Combien de temps et comment doit-on conserver une facture en auto-entreprise ?

Une facture est un document qui atteste de la vente de produits ou de services entre une entreprise et son client (qu'il soit un particulier ou un professionnel). Les factures possèdent plusieurs rôles : 

• Une valeur juridique : la facture officialise la prestation de vente auprès de votre client et sert de preuve devant la justice au cas échéant. Elle admet ainsi un droit de créance, c’est-à-dire que ce document vous permet de contraindre le client à exécuter son obligation : à savoir payer la facture. 
• Une valeur commerciale : les factures répertorient l’ensemble des conditions admises entre vous et le client ainsi que vos coordonnées respectives. Il peut s’agir notamment du montant à payer, du nom et de l’adresse de facturation. 
• Une valeur comptable : vous vous en doutez, les factures sont indispensables pour votre comptabilité. Ces papiers constituent également une preuve en cas de contrôle fiscal de l’administration (impôts, URSSAF) et permettent de formaliser les montants de TVA à collecter, déduire et/ou transmettre.  

En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez pour obligation de tenir une comptabilité simplifiée, mais rigoureuse. Cela passe évidemment par l’étape de la facturation. Bien que la comptabilité de l’auto-entrepreneur ne soit pas des plus compliquées, il n’est pas forcément toujours très évident de remplir les premières factures pour ses clients. Pour éviter tout casse-tête et perte de temps inutile, il existe des services et outils de facturation pour les auto-entreprises qui leur garantissent des factures 100 % conformes à la loi. Et ça tombe bien, c’est un service aussi proposé par le Portail Auto-Entrepreneur. 

JE DÉCOUVRE GRATUITEMENT

Penchons-nous désormais sur la durée de conservation de vos factures. Le droit la réglemente. La loi est claire : les auto-entreprises doivent impérativement conserver leurs registres, papiers ou documents pendant plusieurs années. Dans la pratique, il existe deux délais de conservation de factures différents qui s’appliquent en fonction de la nature de votre activité (à savoir si vous êtes commerçant, artisan ou libéral). 

Si vous êtes auto-entrepreneur artisan ou libéral  

Le délai obligatoire pour conserver vos factures est de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur la facture ou à partir de sa date d’émission (Article L102 B du livre des procédures fiscales). 

Si vous êtes auto-entrepreneur commerçant  

En revanche, si vous êtes auto-entrepreneur commerçant, gardez en tête que la durée de la conservation de vos factures est de 10 ans (Article L123-22 du Code de commerce). Ce délai de conservation ne s’applique pas qu’aux factures et concerne également toutes les pièces justificatives et tous les documents comptables établis par le commerçant.  

Il est primordial de connaître le délai de conservation des factures de ses clients et de ses documents comptables, il est vrai, mais il est tout aussi important de savoir où les stocker. À l’heure actuelle, vous avez toujours le droit d’avoir le choix : les factures peuvent être conservées aussi bien sous forme papier et sous forme électronique/numérique pour l’archivage. 

Version papier  

Une facture peut tout à fait être réalisée à la main, même s’il est de plus en plus commun aujourd’hui de passer par la voie numérique. Mais attention : dès 2024, il deviendra obligatoire de générer toutes ses factures par voie électronique. Vous devrez donc bientôt dire adieu aux factures papier. Le but ? Simplifier les échanges avec l’administration fiscale et lutter contre les fraudes. Par ailleurs, pour numériser une facture dans les règles de l’art, vous devez suivre les règles figurant dans la loi (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales), c’est-à-dire :  

• Reproduire le contenu et les couleurs de la facture à l’identique de la version originale sur le nouveau document.  
• Exporter et conserver le document numérisé au format PDF ou PDF A/3 
• Assortir la facture d'un dispositif d’authentification : un cachet électronique, signature électronique, empreinte numérique ou tout autre dispositif certifiant validé par l’autorité de certification dédiée. 
• Reporter les potentielles annotations ajoutées sur les factures papier (au stylo par exemple). sur la version numérique de ces documents 
• Enfin, horodater la facture obtenue.

Version électronique 

La facture électronique peut être envoyée et reçue par email ou grâce à un lien sécurisé sur Internet. Même si cela peut paraître incongru, vous devez encore obtenir l’accord de votre client en amont pour lui envoyer des factures dématérialisées et non au format papier. Cet accord se doit d’être formalisé. Pensez également à conserver une preuve de la bonne réception de votre facture par l'entreprise client dans votre archivage.  

La facture papier et la facture électronique peuvent toutes les deux faire office de factures dites d’origine. La copie numérisée n’est, quant à elle, qu’une version numérisée de la facture papier officielle. Mais il existe aussi le duplicata de facture. Quésaco ? 

