Secrétaire à domicile

    Le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) est l'URSSAF ou la Chambre de Métiers et de l'Artisanat 

    Le code APE est généralement :  82.11Z - Services administratifs combinés de bureau

    Le plafond de chiffre d'affaires à ne pas dépasser est de : 70 000 € 

    Rémunération mensuelle : de 20 à 35 € en moyenne par heure

    Le montant des cotisations sociales à payer est de : 22 % de votre CA

En tant que secrétaire à domicile, vous pouvez choisir de travailler soit pour :

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  les entreprises, associations et autres organismes afin de les seconder quotidiennement dans leur gestion administrative

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  ou pour les particuliers (personnes âgées par exemple) afin de les aider dans les tâches administratives courantes : gestion du budget, paiement des factures, courriers, déclarations d’impôts, démarches téléphoniques, etc.

Si vous choisissez de travailler pour les particuliers, vous serez considéré comme prestataire de service à la personne. Ainsi, vos clients pourront bénéficier d’une réduction d’impôt allant jusqu’à 50 %.

Le plus souvent, vous exercerez vos prestations d’assistance administrative à distance depuis votre domicile, d’où l’appellation « télésecrétariat ». De manière exceptionnelle, vous pourrez être amené à vous déplacer dans les locaux de vos clients pour des missions ponctuelles de remplacement. Attention néanmoins au risque de salariat déguisé.

Si vos clients sont des particuliers, vous devrez vous rendre plus régulièrement à leur domicile afin de faire le point sur leur situation et leurs besoins.

Si vous intervenez auprès d’une clientèle professionnelle, vos missions de secrétaire à domicile seront principalement de l’assistance administrative et commerciale :

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  rédaction et relance des courriers

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  élaboration des devis et factures

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  mise en page et mise à jour de documents divers (base de données, tableaux financiers simples, etc.)

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  relations fournisseurs

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  permanence téléphonique

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  suivi de dossiers (livraisons, commandes)

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  classement et archivage de documents

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  saisie comptable simple

Parallèlement, il vous sera demandé de gérer l’agenda de l’entreprise (réservation des déplacements, inscription à des événements) et de transmettre l’ensemble des informations à vos différents interlocuteurs.

Sachez également que les TPE/PME disposent souvent d’un budget serré et pourront vous demander d’effectuer des prestations plus spécifiques, nécessitant des compétences supplémentaires : suivi de chantier, création de documents de communication, réponse aux appels d’offre, assistance lors d’événements, etc.

Ce métier ne nécessite pas de gros investissements mais vous devrez néanmoins acquérir quelques outils indispensables pour vous installer en tant que secrétaire indépendante :

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  un ordinateur performant et une connexion haut débit

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  une imprimante professionnelle multifonctions

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  des licences bureautique classiques (traitement de texte, création de tableaux, etc.)

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  si besoin, des logiciels plus spécifiques (création et retouche de documents)

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  du matériel de standardiste (téléphone, casque anti-bruit, micro)

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  un fauteuil confortable et ergonomique

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  des armoires de rangement, des classeurs

Pour faciliter votre organisation et votre concentration, l’idéal est de vous aménager un espace bureau. Si vous le pouvez, privilégiez un endroit calme et séparé du reste de votre domicile.

Le secrétariat à domicile est une activité non réglementée. Vous n’avez donc pas besoin d’avoir une certification ou une formation spécifique pour l’exercer. En théorie, toute personne qui le souhaite peut donc se lancer en tant que secrétaire indépendante.

Néanmoins, à part si vous disposez déjà d’une certaine expérience ou de références solides, posséder une qualification en secrétariat ou en gestion vous permettra d’être plus crédible auprès de vos clients.

Voici quelques exemples de formations en secrétariat :

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  BEP métiers des services administratifs

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  Bac pro gestion-administration

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  BTS gestion de la PME / BTS support à l'action managériale

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  DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations)

Le secrétariat à domicile implique une grande polyvalence car vous aurez souvent à travailler sur des missions très différentes et pour des clients variés.

Voici les principales compétences et qualités à acquérir pour exercer au mieux ce métier :

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  être organisé et flexible car les demandes de vos clients se feront souvent dans l’urgence

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  faire preuve d’une grande conscience professionnelle car vous traitez de données confidentielles. La discrétion est obligatoire !

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  maîtriser la ou les langue(s) de l’entreprise et avoir d’excellentes capacités en expression écrite

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  avoir une bonne connaissance du vocabulaire du secteur d’activité et du monde de l’entreprise

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  avoir également une excellente élocution

En parallèle, vous devrez évidemment être capable de vous servir des outils de bureautique et d’informatique courants : traitement de texte, mise en page, internet, service de messagerie, etc. Si besoin, votre client pourra vous former sur certains logiciels.

1 - Bien définir son offre

Le secrétariat à distance fait partie de ces nouveaux métiers digitaux qui se développent. Pour en faire une activité pérenne, commencez par bien réfléchir à votre offre commerciale :

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  quelles prestations proposez-vous ?

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  quels bénéfices pour l’entreprise ?

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  quels aspects devez-vous renforcer ?

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  quelles sont vos disponibilités réelles ?

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  acceptez-vous de travailler dans les locaux ?

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  quels sont vos tarifs (à l’heure, à la tâche, au forfait) ?

2 - Se différencier de la concurrence

En fonction de vos expériences passées, il peut être judicieux de vous spécialiser dans un domaine en particulier comme le BTP, le médical ou encore la justice. Votre connaissance poussée du vocabulaire et des pratiques sera un atout pour convaincre vos futurs clients.

De la même manière, la maîtrise de plusieurs langues vous permettra de démarcher des structures ayant des clients et/ou des fournisseurs internationaux.

Ce type de compétence supplémentaire pourra faire l’objet de tarifs plus élevés.  

3 - Trouver de nouveaux clients quand on est secrétaire indépendante

Il existe de multiples méthodes de communication. Pour ce type d’activité, nous vous conseillons d’opter pour des outils digitaux :

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  recensez légalement les coordonnées de vos potentiels clients (TPE/PME, professions libérales, associations …) et envoyez-leur un mail détaillé pour présenter vos services

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  créez un site vitrine composé de quelques pages pour parler de votre offre et ajoutez les recommandations de vos clients

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  tester la publicité Google pour mettre en avant votre activité

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  misez sur l’essor des plateformes de mise en relation sans oublier les sites de petites annonces.

Pensez également à toutes les formes de réseautage : famille, amis, ex-employeurs… Essayez de vous rapprocher d’autres secrétaires indépendantes et de tisser des liens : elles pourraient vous recommander et vous déléguer certains contrats.

Bien sûr, n’hésitez pas à vous créer des outils plus classiques comme la carte de visite, indispensable dans pour une stratégie de bouche-à-oreille réussie !

Vous avez désormais toutes les informations nécessaires pour vous devenir secrétaire à domicile en auto-entreprise !