Comment embaucher ?

Il existe certaines situations dans lesquelles embaucher un salarié peut être une opération intéressante :

• en cas de besoin ponctuel de main d’œuvre : cela peut vous permettre de décrocher un nouveau marché, ou par exemple de répondre à une demande plus forte pendant les fêtes. Il est clair qu’il serait dommage de s’en priver.

• dans l’optique d’un changement de statut : si vous frôlez chaque année le plafond du chiffre d’affaires, peut-être envisagez-vous de faire grandir votre structure. Embaucher avant de changer de statut peut vous permettre de tester cette stratégie avant de vous lancer. En effet, s’il est facile de passer de l’auto-entreprise à un autre statut, il est en revanche plus difficile de faire marche arrière.

Généralement l’embauche sera effectuée en CDD ou en intérim. Sachez aussi que, même en auto-entreprise, il est possible de prendre un stagiaire, ce qui nécessite souvent moins de démarches qu’un salarié et revient moins cher. Toutefois, il est essentiel de respecter certaines règles pour que le recours à un stagiaire ne passe pas en salariat déguisé. Il est donc interdit d’utiliser un stagiaire pour :

• remplacer un salarié

• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent 

• répondre à un accroissement temporaire d'activité 

• occuper un emploi saisonnier

À savoir également que le stagiaire doit suivre un cursus pédagogique (donc être obligatoirement étudiant), et que le stage ne peut excéder 6 mois pour une année scolaire. Il peut être fractionné mais ne doit alors pas dépasser 924h sur l’année.

En tant que tuteur, vous pouvez suivre 3 stagiaires en même temps au maximum, mais au départ d’un stagiaire, vous êtes obligé de respecter un délai de carence correspondant à un tiers de la durée du dernier stage avant reprendre un nouveau stagiaire sur le même poste. Si le stage dépasse 2 mois (ou 44 jours à 7 heures par jour) vous devrez verser une gratification minimale obligatoire de 3,75 € par heure de stage.

Enfin, il ne faut pas négliger que cela nécessite généralement un peu d’investissement personnel pour la réussite du stage. 

Jusqu’à fin 2017, le plafond de chiffre d’affaires de l’auto-entreprise rendait compliquée l’embauche d’un salarié. En effet, les seuils  limitaient volontairement l’auto-entreprise à l’activité d’une personne seule. Toutefois, avec le doublement des plafonds début 2018 (70 000 € pour les activités artisanales et de service et 170 000 € pour la revente), les auto-entrepreneurs ont désormais une marge de manœuvre un peu plus grande.

En revanche, il faut également prendre en compte les charges patronales et salariales qui s’ajoutent aux cotisations sociales  calculées sur le chiffre d’affaires. Ces charges alourdissent le montant des frais et diminuent donc votre marge et votre bénéfice.

D’autre part, en auto-entreprise vous ne pouvez déduire aucune charge. De ce fait, si vous n’avez pas opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, celui-ci est calculé à partir de votre chiffre d’affaires après un abattement forfaitaire calculé selon votre activité, à savoir :

• 71 % pour les activités d'achat-revente ou de fourniture de logement

• 50 % pour les autres activités relevant des BIC

• 34 % pour les BNC

Si vous avez choisi le versement libératoire, votre impôt correspond alors à :

• 1 % pour les activités d'achat-revente ou de fourniture de logement

• 1,7 % pour les autres activités relevant des BIC

• 2,2 % pour les BNC

Dans les deux cas, les frais inhérents à l’embauche d’un salarié ne sont pas pris en compte. Par exemple, si vous réalisez un chiffre d’affaires annuel de 50 000 € avec une activité artisanale, donc relevant des BIC, l’assiette prise en compte pour votre impôt sur le revenu sera 25 000 € (50 % x 50 000€). Il en sera de même avec un salarié, même si concrètement votre bénéfice en sera nettement impacté.

Compte tenu de ces informations, il semble convenu que l’embauche d’un salarié en auto-entreprise n’est pas l’option la plus rentable, surtout s’il s’agit d’une embauche à temps plein.

