Checklist pratique : passer à la facturation électronique

Ce qu’il faut retenir sur de la facturation électronique

• Un PDF envoyé par email reste une facture, mais ce n’est pas une facture électronique au sens de la réforme.
• Une facture électronique est une facture avec des données structurées (ex. Factur-X, UBL, CII) qui transite via une plateforme agréée.
• La réforme concerne d’abord les factures entre professionnels en France (B2B France).
• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
• 1er septembre 2027 : les micro-entreprises et PME doivent pouvoir émettre des factures électroniques (pour les ventes B2B France concernées).
• Pour certaines ventes (notamment à des particuliers ou à l’étranger), il n’est pas toujours possible d’émettre une facture électronique dans le cadre des échanges entre entreprises établies en France. Dans ce cas, la réforme prévoit la transmission de certaines données à l’administration fiscale : c’est le e-reporting.

Je découvre le logiciel de facturation

Facture PDF envoyée par email

Vous créez votre facture, vous l’enregistrez en PDF, puis vous l’envoyez par email. C’est une facture valable. Mais, au sens de la réforme, ce n’est pas une facture électronique.

Facturation électronique (e invoicing)

Une facture électronique repose sur deux éléments indispensables.

1) Un format structuré

Avec la facturation électronique, vous allez recevoir, émettre et transmettre une facture dématérialisée qui contient des données ou des informations sous forme structurée, c’est-à-dire uniquement exploitables de façon informatique.

2) Une transmission via une plateforme agréée

La facture ne s’envoie plus en pièce jointe. Elle transite via une plateforme agréée (PA) immatriculée par l’administration.

La PA achemine la facture vers la plateforme du client (même si vous n’utilisez pas le même outil) et permet un suivi de son état (transmise, reçue, acceptée ou refusée selon les cas).

Exemple concret : votre facture de graphiste en B2B

Vous êtes graphiste et, sur ce sujet, en tant que prestataire de services, vous facturez une entreprise (facture entre professionnels en France).

• Aujourd’hui : vous créez une facture au format PDF et vous l’envoyez par email.
• Demain : vous créez une facture électronique dans votre logiciel de facturation. Elle est transmise via une plateforme agréée (PA), puis acheminée vers la plateforme de votre client. Vous pouvez suivre son statut (transmise, reçue, acceptée ou refusée selon les cas).

Le e-reporting concerne tout le monde : dès qu’une opération doit être déclarée, les données sont transmises à l’administration fiscale.

Retenez surtout cette différence :

• Facture électronique : En tant qu’auto-entrepreneur vous envoyez la facture à votre client (professionnel) via une plateforme, avec un format structuré.
• E-reporting : Avec le e-reporting, vous n’envoyez pas une facture au client.

Vous transmettez à l’administration fiscale des données sur certaines opérations.

Cela concerne notamment les opérations qui ne passent pas par une facture électronique entre entreprises en France, comme les ventes à des particuliers ou à l’étranger.

En pratique, le e-reporting couvre les opérations de vente de marchandises et de prestations de services concernées par la réforme, via la transmission d’informations (montant, date, nature de l’opération, etc.) à l’administration.

En pratique, votre outil ou votre plateforme gère automatiquement cette transmission, à condition que vos données (clients, numéros, catégories) soient bien renseignées.

Je découvre le logiciel de facturation

Le calendrier à retenir

• 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises.
• 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les micro-entreprises et PME (pour les ventes concernées).

Le e-reporting correspond à une étape supplémentaire à incorporer dans votre comptabilité. Elle consiste à envoyer ce qu’on appelle « des données de transaction » à l’administration fiscale. Ces données concernent principalement des informations sur le montant de TVA facturée ou le montant de l’opération de chacune de vos factures.

Concrètement, cela ne change pas votre activité ni vos clients. Cela ajoute une obligation de transmission de certaines informations (par exemple le montant, la date, la nature de l’opération, le client selon les cas), afin que l’administration puisse suivre les opérations qui ne sont pas couvertes par la facture électronique.

