La gestion d’une micro-entreprise, bien que simplifiée, comporte des obligations. Vous devrez notamment vous pencher sur le sujet de la facturation à vos clients. Au-delà des mentions obligatoires à y faire figurer, il est important de connaître les délais et les modalités de conservation pour vos factures. Le Portail Auto-Entrepreneur vous explique comment faire !
Une facture est un document qui atteste de la vente de produits ou de services entre une entreprise et son client (qu'il soit un particulier ou un professionnel). Les factures ont plusieurs rôles :
En tant que micro-entrepreneur, vous avez pour obligation de tenir une comptabilité simplifiée, mais rigoureuse. Cela passe évidemment par l’étape de la facturation.
Même si la comptabilité d’un micro-entrepreneur est relativement simple, émettre ses premières factures pour ses clients peut parfois s'avérer compliqué.
Au Portail Auto-Entrepreneur, nous avons développé un outil dédié à la facturation des micro-entreprises. Grâce à ce logiciel, vous pouvez générer automatiquement et en quelques clics des factures 100 % conformes à la réglementation. Profitez-en, le 1er mois est gratuit !
Les micro-entreprises doivent impérativement conserver leurs registres, papiers ou documents pendant plusieurs années. La durée de conservation des factures est réglementée par la loi.
Il existe toutefois un flou juridique sur les délais à respecter. Les différentes réglementations évoquent en effet deux délais différents.
L’article L102 B du livre des procédures fiscales et l’article L441-9 du Code de commerce imposent un délai obligatoire de 6 ans pour conserver vos factures à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur la facture ou à partir de sa date d’émission .
L’article L123-22 du Code de commerce, lui, impose de conserver vos factures pendant une durée de 10 ans. Ce délai de conservation ne s’applique pas qu’aux factures. Cet article du Code de commerce concerne également toutes les pièces justificatives et tous les documents comptables établis par le commerçant comme les relevés des comptes bancaires ou les bordereaux de chèques.
Ces documents servent à vérifier le calcul de l'impôt sur le revenu, les sociétés, les BIC, BNC, la CFE, ou la TVA (article L102 B du Livre des procédures fiscales).
Nous vous recommandons donc de prendre en compte ce second délai de 10 ans pour être sûr de garder une comptabilité dans les normes en cas de contrôle.
Il est primordial de connaître le délai de conservation des factures de ses clients et de ses documents comptables. Il est tout aussi important de savoir où les stocker.
À l’heure actuelle, vous avez toujours le droit d’avoir le choix : les factures peuvent être conservées aussi bien sous forme papier et sous forme électronique/numérique pour l’archivage.
Une facture peut tout à fait être réalisée à la main, même s’il est de plus en plus commun aujourd’hui de passer par la voie numérique.
Mais attention : dès 2026, les micro-entrepreneurs auront l’obligation de générer toutes leurs factures par voie électronique.
Le but ? Simplifier les échanges avec l’administration fiscale et lutter contre les fraudes.
Par ailleurs, pour numériser une facture dans les règles de l’art, vous devez suivre les règles figurant dans l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales) :
Information importante
Le secteur public est ici en avance sur le changement de réglementation. En effet, depuis le 1er janvier 2020, si vous adressez des factures à une institution ou un organisme public, vous devez obligatoirement les éditer et les envoyer au format électronique. Pour le reste des entreprises, cette transition est prévue entre 2024 et 2026 (2026 pour les micro-entreprises).
La facture électronique peut être envoyée et reçue par email ou grâce à un lien sécurisé sur Internet. Même si cela peut paraître incongru, vous devez encore obtenir l’accord de votre client en amont pour lui envoyer des factures dématérialisées et non au format papier.
Cet accord se doit d’être formalisé. Pensez également à conserver une preuve de la bonne réception de votre facture par l'entreprise client dans votre archivage.
La facture papier et la facture électronique peuvent toutes les deux faire office de factures dites d’origine. La copie numérisée n’est, quant à elle, qu’une version numérisée de la facture papier officielle. Mais il existe aussi le duplicata de facture. De quoi s'agit-il ?
