Comment gérer ses impayés ?

Connaître son client

Lorsque vous intervenez pour des clients professionnels, il y a parfois plusieurs interlocuteurs dans le processus d’achat et de paiement. Dans d’autres cas, il peut vous arriver d’être confronté aux conditions de règlement imposées par les grosses entreprises. Afin d’éviter les mauvaises surprises, l’objectif est de vous renseigner en amont sur les processus internes en matière de paiement :

• qui est en charge du règlement ?

• à quelles coordonnées devez-vous envoyer la facture ?

• quels documents exacts sont nécessaires pour valider le règlement ?

• comment ont-ils l’habitude de fonctionner pour les délais ?

En plus de montrer votre professionnalisme, vous limiterez les risques d’informations erronées (mauvaises coordonnées, délais dépassés pour l’envoi de votre facture). En cas de retard, vous gagnerez donc du temps car vous saurez quel interlocuteur contacter pour relancer le paiement de votre facture.

Être rigoureux

Contrairement à d’autres formes juridiques, l’auto-entreprise est connue pour sa simplicité de gestion et pour sa comptabilité allégée. Néanmoins, si vous souhaitez développer votre activité sereinement, vous devrez faire preuve d’une certaine rigueur dans votre organisation.

Ces astuces pourraient vous aider à prévenir un litige avec un client mauvais payeur :

• tenez à jour votre comptabilité : suivez régulièrement le paiement de vos clients et si vous constatez un retard, contactez-le sans attendre

• organisez-vous : classez tous vos documents administratifs par client, cela vous permettra de les retrouver plus facilement en cas de problème

• gardez tous les échanges mails avec vos clients : même si leur valeur juridique peut être contestée, ils vous serviront de preuve lors de vos relances à l’amiable.

Enfin, l’une des solutions les plus efficaces consiste à anticiper ce genre de situation en vous constituant une trésorerie « de secours ». En cas de factures impayées, cet argent vous permettra d’avoir une marge de manœuvre, le temps de lancer les procédures.

Encadrer la prestation avec des documents professionnels

Lorsque vous connaissez déjà votre client ou qu’il s’agit d’un particulier, il peut vous arriver de baser vos relations professionnelles uniquement sur la confiance. Dans d’autres cas, votre interlocuteur vous demande de travailler sans contrat et, par peur de perdre une opportunité, vous acceptez ses conditions.  

Afin d’anticiper les impayés, la meilleure option reste d’encadrer vos échanges. Pour chaque service ou produit que vous vendez, nous vous conseillons :

• d’établir des Conditions Générales de Vente : elles récapitulent notamment les obligations de chacune des parties et détaillent les modalités de paiement,

• de faire signer un contrat, un bon de commande ou un devis : une fois signés, ces documents attestent l’accord du client.

N’oubliez pas qu’il est obligatoire d’émettre une facture à chaque prestation de service ou vente de produit. Chacune doit contenir des mentions obligatoires se conformer aux normes en vigueur. C’est elle qui vous permettra de recevoir votre règlement en cas de pépin.

Pour aller plus loin : Comment faire une facture ?

Demander un acompte

L’acompte est une avance sur le montant total de la commande d’un produit ou d’une prestation. Suivant les secteurs d’activité et le type de commande, son montant se situe entre 15 % et 40 % du total facturé. À noter qu’il s’agit d’une pratique courante dans les métiers du bâtiment, de l'événementiel et de l’artisanat.

La demande de versement d’un acompte vous permettra d’exécuter plus sereinement votre prestation, notamment si son montant est élevé :

• d’une part, le client s’engage financièrement car s’il annule la commande, l’acompte ne lui sera pas restitué

• d’autre part, cette rentrée d’argent vous permet de constituer une trésorerie.

D’une manière générale, évitez d’accepter les paiements en intégralité à la fin de la mission, notamment si son montant est élevé ou qu’elle est de longue durée.

Être prévoyant

Et si vous pouviez éviter les retards de paiement en encaissant immédiatement vos clients ? Quand la situation le permet, vous pourriez ainsi leur demander de vous régler directement sur place et ce, dès la fin de votre prestation.

Vous évitez ainsi les latences de versement et accélérez par la même occasion la tenue de votre comptabilité. Plus besoin de relancer vos clients têtes en l'air (ou indélicats) !

Chèque, espèces, carte bleue, applications de paiement mobile... Les moyens de paiements ne manquent pas.

Si votre activité s'exerce hors d'un local fixe dédié, sachez que vous pouvez aussi accepter les cartes bleues grâce à l'acquisition d'un terminal de paiement électronique mobile (TPE). Le paiement est alors immédiat : pratique et plus sûr si votre client n'a pas de chèque ou d'espèces sur lui.

Le lecteur de carte SumUp est un terminal de paiement compact, mobile et facile d’utilisation. Il accepte de nombreux moyens de paiement sans coûts supplémentaires : cartes bancaires, paiements sans contact et par téléphone (Google Pay et Apple Pay). Vous êtes souvent en déplacement ? Vous pouvez emporter votre terminal partout avec vous, même à l’étranger. Vos données restent sécurisées dans tous les cas.

C'est le moment de passer le cap : SumUp propose en effet des tarifs compétitifs et particulièrement abordables !

Malgré vos précautions, il peut vous arriver d’être confronté à un client mauvais payeur et de ne pas savoir comment réagir. Sachez qu’il existe plusieurs solutions pour obtenir le règlement d’une facture impayée et que des professionnels peuvent vous accompagner.

Les relances à l’amiable

Quelle que soit la nature des relations que vous entretenez avec votre client, le processus de recouvrement pour une facture impayée doit débuter par une voie amiable. En effet, même si cette situation vous met dans l’embarras, il est conseillé de privilégier le dialogue et de conserver un ton professionnel et cordial.

