La conservation des factures est une obligation essentielle pour les auto-entrepreneurs. Combien de temps faut-il les garder ? Sous quel format les archiver ? Et quels sont les risques en cas d’erreur ?
Dans cet article, vous trouverez les règles à connaître pour conserver vos factures en toute conformité, ainsi que les bonnes pratiques à adopter au quotidien.
Une facture est un document obligatoire qui prouve la vente d’un produit ou la réalisation d’une prestation entre une entreprise et son client, qu’il s’agisse d’un particulier ou d’un professionnel.
Elle remplit plusieurs fonctions essentielles :
En micro-entreprise, la facturation est donc une étape clé pour structurer votre activité et respecter vos obligations.
Pour vous accompagner, le Portail Auto-Entrepreneur propose un logiciel de facturation dédié aux solopreneur. Il vous permet de créer facilement des factures conformes, de les organiser et de les retrouver en cas de besoin.
En micro-entreprise, les factures, registres et pièces justificatives doivent être conservés pendant plusieurs années. Cette obligation est prévue par la loi et reste essentielle pour tenir une comptabilité rigoureuse et pouvoir justifier votre activité en cas de contrôle.
En pratique, deux délais de conservation doivent être distingués.
L’article L102 B du livre des procédures fiscales prévoit un délai de conservation de 6 ans pour les documents fiscaux. De son côté, l’article L441-9 du Code de commerce encadre également certaines obligations liées à la facturation. Ces textes permettent à l’administration de contrôler les éléments utiles à la vérification de l’impôt, de la TVA ou de certaines taxes.
L’article L123-22 du Code de commerce impose, lui, de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans. Cette durée ne concerne pas uniquement les factures : elle vise aussi d’autres documents utiles à la gestion de l’entreprise, comme un contrat , une assurance , certains relevés, registres ou justificatifs comptables.
Même si un délai fiscal de 6 ans existe, il est plus prudent de conserver vos factures pendant 10 ans. C’est la durée la plus sécurisante pour rester en règle, garder une comptabilité dans les normes et être en mesure de présenter vos documents en cas de contrôle.
Connaître la durée de conservation de ses factures est indispensable, mais savoir sous quel format les archiver l’est tout autant. En pratique, les factures peuvent encore être conservées au format papier ou au format électronique, à condition de garantir leur lisibilité, leur intégrité et leur disponibilité pendant toute la durée de conservation.
Une facture peut encore être établie et conservée au format papier. Ce support reste donc possible aujourd’hui, tant que vous respectez vos obligations de conservation.
En revanche, le cadre évolue avec la réforme de la facturation électronique. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Pour les micro-entrepreneurs, l’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera à partir du 1er septembre 2027.
Si vous souhaitez numériser une facture papier, vous devez respecter les règles prévues par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales. La copie numérique doit notamment reproduire le document à l’identique, être conservée au format PDF ou PDF A/3, être assortie d’un dispositif garantissant son authenticité, reprendre les éventuelles annotations et être horodatée.
Une facture peut également être conservée sous format électronique. Elle peut être archivée dans un logiciel de facturation, un espace de stockage sécurisé ou tout autre outil permettant de la retrouver facilement en cas de besoin.
Avant l’entrée en vigueur complète de la réforme, une facture adressée à un client professionnel peut encore être transmise sous format papier ou électronique. Historiquement, l’acceptation du destinataire devait être matérialisée pour la facturation électronique. Cette règle existe toujours dans la doctrine fiscale, mais elle doit désormais être lue à la lumière de la généralisation progressive de la facture électronique, qui rendra la réception obligatoire pour toutes les entreprises à compter du 1er septembre 2026.
Bon à savoir
Aucune ouverture de compte bancaire n'est requise pour choisir votre logiciel de facturation et archiver vos factures en toute sécurité.
Une facture, qu’elle soit établie au format papier ou au format électronique, peut constituer une facture d’origine. En revanche, une copie numérisée d’une facture papier reste une reproduction du document initial. À côté de ces deux formats, il existe aussi le duplicata de facture.
Le duplicata correspond à une réédition à l’identique de la facture d’origine, qu’elle ait été émise sur papier ou sous format électronique. Il ne remplace pas la facture initiale, mais permet d’en fournir une nouvelle copie au client lorsque cela est nécessaire.
Pour éviter toute confusion, le duplicata doit comporter une mention explicite, par exemple : « copie délivrée à la demande de l’acheteur ». Il doit également reprendre les mêmes informations que la facture d’origine, afin de rester conforme au document initial. L’acheteur et le vendeur doivent chacun conserver un exemplaire de la facture émise.
En pratique, un duplicata peut être demandé dans plusieurs situations :
Lorsqu’un client vous demande un duplicata, il est recommandé de le lui transmettre rapidement afin de sécuriser la relation commerciale et de lui permettre de conserver ses justificatifs dans un dossier.
