Facture d'avoir en auto-entreprise : comment la réaliser ?
Facture d’avoir : définition
Un document comptable
En matière de facturation et de comptabilité, la vigilance est de rigueur et modifier ce qui a été fait est souvent compliqué.
La loi anti-fraude à la TVA a même durci les règles en 2018 : il est désormais interdit de modifier ou de supprimer une facture déjà émise à vos clients (même si vous n’êtes pas redevable de la TVA avec votre auto-entreprise).
Dans cette situation, vous êtes donc contraint d’éditer une facture d’avoir, qu’on appelle également « note de crédit ».
Ce document constitue la preuve juridique de votre dette à l’égard de votre client. Vous devez donc la garder précieusement, notamment en cas de contrôle de l’Urssaf.
Bon à savoir
Selon la loi, une facture d’avoir a une durée de validité de 5 ans et a un délai de conservation de 10 ans.
Pour régler cette note de crédit, vous avez deux possibilités : soit rembourser le client, soit déduire cette somme sur une prochaine facture, sous forme de remise.
Après échange avec votre client, vous devrez indiquer les modalités de remboursement sur cette facture d’avoir.
Dans quel cas faire un avoir (ou note de crédit) à ses clients ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un auto-entrepreneur peut être amené à éditer une facture d’avoir :
- Vous avez commis une erreur sur la facture : erreur de calcul, dans le prix unitaire, dans les quantités, la facture d’avoir vous permet d’apporter les rectifications nécessaires
- Vous faites un geste commercial : pour fidéliser un client ou ne pas le perdre (en cas de litige par exemple), vous lui faites une remise. C’est ce qu’on appelle une facture d’avoir commercial.
- Votre client n’est pas satisfait : le produit ou le service que vous lui avez vendu ne lui convient pas et il souhaite annuler sa commande. La facture d’avoir permet d'annuler la facture initialement émise.
Le saviez-vous ?
Si vous avez commis une faute (non-respect des délais de livraison, défaut...) et que votre client n'est pas satisfait du bien ou du service vendu, il est en droit de refuser l'avoir que vous lui proposez. À la place, il peut demander un remboursement par exemple.
Acompte, arrhes, escompte et avoir : gare aux confusions en facturation !
Pour de multiples raisons, un professionnel peut être amené à faire des déductions sur sa facture finale. Mais selon les situations, cette somme ne portera pas le même nom ! Il est donc très important de ne pas vous tromper pour éviter tout litige avec votre client.
L’acompte
L’acompte désigne le paiement d’une avance par le client, dès la conclusion du contrat. Ce premier versement est ensuite déduit du coût total de la facture lors de son paiement final.
Le paiement d’un acompte engage le client comme le professionnel. Le vendeur doit fournir la marchandise et le client doit l’acheter. Si pour une quelconque raison, l’un ou l’autre change d’avis, il peut être condamné à payer des dommages et intérêts.
L’arrhe
Une arrhe correspond également à une avance faite par le client avant le paiement de la facture finale. Mais à la différence d’un paiement d’acompte, le versement d’arrhes n’engage ni le client ni le vendeur.
En cas d’annulation de la part du client, les arrhes ne lui seront toutefois pas remboursées. Si c’est le vendeur qui annule, alors il devra rembourser deux fois le montant des arrhes à son client.
L’escompte
Un escompte, quant à lui, désigne un avantage financier accordé à un client si celui-ci paie sa facture comptant ou avant le délai imparti.
Dans ce cas, vous devez préalablement définir un taux d’escompte que vous appliquerez ensuite sur la facture déjà émise. Il s’agit donc d’un geste commercial.
Pour faire cet escompte, vous devrez, en toute logique, émettre une facture d’avoir.
Facture d’avoir : comment faire ?
Les mentions obligatoires
Une facture d’avoir doit contenir les mêmes mentions obligatoires que n’importe laquelle de vos factures. Vous devez donc notamment y indiquer :
- L'identité de votre client : nom (ou dénomination sociale) et coordonnées (adresse du siège social ou du domicile d'un particulier)
- Votre nom, précédé ou suivi des initiales « EI » ou « Entrepreneur Individuel » et vos coordonnées (et éventuellement votre nom commercial si vous en avez un)
- Votre numéro SIREN
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de la facture
- La date de la vente ou des services
- La désignation de la prestation ou des produits vendus et le décompte détaillé (quantité, prix unitaire)
- Les modalités de paiement : remboursement, bon d’achat, remise sur la prochaine facture
- Le taux de TVA applicable si vous en êtes redevable
Comment émettre une facture en auto-entreprise ?
Information importante
Vous devez clairement distinguer cet avoir d'une facture classique. Au lieu de « Facture », écrivez « Facture d’avoir ». De la même façon, au lieu de « Net à payer », vous devez écrire « Net à déduire ». Enfin, mentionnez de manière lisible à quelle facture cet avoir se réfère.
La numérotation
Comme toute facture, cet avoir doit être numéroté.
Vous avez ici deux possibilités :
- Vous suivez la numérotation de vos factures « normales » et lui donnez donc le numéro qui suit celui de votre précédente facture. Prenons un exemple : la facture à modifier porte le numéro 2023-010. Vous avez ensuite émis la facture 2023-011 pour un autre client puis souhaitez éditer votre facture d’avoir. Celle-ci portera tout simplement le numéro 2023-012. Ici, vous ne faites donc aucune distinction entre factures « normales » et factures d’avoir.
