Agence événementielle

Le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) est l’URSSAF 

Le code APE est généralement : 82.30Z - Organisation de foires, salons professionnels et congrès 

Le plafond de chiffre d'affaires à ne pas dépasser est de : 77 700 € 

Rémunération mensuelle : entre 10 et 15 % du budget total de l’événement / à partir de 60 € de l’heure pour la conception événementielle (variable en fonction des projets)

Le montant des cotisations sociales à payer est de : 21,1 % de votre CA

À l’issue de la crise sanitaire et à l’heure du pass sanitaire, le secteur de l’événementiel reprend du poil de la bête (mariages, séminaires d’entreprise, etc.). En plus des évènements physiques, qui refont surface, les agences ont dû adapter leur offre à la nouvelle réalité : la numérisation des évènements est aujourd’hui monnaie courante. Une niche et une opportunité à saisir pour les entrepreneurs qui se lancent ! 

Réunions Zoom, diffusion en direct, communication sur les réseaux sociaux, mais aussi écrans lors des évènements physiques, le digital est présent sous toutes ses formes. C’est le moment d’apporter un œil neuf et de nouvelles perspectives à ce secteur en plein renouvellement.

Qui sont les clients d’une agence d’événementiel en micro-entreprise ? 

En tant qu’organisateur d’événements, vous pouvez travailler pour deux types de clients :

• Les particuliers : la plupart choisissent de faire confiance à des professionnels du secteur lorsqu’il s’agit de célébrer un événement marquant et rassemblant de nombreuses personnes (mariage, baptême, enterrement de vie de jeune fille / garçon, anniversaire, etc.). Faire appel à une agence dans l’évènementiel leur permet de déléguer les tâches organisationnelles pour se concentrer sur le principal : profiter de la magie de leur journée ! 
• Les professionnels : de la startup à la PME, en passant par une grande entreprise du CAC 40 ou une collectivité territoriale (mairie, par exemple), de nombreuses structures font appel à des agences d’événementiel pour organiser leurs projets (séminaire, lancement de produit, gala, salon professionnel, etc.). Les budgets y sont souvent plus confortables, pensez-y ! 

Comment se déroule un projet événementiel ? 

Pour vous donner une idée de la réalité du métier, voici les grandes étapes de l’organisation d’un projet événementiel :

• En premier lieu, l’organisateur est contacté par son client et discute de ses besoins (concept, nombre d’invités, activités prévues, etc.).
• Ensuite, il lui soumet ses premières idées et définit un budget au sein d’un devis.
• Si le devis est accepté, l’organisateur contacte ses prestataires, trouve le lieu de réception, définit une date, et élabore le concept de l’événement.
• Pendant l’installation du projet, l'organisateur gère et coordonne l’ensemble de ses sous-traitants.
• Le jour J, il opère dans l’ombre et s’assure que l’événement se déroule bien. Il arrive souvent en premier… et repart généralement le dernier ! Pour certaines occasions (enterrement de vie de jeune fille par exemple) sa présence sur place n’est pas toujours nécessaire. 
• Les jours suivants, il débriefe avec ses prestataires et son client. Dans le cadre d’un événement B2B public, il se renseigne sur les retombées médiatiques (presse, réseaux sociaux, blogueurs).

Dans un établissement reçevant du public

Les Établissements Recevant du Public (ERP) sont soumis à des règles de sécurité strictes, que l’entrée de votre évènement soit payante ou gratuite, à l’accès libre ou sur invitation. L’objectif étant, bien sûr, de garantir la sécurité des participants et du lieu (lutte contre les incendies, accessibilité aux personnes handicapées). 

Vous serez donc soumis à une déclaration préalable, en mairie (voire en préfecture), et devrez donc obtenir une autorisation administrative, prenant la forme d’arrêtés municipaux ou préfectoraux. D’autres démarches auprès de la SACEM (pour les droits musicaux) et de la CNIL (pour la gestion des coordonnées des visiteurs) devront également être effectuées.

Dans un lieu privé

Si l’événement se déroule dans un lieu privé (le local d’une entreprise, un château privé ou la maison d’un particulier), ces autorisations ne sont pas nécessaires, sauf en cas d’activités spécifiques (par exemple, pour tirer un feu d’artifice).

Assurances et licences

En fonction de votre type de clientèle et des missions proposées, la réglementation peut varier. Par exemple, la vente d’alcool est réglementée par la loi : vous devrez obtenir une licence de débit de boissons. Renseignez-vous de même sur les autorisations détenues par vos différents prestataires. 

De votre côté, pensez à souscrire une assurance RC Pro, peu importe le type de projets que vous organiserez. Elle couvrira les risques liés à votre activité, par exemple, en cas de vol ou détérioration de votre propre matériel. 

Le métier d’organisation d’évènement fait partie des professions libérales non réglementées. À ce titre, vous n’avez donc pas besoin de diplôme, de qualifications spécifiques ou d’années d’expérience pour ouvrir une agence d’évènementiel. 

Néanmoins, plusieurs formations sont envisageables pour devenir organisateur d’événements en auto-entrepreneur :

• BTS ou DUT de communication, évènementiel ou publicité  
• Licence professionnelle management de l’évènementiel (Bac +3)
• Masters généraux en communication (universités et écoles)
• Master « Marketing et Production évènementielle », « Event Manager », « Gestion d’événements », etc. (écoles privées)

Vous avez déjà une solide expérience dans ce domaine (par exemple, si vous étiez anciennement salarié dans une agence d’évènementiel) ? Vous avez construit un bon réseau de partenaires ? Ce sont autant de signaux positifs pour tenter votre chance en indépendant !

