Auto-entrepreneur : comment gérer ses factures impayées ?

Connaître son client

Lorsque vous intervenez pour des clients professionnels, il y a parfois plusieurs interlocuteurs dans le processus d’achat et de paiement. Si votre client est un professionnel, il peut vous arriver d’être confronté aux conditions de règlement imposées par les grosses entreprises. 

Afin d’éviter les mauvaises surprises, l’objectif est de vous renseigner en amont sur les processus internes en matière de paiement : 

• qui est en charge du règlement ? 
• à quelles coordonnées devez-vous envoyer la facture ?
• quels documents exacts sont nécessaires pour valider le règlement ? 
• comment vos clients ont-ils l’habitude de fonctionner pour les délais ? 

En plus de montrer votre professionnalisme, vous limitez les risques d’informations erronées (mauvaises coordonnées, délais dépassés pour l’envoi de votre facture). Vous gagnez donc du temps, puisque vous savez quel interlocuteur contacter pour envoyer votre relance. 

Être rigoureux

L’auto-entreprise (aussi appelée micro-entreprise) est connue pour sa simplicité de gestion et pour sa comptabilité allégée.Tout auto-entrepreneur doit néanmoins faire preuve de rigueur dans la gestion de son entreprise. 

Nos astuces vous aideront à prévenir un litige avec un client mauvais payeur : 

• tenez à jour votre comptabilité : suivez régulièrement le paiement de vos clients et si vous constatez un retard, contactez-les sans attendre. 
• organisez-vous : classez tous vos documents administratifs par client, cela vous permettra de les retrouver plus facilement en cas de problème.  
• suivez le statut de chaque facture : payée, impayée, en cours de paiement ? Gardez un œil en temps réel sur vos factures grâce à un logiciel de gestion en ligne. 
• gardez tous les échanges mails avec vos clients : même si leur valeur juridique peut être contestée, ils vous serviront de preuve lors de vos relances à l’amiable. 

Enfin, l’une des solutions les plus efficaces consiste à anticiper ce genre de situation en vous constituant une trésorerie « de secours ». En cas de factures impayées, cette somme constituera une marge de manœuvre, le temps d’entamer les procédures de relance. 

Optimiser votre comptabilité avec un logiciel de facturation

Garder un œil sur sa comptabilité est le b.a-ba pour éviter les mauvaises surprises. C’est pourquoi il est conseillé de centraliser et automatiser la gestion de votre micro-entreprise ! 

Mon Portail, c’est un logiciel de gestion et de facturation dédié aux auto-entrepreneurs. Il vous permet de : 

• Rester 100 % conforme à la loi avec des modèles de factures comprenant toutes les mentions obligatoires 
• Suivre le statut de chaque facture : payée, en attente ou impayée. 
• Être payé directement : ajoutez un lien de paiement en ligne sur vos factures pour garantir un paiement sécurisé en 2 clics ! 
• Sauvegarder votre base de clients, de produits et de services de manière sécurisée. 
• Augmenter votre visibilité en créant votre page internet personnalisée. 
• Économiser grâce aux bons plans négociés auprès de nos partenaires. 

Lorsqu’un client est en retard sur un paiement, c’est très simple : une mention « en retard » est automatiquement indiquée sur la facture. Depuis votre page d’accueil de micro-entrepreneur, vous avez aussi une vue globale sur toutes vos factures à venir et en retard. 

Plus d’impayés qui passent entre les mailles du filet : la gestion de votre auto-entreprise est conforme et maîtrisée ! 

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Être prévoyant

Quand la situation le permet, vous pouvez encaisser vos clients directement sur place, dès la fin de votre prestation. Vous évitez ainsi les latences de versement et accélérez la tenue de votre comptabilité. Plus besoin d’envoyer des relances à vos clients têtes en l'air (ou indélicats) ! 

Chèque, espèces, carte bleue, applications de paiement mobile... Les moyens de paiements ne manquent pas. Si votre activité s'exerce hors d'un local fixe dédié, vous pouvez accepter les cartes bleues grâce à l'acquisition d'un terminal de paiement électronique mobile (TPE). Le paiement est alors immédiat : pratique et plus sûr si votre client n'a pas de chèque ou d'espèces sur lui. 

Le lecteur de carte SumUp est un terminal de paiement compact, mobile et facile d’utilisation. Il accepte de nombreux moyens de paiement sans coûts supplémentaires : cartes bancaires, paiements sans contact et par téléphone. Grâce à notre partenariat, SumUp propose des tarifs compétitifs dès 19 € HT au lieu de 39 € HT !

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Les documents à émettre

Afin d’anticiper les impayés, la meilleure option reste d’encadrer vos échanges. Pour chaque service ou produit que vous vendez, nous vous conseillons de : 

• établir des Conditions Générales de Vente (CGV) : elles récapitulent notamment les obligations de chacune des parties et détaillent les modalités de paiement (date, moyen de règlement, etc.) 
• faire signer un contrat, un bon de commande ou un devis : une fois signés, ces documents attestent l’accord du débiteur. 

N’oubliez pas qu’en tant que micro-entrepreneur, il est obligatoire d’émettre une facture à chaque prestation de service ou vente de produit. Chacune doit contenir des mentions obligatoires et comporter un numéro dans l’ordre chronologique d’émission.  

Pour en savoir plus : Comment faire une facture ? Notre modèle 2023 !