Embaucher un salarié est une tâche complexe qui nécessite de respecter certaines formalités pour rester dans la légalité.

Tout d’abord, il convient de réaliser la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Cette déclaration indispensable permet d’effectuer toutes les démarches suivantes :

• votre demande d'immatriculation à la sécurité sociale s’il s’agit d’une première embauche

• la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi

• la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage

• la demande d'adhésion à la médecine du travail

• la demande pour la visite médicale d'embauche

Vous devez ensuite vous immatriculer auprès d’une caisse de retraite complémentaire pour que votre employé puisse cotiser.

Vous devez également rédiger un contrat de travail ou une lettre d’embauche mentionnant les termes d’application du contrat (lieu, dates, horaires, missions, salaire…).

Enfin, il vous faut ouvrir un registre unique du personnel comportant, pour chaque employé :

• les informations sur son identité

• les dates d’embauche et de départ

• les contrats de travail

Les informations doivent être conservées pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date de départ de l’employé.

Après l’embauche, vous devrez chaque mois établir la fiche de salaire et fournir les documents de fin de contrat(attestation Pôle emploi, solde de tous comptes) au départ du salarié.

Tous ces documents étant strictement encadrés par la loi, il vous faudra soit vous équiper d’un logiciel spécifique, soit passer par un cabinet comptable pour être sûr d’être en règle si vous ne maîtrisez pas suffisamment le sujet. Le contraire pourrait s’avérer lourd de conséquences.

Rassurez-vous si vous souhaitez embaucher, il existe des solutions pour simplifier les démarches tout en restant en règle.

Le TESE

La première solution, consiste à utiliser le TESE (Titre Emploi Service Entreprise). Destiné à simplifier les démarches d’embauche pour les petites entreprises, ce service est particulièrement adapté aux contrats de courte durée mais fonctionne également pour les CDI. Pour utiliser ce service, il suffit d’adhérer sur le site internet www.letese.urssaf.fr. Pour chaque nouvelle embauche, vous devez la déclarer au plus tôt dans les 8 jours avant le début du contrat, au plus tard le jour même de l’embauche, par le biais d’un volet d’identification du salarié dont un exemplaire doit être remis à l’employé.

Les formalités suivantes sont alors accomplies automatiquement :

• déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

• contrat de travail

• calcul des rémunérations et des cotisations sociales

• certificat de travail

• déclarations sociales nominatives (DSN)

• déclarations destinées à Pôle emploi

• déclarations destinées à la caisse de congés payés

• bulletins de paie

• attestation fiscale pour les salariés

La sous-traitance à un autre indépendant

Selon votre activité, vous pouvez également sous-traiter à un autre auto-entrepreneur. Attention toutefois, si votre sous-traitant ne travaille que pour vous, cela sera considéré comme du salariat déguisé. Dans ce cas, celui-ci sera automatiquement considéré comme un employé en CDI, avec toutes les formalités que cela implique pour vous.

Le portage salarial

Une autre solution est de passer par une entreprise de portage salarial. Ce nouveau mode de travail qui a le vent en poupe est caractérisé par une relation tripartite : le porté (votre employé), la société de portage et vous. Comme dans une relation entre indépendants, vous négociez les termes du contrat directement avec votre employé. Vous passez ensuite par la société de portage pour la contractualisation qui s’occupe d’établir les bulletins de salaire et vous adresse une facture de prestations. Cela vous permet de n’avoir aucune formalité administrative à accomplir et le contrat peut débuter très rapidement.

L’intérim

Enfin, vous avez la possibilité de passer par une société de placement en intérim. Les candidats sont filtrés par la société selon leur profil et vos exigences, ce qui vous fait gagner du temps pour le recrutement. Tout comme la société de portage, la société de placement en intérim gère les formalités administratives et les salaires. Elle vous adresse ensuite une facture de prestations.

Vous pouvez le constater, des solutions existent. À vous de trouver celle qui correspond le mieux à votre situation !