Comment gérer ses impayés ?

Connaître son client

Lorsque vous intervenez pour des clients professionnels, il y a parfois plusieurs interlocuteurs dans le processus d’achat et de paiement. Dans d’autres cas, il peut vous arriver d’être confronté aux conditions de règlement imposées par les grosses entreprises. Afin d’éviter les mauvaises surprises, l’objectif est de vous renseigner en amont sur les processus internes en matière de paiement :

• qui est en charge du règlement ?

• à quelles coordonnées devez-vous envoyer la facture ?

• quels documents exacts sont nécessaires pour valider le règlement ?

• comment ont-ils l’habitude de fonctionner pour les délais ?

En plus de montrer votre professionnalisme, vous limiterez les risques d’informations erronées (mauvaises coordonnées, délais dépassés pour l’envoi de votre facture). En cas de retard, vous gagnerez donc du temps car vous saurez quel interlocuteur contacter pour relancer le paiement de votre facture.

Être rigoureux

Contrairement à d’autres formes juridiques, l’auto-entreprise est connue pour sa simplicité de gestion et pour sa comptabilité allégée. Néanmoins, si vous souhaitez développer votre activité sereinement, vous devrez faire preuve d’une certaine rigueur dans votre organisation.

Ces astuces pourraient vous aider à prévenir un litige avec un client mauvais payeur :

• tenez à jour votre comptabilité : suivez régulièrement le paiement de vos clients et si vous constatez un retard, contactez-le sans attendre

• organisez-vous : classez tous vos documents administratifs par client, cela vous permettra de les retrouver plus facilement en cas de problème

• gardez tous les échanges mails avec vos clients : même si leur valeur juridique peut être contestée, ils vous serviront de preuve lors de vos relances à l’amiable.

Enfin, l’une des solutions les plus efficaces consiste à anticiper ce genre de situation en vous constituant une trésorerie « de secours ». En cas de factures impayées, cet argent vous permettra d’avoir une marge de manœuvre, le temps de lancer les procédures.

Encadrer la prestation avec des documents professionnels

Lorsque vous connaissez déjà votre client ou qu’il s’agit d’un particulier, il peut vous arriver de baser vos relations professionnelles uniquement sur la confiance. Dans d’autres cas, votre interlocuteur vous demande de travailler sans contrat et, par peur de perdre une opportunité, vous acceptez ses conditions.  

Afin d’anticiper les impayés, la meilleure option reste d’encadrer vos échanges. Pour chaque service ou produit que vous vendez, nous vous conseillons :

• d’établir des Conditions Générales de Vente : elles récapitulent notamment les obligations de chacune des parties et détaillent les modalités de paiement,

• de faire signer un contrat, un bon de commande ou un devis : une fois signés, ces documents attestent l’accord du client.

• d’émettre une facture : contenant des mentions obligatoires, elle vous permettra de recevoir votre règlement.

Demander un acompte

L’acompte est une avance sur le montant total de la commande d’un produit ou d’une prestation. Suivant les secteurs d’activité et le type de commande, son montant se situe entre 15 % et 40 % du total facturé. À noter qu’il s’agit d’une pratique courante dans les métiers du bâtiment et de l’artisanat.

La demande de versement d’un acompte vous permettra d’exécuter plus sereinement votre prestation, notamment si son montant est élevé :

• d’une part, le client s’engage financièrement car s’il annule la commande, l’acompte ne lui sera pas restitué

• d’autre part, cette rentrée d’argent vous permet de constituer une trésorerie.

D’une manière générale, évitez d’accepter les paiements en intégralité à la fin de la mission, notamment si son montant est élevé ou qu’elle est de longue durée.

Malgré vos précautions, il peut vous arriver d’être confronté à un client mauvais payeur et de ne pas savoir comment réagir. Sachez qu’il existe plusieurs solutions pour obtenir le règlement d’une facture impayée.

Attention ! Avant de vous lancer dans ces démarches, saviez-vous qu’il existe un délai de prescription pour les factures impayées ? Pour effectuer un recouvrement de créance, vous disposez de 2 ans pour un particulier et 5 ans pour un professionnel.

Les relances à l’amiable

Quelle que soit la nature des relations que vous entretenez avec votre client, le processus de recouvrement pour une facture impayée doit débuter par une voie amiable. En effet, même si cette situation vous met dans l’embarras, il est conseillé de privilégier le dialogue et de conserver un ton professionnel et cordial.

Si vous constatez un retard de paiement, cherchez en premier lieu à comprendre l’objet du non-règlement. Il existe des dizaines de situations pouvant expliquer une facture impayée : votre client peut être négligeant ou de mauvaise foi, il peut avoir décidé de repousser l’échéance par manque de trésorerie, il peut avoir subi un cas de force majeure ou être simplement en grande difficulté financière.

