Comment embaucher en tant qu'auto-entrepreneur ?

Oui, un micro-entrepreneur peut embaucher des salariés.

En effet, aucune réglementation n’empêche un micro-entrepreneur de recruter. Théoriquement, il est donc tout à fait possible pour un micro-entrepreneur d’employer un salarié.

Cependant, le statut d’auto-entrepreneur, conçu en 2009, visait avant tout les entrepreneurs souhaitant travailler seuls, ce qui le rend peu adapté au développement d’équipes. En pratique, embaucher un premier salarié en micro-entreprise peut donc s’avérer assez complexe. Il existe néanmoins plusieurs solutions pour faire grandir votre activité sans passer par l'embauche d'un salarié.

Il existe certaines situations dans lesquelles embaucher un salarié peut être une opération intéressante :

• en cas de besoin ponctuel de main d’œuvre : cela peut vous permettre de décrocher un nouveau marché, ou par exemple de répondre à une demande plus forte pendant les fêtes. Il est clair qu’il serait dommage de s’en priver.
• dans l’optique d’un changement de statut : si vous frôlez chaque année le plafond du chiffre d’affaires, peut-être envisagez-vous de faire grandir votre structure. Embaucher avant de changer de statut peut vous permettre de tester cette stratégie avant de vous lancer. En effet, s’il est facile de passer de la micro-entreprise à un autre statut, il est en revanche plus difficile de faire marche arrière.

Généralement l’embauche sera effectuée en CDD ou en intérim. Sachez aussi que, même en micro-entreprise, il est possible de prendre un stagiaire, ce qui nécessite souvent moins de démarches qu’un salarié et revient moins cher.

Toutefois, il est essentiel de respecter certaines règles pour que le recours à un stagiaire ne passe pas en salariat déguisé. Il est donc interdit d’utiliser un stagiaire pour :

• remplacer un salarié
• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
• répondre à un accroissement temporaire d'activité
• occuper un emploi saisonnier

Jusqu’à fin 2017, le plafond de chiffre d’affaires de la micro-entreprise rendait compliquée l’embauche d’un salarié. En effet, les seuils  limitaient volontairement la micro-entreprise à l’activité d’une personne seule. Toutefois, avec le doublement des plafonds début 2018 (77 700 € pour les activités artisanales et de service et 188 700 € pour la revente), les auto-entrepreneurs ont désormais une marge de manœuvre un peu plus grande.

Si la micro-entreprise dépasse ces seuils, elle quitte automatiquement ce régime. Ces plafonds constituent ainsi une limite à l'embauche de salariés. La difficulté réside dans le fait que, si la micro-entreprise est financièrement florissante, l'ajout d'un salarié peut stimuler l'activité et, par conséquent, le chiffre d'affaires. Le risque est alors de dépasser le plafond et de basculer vers le statut d'entreprise individuelle.

D’autre part, avec le statut auto-entrepreneur vous ne pouvez déduire aucune charge. De ce fait, si vous n’avez pas opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, celui-ci est calculé à partir de votre chiffre d’affaires après un abattement forfaitaire calculé selon votre activité, à savoir :

• 71 % pour les activités d'achat-revente ou de fourniture de logement

• 50 % pour les autres activités relevant des BIC

• 34 % pour les BNC

Si vous avez choisi le versement libératoire, votre impôt correspond alors à :

• 1 % pour les activités d'achat-revente ou de fourniture de logement

• 1,7 % pour les autres activités relevant des BIC

• 2,2 % pour les BNC

Dans les deux cas, les frais inhérents à l’embauche d’un salarié ne sont pas pris en compte. Par exemple, si vous réalisez un chiffre d’affaires annuel de 50 000 € avec une activité artisanale, donc relevant des BIC, l’assiette prise en compte pour votre impôt sur le revenu sera 25 000 € (50 % x 50 000€). Il en sera de même avec un salarié, même si concrètement votre bénéfice en sera nettement impacté.

Recruter un salarié représente un coût important. Il faut en effet considérer :

• la rémunération mensuelle ;
• les cotisations patronales ;
• les cotisations sociales ;
• les dépenses liées à l’achat de matériel (bureau, ordinateur, fournitures, etc.) ;
• et autres frais.