Le duplicata est tout simplement un document de réédition exacte de la facture d´origine, qu’elle soit papier ou électronique. Ces documents dupliqués doivent obligatoirement être accompagnés d’une mention stipulant qu'ils sont bien des duplicatas et qu’il ne s’agit donc pas de la facture originelle : « copie délivrée à la demande de l’acheteur ». Les duplicatas de facture sont des documents ainsi certifiés « conforme à l’original ».
Ce genre de document est généralement demandé par le client dans les situations suivantes (couramment liées à des problèmes d’ordre de vie quotidienne) :
Sachez que si un client revient vers vous pour vous demander un duplicata de facture car il a perdu la version d’origine par exemple, il est dans son droit et vous êtes dans l’obligation de lui fournir, peu importe la raison invoquée.
Des sanctions peuvent s’appliquer si vos factures ne sont pas conservées pendant le délai nécessaire, mais aussi si des erreurs de mentions sont constatées. Portez donc grand soin à la réalisation et à la méthode de conservation que vous appliquez pour votre facturation !
Il existe deux types d’amendes en cas d'erreur sur les mentions obligatoires d'une facture.
Le paiement d’une amende de 15 € est appliqué pour chaque mention manquante ou erronée sur la facture. Toutefois, le montant total de l’amende ne peut pas être supérieur au ¼ du montant de la facture.
Prenons un exemple :
Vous avez émis une facture de 140 € où 3 mentions manquent sur le support. Théoriquement, vous devriez payer une amende de 3 x 15 € par mention manquante, soit 45 €. Or, 1/4 de 140 € est égal à 35 €. Le prix de l'amende sera donc plafonné à 35 €.
Si des contrôles sont effectués et que vous êtes dans l’incapacité de réunir l’ensemble de vos factures alors que la durée des 6 ou 10 ans réglementaires n'est pas écoulée : des pénalités financières sont prévues.
Une facture doit être rédigée en français et être éditée en deux exemplaires. Des mentions obligatoires doivent y figurer. Parmi elles :
Le saviez-vous ?
En tant que micro-entrepreneur, vous pouvez bénéficier de la franchise en base de TVA. Cela signifie que vous n’êtes pas redevable de la TVA tant que votre chiffre d’affaires annuel reste en dessous de certains seuils. Vous ne facturez donc pas de TVA à vos clients et vous ne la récupérez pas sur vos achats.
Au 1er janvier 2025, les seuils de chiffre d’affaires applicables sont les suivants : 91 800 euros hors taxes pour les activités d'achat et de revente de marchandises, la vente de denrées à consommer sur place et les prestations d'hébergement (activités relevant des bénéfices industriels et commerciaux), et 36 800 euros hors taxes pour les prestations de service commerciales ou artisanales ainsi que les activités libérales.
Un abaissement du seuil de TVA à 25 000 euros avait été initialement prévu dans le projet de loi de finances pour 2025. Cependant, cette mesure a été annulée à la suite de nombreuses réactions. Les seuils actuellement en vigueur restent donc applicables jusqu’à nouvel ordre. Toute évolution éventuelle sera discutée dans le cadre du projet de loi de finances pour 2026.
À partir du 1er juillet 2024 vous devrez ajouter de nouvelles mentions à vos factures :
Ces nouvelles mentions ont été mises en place par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022. L'objectif ? Préparer progressivement les entrepreneurs à la généralisation de la facturation électronique.
Ces mentions ne sont pas encore obligatoires. Vous pouvez toutefois prendre les devants et les intégrer dès maintenant dans vos factures !
Besoin de conseils, de précisions ou d’un modèle pour réaliser vos factures ? Cet article est fait pour vous : auto-entrepreneur, comment faire une facture ?
Vous l’avez compris, réaliser une facture et respecter les conditions de sa conservation requièrent un peu de rigueur ! Il est important de suivre scrupuleusement les étapes obligatoires et les délais en vigueur. Cette organisation demande du temps et nécessite un minimum d’attention.
Vous pouvez tester gratuitement notre logiciel de gestion et de facturation et le service est ensuite sans engagement de durée.
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William est un professionnel qui travaille au Portail Entrepreneur depuis 2018. Son rôle polyvalent englobe la pédagogie et l'investigation. En tant que support pour les clients et la gestion des entreprises, il accompagne ces derniers avec dévouement. Son talent réside dans sa capacité à vulgariser les informations administratives, tout en transmettant des données essentielles avec clarté et précision.
