnels engagent des frais pour finaliser leur prestation ou leur vente. C’est dans ce cas qu’on parle de frais de débours.
La bonne nouvelle, c'est qu’il est tout à fait possible de récupérer le montant de ces frais, même quand on est micro-entrepreneur !
Liste des frais déductibles pour un auto-entrepreneur
Les frais de débours auto-entrepreneur concernent :
- L’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service : produits d’entretien, fournitures diverses, équipements, matériels…
- L’achat de matière première nécessaire à la réalisation du service
- Les frais de port engendrés dans la réalisation d’une prestation
- Les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour un client, sauf frais kilométriques (seulement si celui-ci a consenti à les payer pour vous)
Frais de débours : une solution adaptée aux auto-entrepreneurs
La facturation des frais de débours constitue un avantage considérable pour les micro-entrepreneurs.
Vous avez peut-être d’abord été tenté de prendre les frais à votre nom pour ensuite les refacturer à votre client ? La refacturation peut certes paraître plus simple mais elle n’est pourtant pas le meilleur choix ! Rappelons en effet qu’en auto-entreprise, vous payez vos cotisations sociales selon un taux fixe appliqué sur votre chiffre d’affaires. En intégrant ces frais à votre prix de vente global, vous risquez de gonfler artificiellement votre CA. Vos cotisations seront alors plus importantes et les plafonds potentiellement plus vite atteints.
En facturant des frais de débours, l'auto-entrepreneur évite toute mauvaise surprise :
- Les frais de débours auto-entrepreneurs ne seront pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires et n’entreront donc pas dans le calcul des cotisations
- L'auto-entrepreneur ne joue finalement qu’un rôle d’intermédiaire entre le magasin et le client et n'est donc pas responsable du matériel acheté. Par conséquent, le client peut bénéficier des services après-vente du fournisseur.
Bon à savoir
Les frais kilométriques ne peuvent pas être considérés comme des frais de débours, même s’ils sont effectués dans le cadre de votre auto-entreprise. En effet, vous ne pouvez pas facturer vos frais de carburant au nom de votre client. Vous n’aurez pas d’autre solution que de répercuter ces frais de déplacement sur votre tarification finale.
Vous préférez prendre l’avion ou le train ? Ce déplacement nécessite une nuit à l’hôtel ? Si les factures sont faites pour le compte de votre client, vous pouvez dans ce cas appliquer le principe de frais de débours.
Ne confondez pas frais de débours et frais de fonctionnement
Les coûts de fonctionnement représentent une composante incontournable de l'activité d'un micro-entrepreneur. Ils englobent diverses dépenses liées à l'exercice de la mission, certaines étant même facturées directement aux clients pour garantir la réalisation du travail.
Par exemple, l'acquisition d'outils nécessaires à l'exécution des tâches ne constitue pas des dépenses remboursables mais des coûts de fonctionnement, puisqu'il s'agit d'un investissement pour développer la micro-entreprise, ils ne peuvent pas être facturés en tant que frais de débours.
Un exemple concret des coûts de fonctionnement pour un micro-entrepreneur pourrait être un photographe auto-entrepreneur. Imaginons qu'il investisse dans l'achat d'un nouvel appareil photo haut de gamme afin d'améliorer la qualité de ses services. Ces coûts ne sont pas remboursables par les clients, mais ils sont indispensables pour maintenir et développer son activité. En outre, il peut également inclure des dépenses telles que l'achat de logiciels de retouche photo, la location d'un studio pour des séances de shooting ou même les frais de déplacement pour se rendre sur les lieux des sessions photo. Toutes ces dépenses sont des coûts de fonctionnement nécessaires pour que le photographe puisse exercer son activité auto-entrepreneur et offrir un service de qualité à ses clients.
Facturation des frais de débours : la marche à suivre
Si vous souhaitez récupérer l’argent que vous avez avancé, vous devrez respecter certaines formalités :
- Dans un premier temps, vous et votre client devrez signer un accord écrit ou mandat de débours où seront précisés la nature de l’achat et le budget maximum prévu. Cela constituera une preuve si toutefois votre client refusait ensuite de vous rembourser.
- Vous devez facturer l’achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes (SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc). N’achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours.