- Vous adoptez une numérotation spécifique pour les factures d’avoir. Si vos factures « normales » portent par exemple les numéros 2023-001, 2023-002, vous pouvez décider de numéroter vos avoirs A2023-001, A2023-002, etc.
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Notre modèle de facture d’avoir
Pour ne pas commettre d’erreur et n’oublier aucune mention obligatoire, vous avez tout intérêt à utiliser un modèle de facture qu’il vous suffira ensuite de personnaliser. Utiliser un modèle certifié, c’est le meilleur moyen pour éviter toute mauvaise surprise en cas de contrôle fiscal.
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Facture d’avoir : les formalités comptables
On l’a vu, la réglementation liée à la facturation est très stricte, y compris pour vous qui êtes auto-entrepreneur. Une fois votre facture d’avoir émise, vous devez donc veiller à remplir les obligations comptables qui en découlent.
La mention dans votre livre de recettes
Votre client a déjà payé sa facture ? Cet encaissement doit être enregistré dans le livre de recettes de votre auto-entreprise. Il en va de même pour votre facture d’avoir, qui sera ici considérée comme une recette négative (ou décaissement).
Vous devez donc la mentionner comme n’importe quelle facture, en indiquant dans votre livre des recettes :
- La date d’émission et le numéro de la facture d’avoir
- L’identité du client
- La mention « Facture d’avoir »
- Le montant décaissé
- Le mode de règlement : remboursement, remise ou bon d’achat
La déclaration de votre chiffre d’affaires à l’Urssaf
Ici, deux cas sont possibles, selon que vous avez encaissé ou non la facture initiale.
Cas n° 1 : vous avez déjà encaissé la facture
Puisque votre facture initiale a déjà été encaissée, vous l’avez également déclarée à l’Urssaf et avez généré la facture d’avoir seulement après. Vous avez donc peut-être payé des cotisations sociales en trop !
- Si cet avoir prend la forme d’un remboursement partiel ou total à votre client : afin de régulariser votre situation, vous pourrez donc déduire le montant de l’avoir de votre prochaine déclaration de chiffre d’affaires.
- Si cet avoir prend la forme d’une remise sur la prochaine facture : vous déclarez simplement le montant de cette facture, puisqu’elle tient compte de la déduction de l’avoir.
Prenons un exemple : Léon a encaissé 1 000 € en mars après avoir vendu une prestation de services à son client. Il déclare cette somme à l’Urssaf début avril. Quelques jours après cette déclaration, il se rend compte qu’il a commis une erreur et renvoie une facture d’avoir de 200 € à son client.
- Léon décide de rembourser 200 € à son client et déduit alors cette somme de sa prochaine déclaration de chiffre d’affaires.
- Léon préfère faire une remise à son client sur sa prochaine facture. Au lieu de 800 € par exemple, celui-ci paiera 600 €. Léon déclarera donc 600 € à l’URSSAF pour ce prochain achat (sans impact sur les 1 000 € encaissés en mars).
Cas n° 2 : vous faites l’avoir avant d’avoir encaissé la facture
Reprenons l’exemple de Léon. Une fois la facture de 1 000 € émise et envoyée à son client, il se rend rapidement compte de son erreur. Par chance, il n’a pas encore reçu le paiement et ne l’a pas déclaré à l’Urssaf. Il édite donc une facture d’avoir dans la foulée et son client le paie 800 € au lieu de 1 000 €. Ici, les choses sont simples : Léon déclare 800 € à l’Urssaf.
Bon à savoir
La réglementation concernant la déclaration des avoirs à l’Urssaf manque de clarté. En cas de doute, vous pouvez contacter votre URSSAF afin d’expliquer plus précisément votre situation. En tout état de cause, votre livre de recettes et votre facture d’avoir seront des preuves de votre bonne foi.
La régularisation de votre facture de TVA
Vous êtes un auto-entrepreneur redevable de la TVA ? Lorsque vous émettez une facture d’avoir, cela annule la totalité de votre facture. Le chiffre d’affaires que vous auriez généré tout comme la TVA sont supprimés.
Si vous avez déjà déclaré la TVA perçue suite à l’encaissement de la facture initiale, votre déclaration est là aussi erronée. Vous avez en effet déclaré trop de TVA ! Par conséquent, vous devrez régulariser votre situation lors de votre prochaine déclaration fiscale.
Il vous faudra alors déclarer le montant de la facture d’avoir dans le cadre 3C « Régularisations ». Vous indiquerez la TVA correspondante à déduire sur la ligne 21 de votre déclaration.
Pour aller plus loin : Comment faire sa déclaration de TVA ?
Les nouvelles mentions obligatoires à partir de 2024
À partir du 1er juillet 2024, vous devrez ajouter 4 nouvelles mentions sur vos factures :
- Le numéro SIREN de votre client ou son numéro de TVA intracommunautaire s’il en a un
- La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de service, mixte)
- L’adresse de livraison si elle est différente de celle de facturation
- L’option pour le paiement de la taxe d’après les débits si vous en avez fait le choix
Ces mentions ont été instaurées par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique. Ces nouvelles mentions ne sont pas encore obligatoires. Vous pouvez toutefois les anticiper en les ajoutant à vos factures dès maintenant !
Vous avez désormais toutes les clés pour émettre une facture d’avoir conforme et l’enregistrer dans votre comptabilité. Pour être certain de ne commettre aucune erreur, simplifiez-vous la vie en testant dès maintenant notre logiciel de gestion et de facturation. Nos modèles conformes de devis, factures et avoirs vous feront gagner du temps et de la tranquillité d’esprit. Vous pouvez ainsi consacrer toute votre énergie à votre activité et vos clients !