Au-delà de bonnes compétences logistiques et techniques, ce métier passionnant nécessite d’excellentes qualités humaines : 

• Capacité organisationnelle : en tant qu’organisateur d’événements, vous êtes le chef de projet et devrez coordonner l’ensemble des prestataires d’une main de maître !
  
• Créativité : vous devrez savoir renouveler vos idées régulièrement, vous inspirer des tendances et comprendre parfaitement les besoins de vos clients pour leur proposer un projet unique.
  
• Sens du relationnel : la confiance, l’écoute et la communication sont des qualités essentielles pour faire du jour J, un magnifique souvenir !
  
• Résistance au stress : annulation de dernière minute, sous-traitant indisponible ou météo changeante… vous devrez gérer les imprévus tout en gardant votre calme en toute circonstance.  

Ce métier induit également de longues heures debout, des déplacements fréquents et des horaires irréguliers (travail le week-end et en soirée).

Vous êtes prêts à vous lancer dans l'aventure de l'entrepreneuriat ? Voici nos meilleures astuces pour démarrer et développer votre activité avec brio !

Faites une étude de marché 

En tant qu’organisateur d’événements, vous évoluez dans un marché ultra-concurrentiel. Pour mieux comprendre les grandes tendances du secteur, l’étude de marché apparaît donc comme une étape indispensable.  

Pas de panique cependant, cette opération est accessible à tous les profils d’entrepreneurs, même si vous n’avez pas de connaissances marketing. 

Voici les grandes questions à vous poser pour réaliser une étude de marché : 

• Quels sont les concepts populaires (par exemple, des événements éco-responsables, dans des lieux insolites ou interactifs) ? Et ceux qui marchent moins ?  
• Quels sont les événements les plus demandés ? 
• Quels sont les secteurs et la typologie de clientèle qui rapportent le plus de chiffre d’affaires ? 
• Quelles sont les périodes creuses et pleines dans ce secteur ? 

Faites également un point sur la concurrence, en vous focalisant sur le(s) secteur(s) qui vous intéressent : 

• Quelles sont les entreprises déjà implantées localement ? 
• Quelle est leur offre ? Leur cible ? 
• Quel est leur positionnement commercial ?  
• Comment ces agences communiquent-elles ? Sont-elles actives sur les réseaux sociaux ? Font-elles de la publicité sur Google ? 

Tous ces éléments vous permettront d’estimer le potentiel de votre projet et sa viabilité sur le long terme. 

Trouvez votre propre concept 

Grâce à l’étude de marché, vous allez pouvoir préciser votre offre et mieux définir : 

• Votre positionnement : qu’allez-vous apporter de plus à vos futurs clients ? Quelle est votre singularité ? 
• Votre clientèle cible : souhaitez-vous travailler avec des professionnels (B2B) ? Si oui, dans quel secteur d’activité ? Ou préférez-vous le travail auprès des particuliers ? 
• Vos prestations : que proposez-vous d’organiser comme type d’événements ? Quel est votre process général de travail ?  

Pour sortir du lot et vous différencier de vos concurrents, l’une des options possibles est de vous spécialiser. La niche peut concerner le type de prestations (par exemple, l’organisation d’enterrement de vie jeune fille / garçon LGTB) ou le type de clientèle (par exemple, uniquement des entreprises dans le secteur du e-commerce).

Créez votre réseau professionnel 

Fleuriste, décorateur, traiteur, artistes ou encore photographe, de nombreux professionnels vous accompagneront pour organiser les événements de vos clients. La réputation de votre entreprise dépend, en grande partie, des prestataires que vous allez sous-traiter. 

Vous devez donc choisir vos contacts avec soin. Le bouche-à-oreille est un excellent moyen pour vous constituer un réseau professionnel de qualité. Tel un chef d’orchestre, vous devrez également être capable de gérer ces différents prestataires pendant toutes les phases du projet. 

Quelques conseils pour trouver des clients 

Plusieurs moyens sont envisageables pour communiquer sur votre nouvelle activité : 

• La création de votre site internet et de vos réseaux sociaux
• La création de votre fiche Google My Business pour être visible localement 
• L’inscription sur des annuaires en ligne (par exemple, Les Pages Jaunes), des sites d’avis en ligne et des plateformes de mise en relation 

Si l’heure est au digital, n’oubliez pas également les outils « hors-ligne » plus traditionnels : 

• La distribution de cartes de visite et de plaquettes commerciales  
• Le flocage de votre véhicule
• La parution d’un petit encart dans la presse
• L’échange de visibilité avec vos partenaires (l’objectif est qu’ils vous recommandent auprès de leurs propres clients) 
• Le bouche-à-oreille est une arme redoutable dans ce secteur d’activité : les clients satisfaits sont vos meilleurs ambassadeurs ! 

Vous faites partie d’une association ou d’une communauté ? Voici un excellent vivier de potentiels clients ! N’hésitez pas à les informer de la création de votre agence d’événementiel. 

Pour aller plus loin : Le top 10 des outils pour une communication locale réussie 

Vous avez désormais toutes les clés en main pour devenir organisateur d’événements. Vous souhaitez vous faire accompagner pour lancer votre agence ? Laissez-vous guider par nos experts ! 

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