Transformer un devis en facture : guide pratique
Vous avez réalisé un devis, le client vous a donné son accord, il est temps de passer à l’étape suivante : la facturation. Pour éviter les erreurs et gagner du temps, la transformation d’un devis en facture peut se faire en quelques clics grâce à un outil adapté. Voici un point complet sur cette étape essentielle, avec des conseils utiles à chaque moment du processus.
Introduction au processus de conversion
Dans le quotidien d’un micro-entrepreneur, le devis et la facture sont deux documents essentiels pour votre activité, qui marquent les grandes étapes de la relation client.
- Un devis, c’est une proposition détaillée : il précise les prestations, les prix, les délais, et les conditions d’exécution d’un service. Il est non engageant tant qu’il n’est pas accepté, mais devient un contrat une fois validé par le client (signature ou accord écrit).
- Une facture, elle, intervient après la réalisation du service ou la livraison du produit. C’est un document comptable officiel pour votre trésorerie, qui déclenche le processus de paiement. Il doit contenir toutes les mentions légales et refléter avec exactitude ce qui a été convenu.
Transformer un devis en facture, c’est donc tout simplement passer d’une intention à une transaction.
Comment transformer un devis en facture ?
Créer une facture à partir d’un devis vous permet de sécuriser vos échanges commerciaux et de garder une trace claire de vos transactions. C’est aussi une façon simple de répondre aux exigences liées à votre statut d’auto-entrepreneur.
Dans la pratique, la transformation se fait généralement depuis un logiciel de facturation, via la liste de vos devis. Si vous avez un besoin spécifique ou des conditions particulières (acompte, échéancier), ces éléments peuvent aussi être intégrés au moment de la transformation.
Utiliser un logiciel de facturation pour convertir un devis
Une fois le devis accepté, vous pouvez créer la facture dès que le travail est terminé ou que le produit a été livré. Si vous utilisez un logiciel de facturation adapté, la conversion se fait très simplement. Passer par un logiciel de facturation présente plusieurs avantages :
- Gain de temps : les informations sont reprises automatiquement
- Réduction des erreurs : pas de ressaisie manuelle
- Respect des obligations légales : numérotation, mentions obligatoires, TVA, conditions de paiement...
- Suivi facilité : vous visualisez facilement les devis transformés, les factures en attente, les paiements reçus.
En quelques clics sur Mon Portail vous accédez à un menu vous permettant de sélectionner le devis concerné : dès que celui-ci est validé, la création de votre facture est automatique ! L’outil récupère automatiquement les données nécessaires : coordonnées client, prestations prévues, conditions de règlement. Cette étape se situe en haut de la page d'aperçu du devis. Vous avez aussi la possibilité de conserver le brouillon, d’ajouter des pièces jointes en bas du mail qui accompagne le devis.
Information importante
Cependant, à partir de 2027, toute entreprise devra utiliser un logiciel d'e-invoicing pour émettre leurs factures, dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique obligatoire.
Nous vous conseillons d'anticiper cette transition en vous familiarisant avec un outil adapté à votre micro-entreprise dès maintenant.
Conversion devis en facture : les bonnes pratiques
Passer d’un devis à une facture ne consiste pas seulement à cliquer sur un bouton : cette conversion s'accompagne aussi de quelques vérifications pour garantir la cohérence des informations, la conformité du document final, et la bonne compréhension du client.
Éléments à inclure dans la facture
Une facture issue d’un devis reste un document officiel, soumis à des règles précises. Même si le contenu est en grande partie repris automatiquement, certaines mentions doivent impérativement apparaître pour être conforme à la réglementation en vigueur.
- Vos coordonnées complètes : nom, adresse, numéro SIRET, éventuellement la raison sociale
- La mention "EI" ou Entrepreneur Individuel, comme sur tout vos documents commerciaux
- Les coordonnées du client
- Le numéro de facture, chronologique et unique
- La date d’émission
- Le détail des prestations ou des produits : description, quantités, prix unitaire
- Les montants hors taxe HT, le numéro de TVA (si applicable), et le total TTC
- La mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI » si vous facturez sans TVA
- Les conditions de paiement : délai, pénalités de retard éventuelles
Bon à savoir
Une conversion mal vérifiée peut entraîner des retards de paiement, des litiges ou des erreurs comptables. Lors de la conversion d’un devis en facture, il est essentiel de vérifier que toutes les informations reprises sont exactes et à jour. La facture doit respecter l’ordre chronologique de vos documents, avec une numérotation cohérente et une date postérieure à l’acceptation du devis. Aussi, veillez à facturer au bon moment : en général après la prestation ou la livraison, sauf en cas d’acompte ou de facturation en plusieurs étapes.
Pour en savoir plus : Facture auto-entrepreneur : comment faire ?
Gérer les différences tarifaires
Il est courant que la facture ne reflète pas exactement le devis, notamment lorsque des ajustements sont faits en cours de mission. Dans ce cas, la facture doit toujours refléter la réalité de la prestation réalisée.
Ajout ou modification de prestations
Si des services supplémentaires ont été demandés par votre client après validation du devis, ils doivent faire l’objet d’un avenant formalisé et peuvent faire l'objet d'une facturation supplémentaire. Elles peuvent ensuite être ajoutées à la facture sous forme de lignes distinctes. L’idéal reste d’avoir un accord explicite du client, même bref, avant l’émission de la facture finale.
Réductions ou suppressions
Toute modification du devis initial, qu’il s’agisse de prestations supplémentaires ou de prestations finalement non réalisées, doit faire l’objet d’un avenant écrit signé par les deux parties. Un devis signé ayant valeur de contrat, cet accord est indispensable avant toute modification de la facture, qu’il s’agisse d’ajouter ou de retirer des éléments.
Conserver la traçabilité
Même en cas de modification, le lien avec le devis initial doit être clair. Il est recommandé d’ajouter une mention ou une note indiquant les ajustements, surtout si ceux-ci ont un impact important sur le prix final.
Vous n’êtes pas encore certain de la meilleure façon de gérer vos devis et factures au quotidien ? Un outil de facturation simple, pensé pour la micro-entreprise, peut vraiment faire la différence !