Les charges patronales et salariales qui s'ajoutent aux cotisations sociales sont calculées sur le chiffre d'affaires. Ces charges alourdissent le montant des frais et diminuent donc votre marge et votre bénéfice.

Ainsi, pour pouvoir embaucher, l'activité de l'auto-entreprise doit être suffisamment prospère afin que l'auto-entrepreneur puisse non seulement se rémunérer, mais aussi couvrir la rémunération de son salarié.

Compte tenu de ces informations, il semble convenu que l’embauche d’un salarié en micro-entreprise n’est pas l’option la plus rentable, surtout s’il s’agit d’une embauche à temps plein.

L'accueil d'un stagiaire dans une micro-entreprise implique moins de formalités que l'embauche d’un salarié. Cependant, le recours à un stagiaire est également soumis à des règles légales. Le stagiaire ne doit pas être utilisé pour remplir un besoin de personnel salarié, car le stage a pour objectif l'apprentissage et la formation dans le cadre d'un programme éducatif.

Le stagiaire signe une convention de stage, et non un contrat de travail. Cette convention est un accord tripartite signé par le micro-entrepreneur (en tant que tuteur), le stagiaire, et l'établissement de formation.

Le stage est limité à 6 mois par année scolaire, et un micro-entrepreneur peut encadrer jusqu'à 3 stagiaires simultanément. Un délai de carence est également requis entre deux stagiaires sur le même poste, égal à un tiers de la durée du stage précédent.

De plus, une gratification est obligatoire pour les stages de plus de 2 mois, ou pour ceux qui comptabilisent au moins 44 jours de 7 heures. Cette gratification ne peut être inférieure à 4,35 € par heure de stage.

Le stage ayant un objectif pédagogique, il ne doit pas compenser un emploi salarié. En tant que tuteur, l’auto-entrepreneur s’engage à former le stagiaire conformément aux conditions de la convention de stage.

Attention : bien que les démarches pour recruter un stagiaire soient plus simples que pour un salarié, l'auto-entrepreneur doit tout de même tenir les registres légaux du personnel. Ce registre comprend les conventions de stage, une copie de la carte vitale des stagiaires ainsi qu'une copie de leur attestation de responsabilité civile.

Enfin, il ne faut pas négliger que cela nécessite généralement un peu d'investissement personnel pour la réussite du stage.

Un auto-entrepreneur peut également embaucher un apprenti dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, destiné à l’obtention d’un diplôme ou titre professionnel (CAP, Bac Pro, BTS). Ce contrat est accessible aux :

• jeunes de 16 à 29 ans,
• personnes jusqu’à 34 ans si elles préparent un diplôme supérieur à celui déjà obtenu ou si leur précédent contrat a été interrompu pour des raisons indépendantes de leur volonté,
• mineurs de 15 ans ayant terminé leur 3ème, sur dérogation,
• travailleurs handicapés, sportifs de haut niveau, et candidats à la création ou reprise d’entreprise, sans limite d’âge.

L’apprenti est employé pour 35 heures par semaine et bénéficie de 5 semaines de congés payés par an. Le contrat d’apprentissage est conclu sous forme de CDD, pour une durée allant de 6 mois à 3 ans.

Embaucher un salarié est une tâche complexe qui nécessite de respecter certaines formalités pour rester dans la légalité. Pas de panique, nous vous guidons pas à pas.

La Déclaration Préalable à l'Embauche

Tout d'abord, il convient de réaliser la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE). Celle ci peut être réalisée en ligne ou par courrier. Cette déclaration indispensable permet d'effectuer toutes les démarches suivantes :

• votre demande d'immatriculation à la sécurité sociale s'il s'agit d'une première embauche
• la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi
• la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
• la demande d'adhésion à la médecine du travail
• la demande pour la visite médicale d'embauche

L'immatriculation à la caisse de retraite complémentaire

Vous devez ensuite vous immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire pour que votre employé puisse cotiser.

Information importante : Le micro-entrepreneur doit effectuer la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant l'embauche du salarié. Il est également tenu de transmettre le dossier au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent.