Dans un premier temps, contactez votre client par téléphone ou par mail pour obtenir une explication et définir avec lui une nouvelle échéance pour le règlement.

S’il ne vous répond pas ou qu’il ne paye pas à la nouvelle échéance :

• envoyez-lui une lettre recommandée avec avis de réception : posez le contexte, mentionnez les problématiques qu’engendre cet impayé (problème de trésorerie) et demandez-lui de vous régler sous 8 jours à 10 jours

• joignez des copies de vos CGV, contrat / bon de commande / devis, facture et RIB.

Protégez-vous !

À cette étape, nous vous conseillons d’arrêter toutes les prestations / livraisons en cours et de mentionner cet arrêt dans votre lettre recommandée. Sachez que la loi vous protège et nomme cette situation une « exception d'inexécution ».

La mise en demeure

Si, malgré vos deux premières relances, votre client ne vous a toujours pas payé, envoyez-lui un courrier de mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception :

• signifiez-lui votre volonté d’entreprendre une action en justice en cas de non-paiement de votre facture

• joignez une nouvelle facture mentionnant le montant des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de recouvrement

La notification de mise en demeure, encadrée par les articles 1344 à 1344-2 du Code civil, est une étape indispensable avant de saisir la justice. Pour qu’elle soit prise en compte en cas de poursuite judiciaire, elle doit comporter certaines mentions obligatoires.

Le recours à des sociétés de recouvrement

Afin d’économiser du temps, vous pouvez choisir de déléguer la procédure et faire appel à une société de recouvrement de créances. Ces dernières se chargent, à votre place, des différentes étapes nécessaires à l’obtention du règlement de vos factures impayées. Dans la grande majorité des cas, le discours juridique tenu par ces organisations convainc le client de payer. Pour faire appel à une société de recouvrement, le tarif se situe en moyenne entre 10 % et 30 % du montant de la créance à récupérer.

Outre les sociétés de recouvrement classiques, vous pouvez faire appel à des organisations en ligne, généralement plus économiques quand il s’agit de petites créances.

La procédure de recouvrement simplifiée

Si le montant de votre facture impayée est inférieur à 4 000 €, vous pouvez lancer une procédure de recouvrement simplifiée par l'intermédiaire d'un huissier de justice (décret n° 2016-285 relatif à la loi Macron du 6 août 2015).

Afin de faciliter vos démarches, il existe une plateforme pour saisir votre dossier en ligne. Une fois votre demande étudiée, un huissier de justice prendra le relais et contactera votre client pour l’inviter à participer à la procédure.

Le recouvrement judiciaire

Si votre client a ignoré vos relances à l’amiable ou si le montant de sa créance est supérieur à 4 000 €, vous pouvez procéder à un recouvrement judiciaire. Les procédures dépendent de la situation du client mauvais payeur, de ses éventuelles contestations ainsi que du montant de la créance.

L’ordonnance d’injonction de payer

Idéale pour les petites créances, l’injonction de payer est une procédure simple, rapide, peu coûteuse et qui permet d’éviter une comparution au tribunal. Pour cela, vous devez adresser une requête au tribunal du domicile de votre client. Le formulaire Cerfa à remplir et le tribunal compétent dépendent de la nature et du montant de la créance.  Si vous obtenez gain de cause, le juge délivre une ordonnance d’injonction de payer qu’il convient de transmettre à votre client par voie d’huissier.

Le référé-provision

Le référé-provision est une procédure citant votre client à comparaître devant le tribunal. Dictée par l’urgence, elle permet d’obtenir rapidement le règlement de votre créance. Même si cela n’est pas obligatoire, il est conseillé de faire appel à un avocat. Si vous obtenez gain de cause, l’ordonnance prononcée par le juge est exécutoire de plein droit. Cela signifie que si votre client conteste la décision du juge, il devra quand même vous payer les sommes dues sans attendre la fin du délai d’appel.  

Attention, la procédure de référé-provision ne peut pas être envisagée dans les cas suivants :

• le client fait l’objet d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire

• le client réside à l’étranger et ne possède aucun établissement en France

• le client vous a fait un chèque sans provision

L’assignation en paiement

L’assignation en paiement est recommandée dans les cas où la créance est susceptible d’être contestée par votre client ou si les précédentes procédures n’ont pas pu être appliquées. La procédure est plus longue car elle amène à un procès classique, et plus coûteuse car la présence d’un avocat est obligatoire. Elle est donc moins appropriée pour les auto-entrepreneurs.

Vous l’avez compris, les moyens d’obtenir le règlement de vos factures impayées sont multiples. Afin de limiter des procédures de recouvrement, longues et coûteuses, nous vous conseillons de vous protéger en amont en limitant les facteurs d’impayés. N’hésitez pas à dialoguer avec votre client et surtout, évitez d’attendre si vous faites face à une telle situation.