Embaucher un salarié est une tâche complexe qui nécessite de respecter certaines formalités pour rester dans la légalité. Pas de panique, nous vous guidons pas à pas.
La Déclaration Préalable à l'Embauche
Tout d'abord, il convient de réaliser la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE). Celle ci peut être réalisée en ligne ou par courrier. Cette déclaration indispensable permet d'effectuer toutes les démarches suivantes :
- votre demande d'immatriculation à la sécurité sociale s'il s'agit d'une première embauche
- la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
- la demande d'adhésion à la médecine du travail
- la demande pour la visite médicale d'embauche
Bon à savoir
L'auto-entrepreneur doit sélectionner un centre de santé adapté à son secteur géographique et à son type d'activité. Les informations de ce centre (nom, code, adresse) devront être renseignées dans la déclaration préalable à l'embauche.
L'immatriculation à la caisse de retraite complémentaire
Vous devez ensuite vous immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire pour que votre employé puisse cotiser.
Information importante : Le micro-entrepreneur doit effectuer la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant l'embauche du salarié. Il est également tenu de transmettre le dossier au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent.
La rédaction du contrat de travail
Vous devez également rédiger un contrat de travail ou une lettre d'embauche mentionnant les termes d'application du contrat (lieu, dates, horaires, missions, salaire…).
Le contrat de travail établit la relation entre l'employeur et son salarié, créant un lien de subordination entre eux. Le salarié s’engage à accomplir les missions pour lesquelles il a été recruté, tandis que l’employeur s’engage à le rémunérer.
Le contrat doit inclure toutes les informations obligatoires, notamment :
- Le lieu d'exercice de l'activité ;
- La date de début du contrat (ainsi que la date de fin pour un CDD) ;
- La description des missions assignées ;
- La rémunération.
L'auto-entrepreneur a la possibilité d'embaucher un salarié dans le cadre d'un contrat de travail classique, que ce soit à temps plein ou à temps partiel. Ce contrat peut être soit un Contrat à Durée Indéterminée (CDI), soit un Contrat à Durée Déterminée (CDD).
L'ouverture d'un registre unique du personnel
Enfin, il vous faut ouvrir un registre unique du personnel comportant, pour chaque employé :
- les informations sur son identité
- les dates d'embauche et de départ
- les contrats de travail
Les informations doivent être conservées pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date de départ de l'employé.
Les formalités après embauche
Après l'embauche, vous devrez chaque mois établir la fiche de salaire et fournir les documents de fin de contrat (attestation France Travail, solde de tous comptes) au départ du salarié.
Tous ces documents étant strictement encadrés par la loi, il vous faudra soit vous équiper d'un logiciel spécifique, soit passer par un cabinet comptable pour être sûr d'être en règle si vous ne maîtrisez pas suffisamment le sujet. Le contraire pourrait s'avérer lourd de conséquences.
Obligation d’information du salarié
L'auto-entrepreneur doit organiser une visite d'information et de prévention, qui remplace, si nécessaire, la visite médicale d'embauche. Cette visite doit se tenir dans les 3 mois suivant la prise de poste ou dans les 2 mois pour un apprenti.
Attention : la visite médicale doit impérativement avoir lieu avant la prise de poste pour les jeunes de moins de 18 ans, les travailleurs de nuit, ou les salariés exposés à des risques particuliers.
En outre, l'auto-entrepreneur doit respecter les obligations d'affichage en tant qu'employeur, notamment l'affichage du nom et des coordonnées de l'inspecteur du travail compétent, du règlement intérieur, etc.
À noter : une fois le salarié embauché, l'auto-entrepreneur doit établir des fiches de paie chaque mois.