La rédaction du contrat de travail

Vous devez également rédiger un contrat de travail ou une lettre d'embauche mentionnant les termes d'application du contrat (lieu, dates, horaires, missions, salaire…).

Le contrat de travail établit la relation entre l'employeur et son salarié, créant un lien de subordination entre eux. Le salarié s’engage à accomplir les missions pour lesquelles il a été recruté, tandis que l’employeur s’engage à le rémunérer.

Le contrat doit inclure toutes les informations obligatoires, notamment :

• Le lieu d'exercice de l'activité ;
• La date de début du contrat (ainsi que la date de fin pour un CDD) ;
• La description des missions assignées ;
• La rémunération.

L'auto-entrepreneur a la possibilité d'embaucher un salarié dans le cadre d'un contrat de travail classique, que ce soit à temps plein ou à temps partiel. Ce contrat peut être soit un Contrat à Durée Indéterminée (CDI), soit un Contrat à Durée Déterminée (CDD).

L'ouverture d'un registre unique du personnel

Enfin, il vous faut ouvrir un registre unique du personnel comportant, pour chaque employé :

• les informations sur son identité
• les dates d'embauche et de départ
• les contrats de travail

Les informations doivent être conservées pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date de départ de l'employé.

Les formalités après embauche

Après l'embauche, vous devrez chaque mois établir la fiche de salaire et fournir les documents de fin de contrat (attestation France Travail, solde de tous comptes) au départ du salarié.

Tous ces documents étant strictement encadrés par la loi, il vous faudra soit vous équiper d'un logiciel spécifique, soit passer par un cabinet comptable pour être sûr d'être en règle si vous ne maîtrisez pas suffisamment le sujet. Le contraire pourrait s'avérer lourd de conséquences.

Obligation d’information du salarié

L'auto-entrepreneur doit organiser une visite d'information et de prévention, qui remplace, si nécessaire, la visite médicale d'embauche. Cette visite doit se tenir dans les 3 mois suivant la prise de poste ou dans les 2 mois pour un apprenti.

Attention : la visite médicale doit impérativement avoir lieu avant la prise de poste pour les jeunes de moins de 18 ans, les travailleurs de nuit, ou les salariés exposés à des risques particuliers.

En outre, l'auto-entrepreneur doit respecter les obligations d'affichage en tant qu'employeur, notamment l'affichage du nom et des coordonnées de l'inspecteur du travail compétent, du règlement intérieur, etc.

À noter : une fois le salarié embauché, l'auto-entrepreneur doit établir des fiches de paie chaque mois.

Rassurez-vous si vous souhaitez embaucher, il existe des solutions pour simplifier les démarches tout en restant en règle.

Plutôt que d’embaucher un salarié, l’auto-entrepreneur peut se tourner vers d’autres options comme :

• la solution TESE
• la sous-traitance
• le portage salarial
• le contrat d'intérim

Le TESE

La première solution, consiste à utiliser le TESE (Titre Emploi Service Entreprise). Destiné à simplifier les démarches d’embauche pour les petites entreprises, ce service est particulièrement adapté aux contrats de courte durée mais fonctionne également pour les CDI. Pour utiliser ce service, il suffit d’adhérer sur le site internet www.letese.urssaf.fr. Pour chaque nouvelle embauche, vous devez la déclarer au plus tôt dans les 8 jours avant le début du contrat, au plus tard le jour même de l’embauche, par le biais d’un volet d’identification du salarié dont un exemplaire doit être remis à l’employé.

Les formalités suivantes sont alors accomplies automatiquement :

• déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

• contrat de travail

• calcul des rémunérations et des cotisations sociales

• certificat de travail

• déclarations sociales nominatives (DSN)

   

• déclarations destinées à France Travail

• déclarations destinées à la caisse de congés payés

• bulletins de paie

• attestation fiscale pour les salariés

• prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

La sous-traitance à un autre indépendant

Selon votre activité, vous pouvez également sous-traiter à un autre auto-entrepreneur. Attention toutefois, si votre sous-traitant ne travaille que pour vous, cela sera considéré comme du salariat déguisé. Dans ce cas, celui-ci sera automatiquement considéré comme un employé en CDI, avec toutes les formalités que cela implique pour vous.