Dans la majorité des situations, cette transmission est gérée via votre plateforme agréée ou votre outil de facturation, ce qui évite une saisie manuelle et sécurise votre mise en conformité.

Calendrier à retenir pour le e-reporting

• 1er septembre 2026
  • Toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques.
  • Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent aussi émettre leurs factures au format électronique et être prêtes pour la transmission des données (dont le e-reporting, selon les opérations concernées).
• 1er septembre 2027
  • Les PME, TPE et micro-entreprises (y compris de nombreux auto-entrepreneurs) entrent à leur tour dans l’obligation d’émission au format électronique et de e-reporting lorsque c’est requis.

Étape 1 - Identifier votre cas (professionnels, particuliers, international)

Commencez par une question simple : à qui je facture?

• Vous recevez des factures de fournisseurs (matériel, outils, abonnement, prestation) : vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
• Vous facturez des professionnels en France : vous devrez aussi émettre des factures électroniques via une plateforme agréée, au plus tard le 1er septembre 2027 (pour les ventes concernées).
• Et dès qu’une opération doit être transmise à l’administration fiscale, le e-reporting s’applique : il concerne donc toutes les entreprises, selon les opérations réalisées.

Exemple concret

Vous êtes charpentier. Vous achetez du matériel et des outils pour votre entreprise. Votre fournisseur devra vous envoyer une facture électronique : vous devez donc être en mesure de la recevoir dès septembre 2026. C’est obligatoire, et c’est encore plus important si vous êtes redevable de la TVA et que vous souhaitez récupérer la TVA sur vos dépenses professionnelles.

Même avec peu de factures, vous êtes concerné : une plateforme agréée sera obligatoire.

Étape 2 - Mettre vos factures au clair avant de changer d’outil

Avant de choisir votre solution de facturation ou votre plateforme agréée, commencez par mettre de l’ordre :

• Où sont vos factures aujourd’hui ?
• Avez-vous une version de référence facile à retrouver ?
• Votre numérotation est-elle simple et continue ?

L’objectif est simple : retrouver n’importe quelle facture rapidement, sans dépendre de vos emails.

Étape 3 - Fiabiliser vos données clients (pour éviter les blocages)

Une facture structurée a besoin d’informations fiables. Pour vos clients professionnels, préparez au minimum :

• La raison sociale,
• L’adresse,
• Le numéro SIREN ou SIRET.

Point important : le numéro SIREN du client devient une donnée clé. S’il manque, votre facture peut être bloquée ou rejetée, et vous perdez du temps au moment de l’envoi.

Étape 4 - Choisir une solution conforme (émission, réception, archivage)

Votre outil de facturation doit couvrir l’essentiel, sans vous compliquer la vie :

• Émettre des factures électroniques au bon format structuré, via une plateforme agréée ;
• Recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs (c’est obligatoire, et vous en aurez besoin au quotidien) ;
• Archiver et exporter facilement vos documents, surtout si vous changez de logiciel.

Pour choisir, gardez des critères simples : conformité, simplicité d’usage, accompagnement, tarifs lisibles et archivage clair.

Mais regardez aussi ce qui fait vraiment la différence dans la durée : le suivi de votre activité. Un bon outil doit vous aider à piloter en un coup d’œil, avec des tableaux de bord utiles (chiffre d’affaires par mois ou par client, factures payées et en attente, TVA à anticiper, cotisations à prévoir…).

Vous pouvez aussi prendre de l’avance dès maintenant avec Solo : un logiciel de facturation simple pour gérer vos factures au quotidien, et prêt à devenir votre plateforme agréée dès l’ouverture de l’intégration (prévue à partir de mi-février 2026).

Étape 5- Tester avant la bascule (et comprendre le suivi)

Faites un test complet :

• Créez une facture test,
• Vérifiez l’archivage,
• Vérifiez que vous pouvez exporter l’historique.