Le duplicata est tout simplement un document de réédition exacte de la facture d´origine, qu’elle soit papier ou électronique. Ces documents dupliqués doivent obligatoirement être accompagnés d’une mention stipulant qu'ils sont bien des duplicatas et qu’il ne s’agit donc pas de la facture originelle : « copie délivrée à la demande de l’acheteur ». Les duplicatas de facture sont des documents ainsi certifiés « conforme à l’original ». 

Ce genre de document est généralement demandé par le client dans les situations suivantes (couramment liées à des problèmes d’ordre de vie quotidienne) :  

• Lors d’une perte de facture, tout simplement, ou ; 
• si l’entreprise du client (où le lieu de vie du client particulier) a connu un sinistre comme un incendie ou un dégât des eaux par exemple. 

Sachez que si un client revient vers vous pour vous demander un duplicata de facture car il a perdu la version d’origine par exemple, il est dans son droit et vous êtes dans l’obligation de lui fournir, peu importe la raison invoquée. 

Des sanctions peuvent s’appliquer si la facturation n’est pas conservée pendant le délai nécessaire, mais aussi si des erreurs de mentions sont constatées. Portez donc grand soin à la réalisation et à la méthode de conservation que vous appliquez pour votre facturation ! 

Il existe deux types d’amendes en cas d'erreur sur les mentions obligatoires d'une facture : 

L’amende fiscale 

Le paiement d’une amende de 15 € est appliqué pour chaque mention manquante ou erronée sur la facture. Toutefois, le montant total de l’amende ne peut pas être supérieur au ¼ du montant de la facture. 

Prenons un exemple : 

Vous avez émis une facture de 140 € où 3 mentions manquent sur le support. Théoriquement, vous devriez payer une amende de 3 x 15 € par mention manquante, soit 45 €. Or, 1/4 de 140 € est égal à 35 €. Le prix de l'amende sera donc plafonné à 35 €.  

L’amende administrative 

Si des contrôles sont effectués et que vous êtes dans l’incapacité de réunir l’ensemble de vos factures alors que les 6 ou 10 ans réglementaires (délai de conservation défini en fonction de la nature de votre activité) ne sont pas écoulés : des pénalités financières sont prévues. 

• Pour une personne physique (qui désigne un individu) : l’amende peut monter jusque 75 000 € 
• Pour une personne morale (qui désigne une entité juridique) : l’amende maximale est de 375 000 €  

Une facture doit être rédigée en français et être éditée en deux exemplaires. Des mentions obligatoires doivent figurer sur le support, parmi elles : 

• La date d’émission : c’est-à-dire la date à laquelle elle a été établie. 
• Le numéro de la facture : il se doit d’être unique. C’est la « carte d’identité » de la facture. 
• La date de vente du produit ou du service : il s’agit de la date à laquelle la livraison des produits ou services a été effectuée.  
• L’identité du vendeur ou prestataire : elle se constitue de votre nom et prénom, de votre adresse de facturation et du numéro de SIRET ou SIREN de votre entreprise 
• L’identité et les coordonnées du client : elles comportent la dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénom si c’est un particulier) et son adresse de facturation (et de livraison si elle est différente de celle de facturation) 
• La désignation et le décompte des prestations (produits et/ou services) 
• Le montant à payer : il s’agit de la somme totale hors taxes (HT) et toutes taxes comprises avec la TVA (TTC). Les deux sommes doivent être inscrites sur la facture. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, alors vous devez le préciser.  

Besoin de conseils, de précisions ou d’un modèle pour réaliser vos factures ? Cet article est fait pour vous : auto-entrepreneur, comment faire une facture ? 

Vous l’avez compris, réaliser une facture et respecter les conditions de sa conservation n’est pas sorcier ! Il suffit de suivre scrupuleusement les étapes obligatoires. Cette rigueur peut prendre du temps et nécessite un minimum d’attention.  

Heureusement, des outils et des logiciels en ligne comme celui du Portail Auto-Entrepreneur existent pour vous permettre d’éditer des factures 100 % conformes. Un réel support pour l’auto-entrepreneur. En prime, vous pouvez également y effectuer toute votre gestion comptable, mais aussi bénéficier de fonctionnalités supplémentaires (assistants de déclaration, offres partenaires, page professionnelle en ligne, modèles de contrats, etc.). La bonne nouvelle ? Vous pouvez tester gratuitement notre logiciel de gestion et de facturation et le service est ensuite sans engagement de durée. 

JE TESTE GRATUITEMENT MON PORTAIL