Le portage salarial

Une autre solution est de passer par une entreprise de portage salarial. Ce nouveau mode de travail qui a le vent en poupe est caractérisé par une relation tripartite : le porté (votre employé), la société de portage et vous. Comme dans une relation entre indépendants, vous négociez les termes du contrat directement avec votre employé. Vous passez ensuite par la société de portage pour la contractualisation qui s’occupe d’établir les bulletins de salaire et vous adresse une facture de prestations. Cela vous permet de n’avoir aucune formalité administrative à accomplir et le contrat peut débuter très rapidement.

Il y a néanmoins quelques conditions pour passer par le portage salarial.

Vous pouvez recourir au portage salarial pour des tâches occasionnelles ne relevant pas de votre activité normale et permanente ou pour une prestation ponctuelle nécessitant une expertise dont vous ne bénéficiez pas.

Il est interdit d'effectuer en portage salarial des prestations de services à la personne (garde d'enfant, travaux ménagers, soutien scolaire, jardinage chez un particulier...).

L’intérim

Enfin, vous avez la possibilité de passer par une société de placement en intérim. Les candidats sont filtrés par la société selon leur profil et vos exigences, ce qui vous fait gagner du temps pour le recrutement. Tout comme la société de portage, la société de placement en intérim gère les formalités administratives et les salaires. Elle vous adresse ensuite une facture de prestations.

Vous pouvez le constater, des solutions existent. À vous de trouver celle qui correspond le mieux à votre situation !

JE DEVIENS AUTO-ENTREPRENEUR

Quelles sont les aides à l’embauche dont peut profiter un auto-entrepreneur ?

Un entrepreneur qui répond aux critères requis peut bénéficier de certaines aides à l’embauche, telles que :

• le contrat d’apprentissage,
• le contrat de professionnalisation,
• les aides à l’embauche de personnes en situation de handicap.

Comment procéder à l’embauche d’un salarié en tant qu’auto-entrepreneur ?

Le processus d'embauche pour un auto-entrepreneur est similaire à celui des autres entreprises. Cependant, étant donné que le statut de micro-entreprise est conçu pour une activité individuelle, l'auto-entrepreneur peut ne pas maîtriser toutes les obligations liées à l’embauche.

Il doit notamment respecter certaines formalités, telles que la déclaration préalable à l’embauche, la rédaction d’un contrat de travail, ainsi que l’ouverture d’un registre unique du personnel.

Combien de salariés peut compter une micro-entreprise ?

Il n'existe pas de limite légale pour le nombre de salariés que peut compter une micro-entreprise. Cependant, étant donnée les limites de chiffre d'affaires et les besoins de rentabilité des micro-entreprises, il n'est pas conseillé d'embaucher une multitude de salariés.

Quel chiffre d'affaires est nécessaire pour embaucher un salarié ?

L’auto-entrepreneur n’est pas tenu d’atteindre un chiffre d'affaires minimum pour pouvoir embaucher. Cependant, le régime de la micro-entreprise impose un plafond de chiffre d'affaires, ce qui oblige l’auto-entrepreneur à évaluer lui-même la faisabilité d’une embauche dans le cadre de son activité.

Un auto-entrepreneur peut-il embaucher en utilisant le chèque emploi service ?

La réponse est non, un auto-entrepreneur ne peut pas recruter avec le chèque emploi service universel (CESU), qui est exclusivement réservé aux employeurs particuliers. Par définition, un auto-entrepreneur est considéré comme un professionnel.

Remarque : un auto-entrepreneur peut toutefois employer un salarié à son domicile et le rémunérer en CESU, à condition que l’embauche soit effectuée en tant que particulier pour des besoins personnels.

Comment un micro-entrepreneur peut-il recruter un salarié ?

Le processus pour embaucher un stagiaire ou un salarié pour un auto-entrepreneur ou un freelance est très similaire à celui des autres entreprises. Cependant, puisque le statut d'auto-entrepreneur est prévu pour une activité individuelle, l'auto-entrepreneur peut ne pas être familier avec les obligations liées à l'embauche. Il doit en effet respecter plusieurs formalités, dont la déclaration préalable à l’embauche, la rédaction d’un contrat de travail, et l’ouverture d’un registre unique du personnel.