- La facturation des frais de débours se fait au centime près. Vous ne pouvez pas demander un remboursement d’un montant supérieur à celui de la somme avancée.
- Conservez toutes vos preuves d’achat (factures, tickets de caisse…). Vous en remettrez une copie à votre client afin qu’il vous rembourse. Ces documents seront également à présenter en cas de contrôle.
Découvrez ce qu'il faut savoir sur la facturation des auto-entrepreneurs
Prenons l’exemple de Victor, mécanicien auto-entrepreneur.
Victor a reçu un nouveau client ce matin. Celui-ci voudrait faire une vidange sur son véhicule mais n’a pas d’huile à fournir. Pas de problème, Victor va s’en charger ! Ils signent alors tous les deux un contrat indiquant la nature de l’achat (un bidon d’huile) et le budget alloué.
Victor commande le nécessaire et demande que ceci soit bien facturé au nom du client. Il avance l’argent (40 €) en prélevant la somme nécessaire sur le compte bancaire dédié à son auto-entreprise.
Une fois la vidange effectuée, il remet à son client une facture de 140 €. Celle-ci mentionne de manière distincte le coût de la vidange (100 €) et celui des frais de débours (40 €). Il joint également le justificatif de paiement du bidon d’huile.
Le client devra donc payer 140 € à Victor, mais lui n’indiquera que 100 € lorsqu’il fera la déclaration de son chiffre d’affaires, et paiera donc des cotisations sociales uniquement sur le montant de la prestation.
Bon à savoir
Si votre client est une entreprise redevable de la TVA alors que vous ne l’êtes pas, mieux vaut qu’il paie directement le fournisseur.
Gérer les notes de frais auto-entrepreneurs : ce qu'il faut savoir
Comprendre la Note de Frais : Définition et Utilité
Dans le contexte professionnel, une note de frais est un récapitulatif des dépenses personnelles engagées par un salarié ou un dirigeant pour le compte de l'entreprise, accompagné des justificatifs nécessaires pour obtenir un remboursement.
Notes de Frais pour les Auto-entrepreneurs : Pertinence et Limites
Pour un auto-entrepreneur, envisager la rédaction d'une note de frais peut sembler logique s'il utilise ses fonds personnels pour des dépenses professionnelles. Cependant, en raison de l'impossibilité de déduire ces frais de son chiffre d'affaires, cette pratique peut avoir peu d'intérêt.
Remboursement des Frais pour les auto-entrepreneurs : Réalité et Contraintes
Bien que les auto-entrepreneurs puissent se rembourser en transférant des fonds de leur compte professionnel vers leur compte personnel, ces frais ne seront pas déduits de leur chiffre d'affaires. Le régime fiscal de la micro-entreprise ne permet pas de telles déductions.
Changer de Statut : Une Solution pour Déduire les Frais Professionnels
Pour bénéficier de la déduction des frais professionnels, une transition vers un autre statut juridique tel que l'EURL ou la SASU est envisageable. Cela permettrait de différencier les remboursements de frais de la rémunération du dirigeant, de récupérer la TVA sur les frais engagés, et de les déduire du chiffre d'affaires pour le calcul du bénéfice imposable.
Conclusion
Les frais de débours offrent aux micro-entrepreneurs une solution efficace pour éviter la surévaluation de leur chiffre d'affaires et réduire leurs cotisations sociales. En facturant séparément les dépenses liées à leurs services, ils bénéficient de plus de transparence financière et de simplicité administrative. Il est crucial de distinguer ces frais des coûts de fonctionnement et de respecter les formalités nécessaires pour en tirer pleinement avantage. Pour une gestion encore plus optimisée, un changement de statut juridique peut être envisagé, permettant une déduction plus large des frais professionnels et une meilleure gestion fiscale. En somme, la bonne gestion des frais de débours est une stratégie clé pour maintenir la santé financière et la croissance d'une auto-entreprise !
Vous savez maintenant l'essentiel sur les frais de débours pour les auto-entrepreneurs ! Si vous hésitez encore à vous lancer avec le statut auto-entrepreneur, n'hésitez pas à contacter nos conseillers : ils répondent à toutes vos questions et réalisent toutes vos démarches de création. Passez de l'idée à l'action dès aujourd'hui : vous êtes accompagné !