Si vous constatez un retard de paiement, cherchez en premier lieu à comprendre l’objet du non-règlement. Il existe des dizaines de situations pouvant expliquer une facture impayée : votre client peut être négligeant ou de mauvaise foi, il peut avoir décidé de repousser l’échéance par manque de trésorerie, il peut avoir subi un cas de force majeure ou être simplement en grande difficulté financière.

Dans un premier temps, contactez votre client par téléphone ou par mail pour obtenir une explication et définir avec lui une nouvelle échéance pour le règlement.

S’il ne vous répond pas ou qu’il ne paye pas à la nouvelle échéance :

• envoyez-lui une lettre recommandée avec avis de réception : posez le contexte, mentionnez les problématiques qu’engendre cet impayé (problème de trésorerie) et demandez-lui de vous régler sous 8 jours à 10 jours

• joignez des copies de vos CGV, contrat / bon de commande / devis, facture et RIB qui constitent les preuves de votre bonne foi.

La mise en demeure

Si, malgré vos deux premières relances, votre client ne vous a toujours pas payé, envoyez-lui un courrier de mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception :

• signifiez-lui votre volonté d’entreprendre une action en justice en cas de non-paiement de votre facture

• joignez une nouvelle facture (voir modèle de facture) mentionnant le montant des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de recouvrement

La notification de mise en demeure, encadrée par les articles 1344 à 1344-2 du Code civil, est une étape indispensable avant de saisir la justice. Pour qu’elle soit prise en compte en cas de poursuite judiciaire, elle doit comporter certaines mentions obligatoires.

Confiez vos impayés à un service spécialisé

Vous préférez économiser du temps et éviter de traiter cette situation délicate directement avec vos clients ? Vous pouvez déléguer la procédure à une société de recouvrement de créances. Ces dernières se chargent, à votre place, des différentes étapes nécessaires à l’obtention du règlement de vos factures impayées. Dans la grande majorité des cas, la pression exercée par ces organisations convainc le client de payer. Pour faire appel à une société de recouvrement, le tarif se situe en moyenne entre 10 % et 30 % du montant de la créance à récupérer. Notre partenaire eRecouv propose quant à lui une commission de 7 % du montant recouvré.

eRecouv, c'est quoi ?

Ce service 100 % en ligne a pour mission de recouvrir vos factures impayées. Ses experts administratifs et législatifs vous accompagnent dans l’entièreté du processus de recouvrement. Sa spécialité ? Privilégier une solution à l’amiable pour préserver la qualité de votre relation avec le client. Vous vous libérez l’esprit et pouvez consacrer votre énergie à l'essentiel : l’exercice de votre activité. Bien entendu, le suivi de votre dossier est toujours accessible en temps réel.

JE DÉCOUVRE ERECOUV

La procédure de recouvrement simplifiée

Si le montant de votre facture impayée est inférieur à 4 000 €, vous pouvez lancer une procédure de recouvrement simplifiée uniquement par l'intermédiaire d'un huissier de justice (décret n° 2016-285 relatif à la loi Macron du 6 août 2015). 

Afin de faciliter vos démarches, un service en ligne tel que eRecouv peut vous mettre en relation avec un huissier de justice partenaire. Ce dernier prendra le relais et contactera votre client pour l’inviter à participer à la procédure. 

Le recouvrement judiciaire

Si votre client a ignoré vos relances à l’amiable ou si le montant de sa créance est supérieur à 4 000 €, vous pouvez procéder à un recouvrement judiciaire. Les procédures dépendent de la situation du client mauvais payeur, de ses éventuelles contestations ainsi que du montant de la créance.

L’ordonnance d’injonction de payer

Idéale pour les petites créances, l’injonction de payer est une procédure simple, rapide, peu coûteuse et qui permet d’éviter une comparution au tribunal. Pour cela, vous devez adresser une requête au tribunal du domicile de votre client. Le formulaire Cerfa à remplir est le tribunal compétent dépendent de la nature et du montant de la créance. Si vous obtenez gain de cause, le juge délivre une ordonnance d’injonction de payer qu’il convient de transmettre à votre client par voie d’huissier.

Le référé-provision

Le référé-provision est une procédure citant votre client à comparaître devant le tribunal. Dictée par l’urgence, elle permet d’obtenir rapidement le règlement de votre créance. Même si cela n’est pas obligatoire, il est conseillé de faire appel à un avocat. Si vous obtenez gain de cause, l’ordonnance prononcée par le juge est exécutoire de plein droit. Cela signifie que si votre client conteste la décision du juge, il devra quand même vous payer les sommes dues sans attendre la fin du délai d’appel.  

Attention, la procédure de référé-provision ne peut pas être envisagée dans les cas suivants :

• le client fait l’objet d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire

• le client réside à l’étranger et ne possède aucun établissement en France

• le client vous a fait un chèque sans provision

L’assignation en paiement

L’assignation en paiement est recommandée dans les cas où la créance est susceptible d’être contestée par votre client ou si les précédentes procédures n’ont pas pu être appliquées. La procédure est plus longue car elle amène à un procès classique, et plus coûteuse car la présence d’un avocat est obligatoire. Elle est donc moins appropriée pour les auto-entrepreneurs.

Vous l’avez compris, les moyens d’obtenir le règlement de vos factures impayées sont multiples. Afin de limiter des procédures de recouvrement, longues et coûteuses, nous vous conseillons de vous protéger en amont en limitant les facteurs d’impayés. N’hésitez pas à dialoguer avec votre client et surtout, évitez d’attendre si vous faites face à une telle situation.

Notre récapitulatif en image