Une facture incomplète, erronée ou mal conservée peut entraîner des sanctions. En pratique, les risques ne sont pas les mêmes selon qu’il s’agit d’une mention obligatoire oubliée, d’un manquement aux règles de facturation ou d’un défaut de conservation des documents.
Lorsqu’une facture comporte une mention obligatoire manquante ou inexacte, une amende fiscale de 15 € par mention peut s’appliquer. Le montant total de cette amende est toutefois plafonné au quart du montant de la facture. Ces règles relèvent de l’article 1737 du Code général des impôts.
Prenons un exemple : si vous émettez une facture de 140 € dans laquelle 3 mentions obligatoires sont absentes, l’amende théorique est de 45 €. Mais comme le plafond correspond à 25 % du montant de la facture, soit 35 €, l’amende ne pourra pas dépasser cette somme.
Le Code de commerce, à l’article L441-9, prévoit également une amende administrative en cas de manquement aux règles de facturation. Son montant peut aller jusqu’à :
En cas de réitération du manquement dans un délai de 2 ans, ces plafonds peuvent être portés à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.
Si vous n’êtes pas en mesure de présenter vos factures ou vos justificatifs alors que le délai légal de conservation n’est pas expiré, vous vous exposez à des difficultés en cas de contrôle, notamment pour justifier votre comptabilité ou certaines opérations déclarées.
Le risque ne se limite donc pas à une simple question de classement : une mauvaise conservation peut fragiliser votre position face à l’administration, surtout si elle s’ajoute à d’autres irrégularités de facturation. L’obligation de conservation reste un point essentiel pour tenir une comptabilité rigoureuse et pouvoir produire vos documents en cas de demande l'administration fiscale en charge.
Ne pas être en mesure de présenter ses factures peut compliquer fortement un contrôle fiscal ou URSSAF.
Des sanctions plus lourdes peuvent s’appliquer en cas de fraude, notamment si une facture ne correspond à aucune opération réelle, ou si l’identité ou l’adresse d’un client ou d’un fournisseur sont volontairement dissimulées ou travesties. Dans ce type de situation, l’article 1737 du Code général des impôts prévoit une amende pouvant atteindre 50 % du montant concerné.
Pour limiter les risques, il est important de :
Avant de conserver vos factures, encore faut-il qu’elles soient conformes. Voici les mentions essentielles à vérifier :
Avant d’envoyer une facture, prenez le temps de vérifier chaque point. Une mention oubliée ou erronée peut entraîner une sanction, même si l’erreur paraît mineure.
Le saviez-vous ?
En micro-entreprise, vous pouvez bénéficier de la franchise en base de TVA tant que votre chiffre d’affaires reste sous certains seuils. Dans ce cas, vous ne facturez pas la TVA à vos clients et vous ne la récupérez pas sur vos achats.
En 2026, les seuils applicables restent les mêmes qu’en 2025 :
Le projet de seuil unique à 25 000 €, envisagé un temps, a finalement été supprimé.
À partir du 1er septembre 2027 vous devrez ajouter de nouvelles mentions à vos factures :
Ces nouvelles mentions ont été mises en place par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022. L'objectif ? Préparer progressivement les entrepreneurs à la généralisation de la facturation électronique.
Ces mentions ne sont pas encore obligatoires. Vous pouvez toutefois prendre les devants et les intégrer dès maintenant dans vos factures !
Besoin de conseils, de précisions ou d'un modèle pour réaliser vos factures ? Cet article est fait pour vous : auto-entrepreneur, comment faire une facture ?
Les factures peuvent être archivées au format papier ou numérique. En version électronique, vous devez garantir leur lisibilité, leur intégrité et leur accessibilité pendant toute la durée de conservation. En cas de numérisation, les règles de l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales doivent être respectées.
Une mention obligatoire manquante peut entraîner une amende de 15 € par mention, plafonnée à 25 % du montant de la facture (article 1737 du Code général des impôts). Des sanctions plus lourdes existent en cas de fraude ou de manquement répété.
Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 prévoit l’ajout de nouvelles mentions pour préparer la facturation électronique :
Ces mentions ne sont pas encore obligatoires pour tous, mais il est conseillé de les anticiper dès maintenant.
Bien conserver ses factures, c’est rester en règle, tenir une comptabilité rigoureuse et être prêt en cas de contrôle. Avec la généralisation progressive de la facturation électronique entre 2026 et 2027, s’équiper d’un outil adapté devient un vrai atout.
Notre solution de e-facturation vous aide à créer, organiser et retrouver facilement vos factures, pour gérer votre activité plus sereinement au quotidien.
Obligations comptables du micro-entrepreneur
Micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) : quelles sont vos obligations ?
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Jeune recrue au sein du Portail Auto-Entrepreneur, Eva est passionnée d’entrepreneuriat et son parcours varié lui confère une perspective unique. Elle partage son savoir à travers des articles pour aider les entrepreneurs à naviguer dans le monde complexe de l’auto-entreprise.
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