Définir vos pénalités de retard : une obligation

En tant qu’auto-entrepreneur, la loi vous oblige à mentionner le taux de pénalités de retard dans vos factures ainsi que la date limite de paiement. Bien entendu, il y a retard dès le jour suivant la date de règlement : vous avez dès lors le droit de toucher ces pénalités, même sans relance de votre part. 

Vous êtes cependant libre de choisir votre propre taux de pénalités tant qu’il reste supérieur à 6,18 %. Ce pourcentage correspond au taux d’intérêt légal (2,06 % au 1er janvier 2023) multiplié par trois. 

Demander un acompte

L’acompte est une avance sur le montant total de la commande d’un produit ou d’une prestation. Suivant les secteurs d’activité et le type de commande, son taux se situe généralement entre 15 % et 30 % du total facturé.  

Demande de verser un acompte permet d’exécuter sereinement votre prestation : 

• d’une part, le client s’engage financièrement car s’il annule la commande, l’acompte ne lui sera pas restitué 
• d’autre part, cette rentrée d’argent vous permet de constituer la trésorerie de votre micro-entreprise. 

D’une manière générale, évitez d’accepter les paiements en intégralité à la fin de la mission, notamment si son montant est élevé ou qu’elle est de longue durée. 

Malgré vos précautions, il peut vous arriver d’être confronté à un client mauvais payeur. Pas de panique, il existe des solutions pour obtenir le règlement d’une facture impayée.

Les relances à l’amiable

Quelle que soit la nature des relations que vous entretenez avec votre client, le processus de recouvrement pour une facture impayée doit débuter par une voie amiable. En effet, même si cette situation vous met dans l’embarras, il est conseillé de privilégier le dialogue via une relance cordiale. 

Dans un premier temps, contactez votre débiteur par téléphone ou par mail pour obtenir une explication et définir avec lui une nouvelle échéance pour le règlement. 

S’il ne vous répond pas ou qu’il ne paye pas malgré la relance amiable : 

• envoyez-lui une lettre recommandée avec avis de réception : posez le contexte, mentionnez les problématiques qu’engendre cet impayé (problème de trésorerie) et demandez-lui de vous régler sous 8 jours à 10 jours 
• joignez des copies de vos CGV, contrat, bon de commande, devis, facture et RIB qui constituent les preuves de votre bonne foi. 

À cette étape, nous vous conseillons d’arrêter toutes les prestations / livraisons en cours et de mentionner cet arrêt dans votre lettre recommandée. Sachez que la loi vous protège et nomme cette situation une « exception d'inexécution ». 

La mise en demeure

Si, malgré vos deux premières relances, votre débiteur ne vous a toujours pas payé, envoyez-lui un courrier de mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception : 

• signifiez-lui votre volonté d’entreprendre une action en justice en cas de non-paiement de votre facture 
• joignez une nouvelle facture (voir modèle de facture) mentionnant le montant des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de recouvrement 

La notification de mise en demeure, encadrée par les articles 1344 à 1345-3 du Code civil, est une étape indispensable avant de saisir la justice. Pour que la lettre de mise en demeure soit valable, elle doit comporter une série de mentions obligatoires : coordonnées du créancier, montant de la somme due, modalités de paiement, frais de créance à la charge du créancier. 

La procédure de recouvrement judiciaire

Si votre client a ignoré vos relances à l’amiable et si le montant de sa créance est supérieur à 4 000 euros, vous pouvez procéder à un recouvrement judiciaire. Les procédures dépendent de la situation du client mauvais payeur, de ses éventuelles contestations ainsi que du montant de la créance. 

Si le montant de votre facture impayée est inférieur à 4 000 euros (intérêts compris), vous pouvez lancer une procédure de recouvrement simplifiée par l'intermédiaire d'un huissier de justice.   

L’ordonnance d’injonction de payer

Idéale pour les petites créances, l’injonction de payer est une procédure simple, rapide, peu coûteuse et qui permet d’éviter une comparution au tribunal. Pour cela, vous devez adresser une requête au tribunal du domicile de votre client. Si vous obtenez gain de cause, le juge délivre une ordonnance d’injonction de payer qu’il convient de transmettre à votre client par voie d’huissier. 

Le référé-provision

Le référé-provision est une procédure citant votre client à comparaître devant le tribunal. Dictée par l’urgence, elle permet d’obtenir rapidement le règlement de votre créance. Même si cela n’est pas obligatoire, il est conseillé de faire appel à un avocat. Si vous obtenez gain de cause, l’ordonnance prononcée par le juge est exécutoire de plein droit. Cela signifie que si votre client conteste la décision du juge, il devra quand même vous payer les sommes dues sans attendre la fin du délai d’appel. 

L’assignation en paiement

L’assignation en paiement est recommandée dans les cas où la créance est susceptible d’être contestée par votre client ou si les précédentes procédures n’ont pas pu être appliquées. La procédure est plus longue car elle amène à un procès classique, et plus coûteuse car la présence d’un avocat est obligatoire. Elle est donc moins appropriée pour les auto-entrepreneurs. La procédure est longue car elle amène à un procès classique et coûteuse car la présence d’un avocat est obligatoire. Elle est donc moins appropriée pour un auto-entrepreneur. 

 
Vous l’avez compris, les moyens d’obtenir le règlement de vos factures impayées sont multiples pour les micro-entrepreneurs. Afin de limiter des procédures de recouvrement, longues et coûteuses, nous vous conseillons de vous protéger en amont en limitant les facteurs d’impayés. N’hésitez pas à dialoguer avec votre débiteur et surtout, évitez d’attendre si vous faites face à une telle situation.