Avec la réforme, une facture suit un cycle de vie avec des statuts, et votre client peut parfois refuser une facture si une donnée est incorrecte. Un test en amont vous évite de découvrir ces points au mauvais moment.

Je découvre le logiciel de facturation

Si vous êtes solopreneur et que vous gérez votre activité seul, voici un repère simple pour avancer sans tout faire au dernier moment.

• Dès maintenant : centralisez vos factures et fiabilisez vos données clients (notamment SIREN / SIRET).
• Dans les prochains mois : choisissez une solution conforme, adaptée à votre quotidien.
• Avant l’échéance : testez tout le parcours : émission, réception, archivage et export, pour être sûr que tout fonctionne avant la bascule.

Un PDF envoyé par e mail sera-t-il accepté ?

Un PDF reste une facture, mais ce n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. Pour les ventes concernées, il faudra un format structuré et une transmission via une plateforme agréée.

Je suis en franchise de taxe sur la valeur ajoutée. Suis-je concerné ?

Oui. Les micro-entrepreneurs en franchise en base sont concernés : au minimum pour la réception des factures électroniques, puis pour l’émission selon le calendrier.

Je facture surtout des particuliers : dois-je passer à la facture électronique ?

Oui je suis concerné par la réforme et doit être en capacité de recevoir des factures électroniques au plus tard en septembre 2026. En revanche, vous êtes toujours concerné par la transmission de données à l’administration (e-reporting), notamment pour les ventes à des particuliers ou à l’étranger.

Puis-je choisir ma plateforme si mon client a une autre solution ?

Oui. Chaque entreprise choisit sa plateforme. Le dispositif est conçu pour que les plateformes échangent entre elles, afin que vos factures arrivent à votre client même si vous n’utilisez pas le même outil.

Combien de temps dois-je conserver mes factures, et comment m’organiser ?

Vous devez conserver vos factures 10 ans. Pour faciliter le passage à la facturation électronique, visez une organisation simple : un classement stable (année → mois → client), un accès rapide, et un export complet si vous changez d’outil. Si vous archivez en numérique, veillez à garantir l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité des documents pendant toute la durée de conservation, afin de pouvoir les présenter à une administration si besoin, jusqu’à la fin du délai légal.

Quelles mentions obligatoires et données faut-il mettre à jour pour faire une facture électronique conforme ?

L’erreur fréquente est de garder un modèle de facturation “ancien”. Pour faire une facture électronique, vos données clients et vos mentions obligatoires doivent être à jour, car la plateforme peut bloquer une facture si une information manque.

À vérifier en priorité :

• identification du client, dont le numéro SIREN / SIRET ;
• conditions de paiement (pénalités + indemnité forfaitaire) ;
• catégorie de l’opération (biens, services, mixte) ;
• adresse de livraison pour la vente de biens ;
• informations de TVA si vous êtes assujetti à la TVA (même si beaucoup de micro entrepreneurs sont en franchise).

Ce point est clé pour la mise en place et l’émission au bon format (Factur-X, Universal Business Language, CII) via une plateforme.

Avec Solo, ces mentions sont intégrées automatiquement dans vos modèles de facture : vous gagnez du temps et vous limitez les oublis qui peuvent rendre une facture non conforme.

Passer du PDF à la facturation électronique n’est pas une révolution du jour au lendemain. C’est une transition progressive, avec un processus de facturation plus structuré et des échanges mieux tracés par l’administration fiscale. L’objectif est d’émettre et de recevoir les factures électroniques de façon conforme, au bon moment sans passer par la version papier.

Si vous suivez la checklist (données clients, mentions, solution conforme, test), vous serez prêt au bon moment.

Et si vous êtes un solopreneur, l’objectif reste le même : garder une gestion simple, fiable, et conforme, sans y passer vos soirées.

Je découvre le logiciel de facturation