Agence événementielle

L’organisme référent est le Greffe du Tribunal de Commerce

Le code APE est généralement : 82.30Z - Organisation de foires, salons professionnels et congrès 

Le plafond de chiffre d'affaires à ne pas dépasser est de : 77 700 € 

Rémunération mensuelle : entre 10 et 15 % du budget total de l’événement entre 20 € et 60 € de l’heure pour la conception événementielle (variable en fonction des projets)

Le montant des cotisations sociales à payer est de : 21,2 % de votre chiffre d'affaires

Qui sont les clients d’une agence d’événementiel en micro-entreprise ? 

En tant qu’organisateur d’événements en micro-entreprise, vous pouvez travailler pour deux types de clients :

• Les particuliers : la plupart choisissent de faire confiance à des professionnels du secteur lorsqu’il s’agit de célébrer un événement marquant et rassemblant de nombreuses personnes (mariage, baptême, enterrement de vie de jeune fille / garçon, anniversaire, etc.). Faire appel à une agence dans l’événementiel leur permet de déléguer les tâches organisationnelles pour se concentrer sur le principal : profiter de la magie de leur journée !
• Les professionnels : de la startup à la PME, en passant par une grande entreprise du CAC 40 ou une collectivité territoriale (mairie, par exemple), de nombreuses structures font appel à des agences d’événementiel pour organiser leurs projets (séminaire, lancement de produit, gala, salon professionnel, etc.). Les budgets y sont souvent plus confortables, pensez-y ! 

Comment se déroule un projet événementiel ? 

Pour vous donner une idée de la réalité du métier, voici les grandes étapes de l’organisation d’un projet événementiel :

• En premier lieu, l’organisateur est contacté par son client et discute de ses besoins (concept, nombre d’invités, activités prévues, etc.).
• Ensuite, il lui soumet ses premières idées et définit un budget au sein d’un devis.
• Si le devis est accepté, l’organisateur contacte ses prestataires, trouve le lieu de réception, définit une date, et élabore le concept de l’événement.
• Pendant l’installation du projet, l'organisateur gère et coordonne l’ensemble de ses sous-traitants.
• Le jour J, il opère dans l’ombre et s’assure que l’événement se déroule bien. Il arrive souvent en premier… et repart généralement le dernier ! Pour certaines occasions (enterrement de vie de jeune fille par exemple) sa présence sur place n’est pas toujours nécessaire. 
• Les jours suivants, il débriefe avec ses prestataires et son client. Dans le cadre d’un événement B2B public, il se renseigne sur les retombées médiatiques (presse, réseaux sociaux, blogueurs).

Le conseil de l’expert Vicky De Lescure: « Dans le cas d’événements culturels, l’auto-entrepreneur gère aussi l’accueil des artistes et règle les aspects techniques liés au bon fonctionnement de l’événement tels que les transports, l’éclairage, la sonorisation, la sécurité, la billetterie, etc. Enfin, l’organisateur peut également se charger lui-même de l’aspect promotionnel et des relations avec la presse.”

Dans un établissement recevant du public

Les Établissements Recevant du Public (ERP) sont soumis à des règles de sécurité strictes, que l’entrée de votre événement soit payante ou gratuite, à l’accès libre ou sur invitation. L’objectif étant, bien sûr, de garantir la sécurité des participants et du lieu (lutte contre les incendies, accessibilité aux personnes handicapées). 

Vous serez donc soumis à une déclaration préalable, en mairie (voire en préfecture), et devrez donc obtenir une autorisation administrative, prenant la forme d’arrêtés municipaux ou préfectoraux. D’autres démarches auprès de la SACEM (pour les droits musicaux) et de la CNIL (pour la gestion des coordonnées des visiteurs) devront également être effectuées.

Le conseil de l’expert Vicky De Lescure : “ Si vous organisez des soirées dansantes ou concerts, vous devrez déclarer l’événment en mairie entre 3 et 15 jours avant l’événement, selon l’ampleur si : ◦ L’événement se déroule dans un lieu public ou ouvert au public. ◦ Il implique une diffusion de musique amplifiée. ◦ Il peut générer des nuisances sonores ou des regroupements importants. ◦ Il inclut une buvette, une vente de billets, ou des prestations artistiques rémunérées.

La déclaration peut se faire : ◦ En ligne (certaines communes proposent un formulaire sur leur site). ◦ Par courrier ou en personne, avec un dossier complet.”

Dans un lieu privé

Si l’événement se déroule dans un lieu privé (le local d’une entreprise, un château privé ou la maison d’un particulier), ces autorisations ne sont pas nécessaires, sauf en cas d’activités spécifiques (par exemple, pour tirer un feu d’artifice).

Assurances et licences

En fonction de votre type de clientèle et des missions proposées, la réglementation peut varier. Par exemple, la vente d’alcool est réglementée par la loi : vous devrez obtenir une licence de débit de boissons et un permis d’exploitation. Renseignez-vous de même sur les autorisations détenues par vos différents prestataires.

De votre côté, en tant qu'auto-entrepreneur, pensez à souscrire une assurance RC Pro, peu importe le type de projets que vous organiserez. Elle couvrira les risques liés à votre activité, par exemple, en cas de vol ou détérioration de votre propre matériel.

Si vous organisez plus de 6 représentations par an en engageant des artistes rémunérés, vous devrez obtenir une licence d’entrepreneur de spectacles vivants.

Médiation à la consommation

Tous les auto-entrepreneurs qui vendent des services à des particuliers ont l’obligation de mettre en place un dispositif de médiation de la consommation et ce, quel que soit leur canal de vente. C’est donc le cas des solopreneurs qui réalisent des prestations événementielles à destination des particuliers. Plus particulièrement cette obligation implique que :

• L'auto-entrepreneur doit garantir à ses clients particuliers un service gratuit de médiation de la consommation.
• L’information sur tout document (CGV, site...) est obligatoire, sous peine d’amende.
• Le client doit avoir notifié l'auto-entrepreneur de son désaccord par écrit avant de saisir la médiation.

Le métier d’organisation d’événements en tant que micro-entrepreneur fait partie des professions commerciales non réglementées. À ce titre, vous n’avez donc pas besoin de diplôme, de qualifications spécifiques ou d’années d’expérience pour ouvrir une agence d’événementiel.

Néanmoins, plusieurs formations sont envisageables pour devenir organisateur d’événements en auto-entrepreneur :

• BTS ou DUT de communication, évènementiel ou publicité
• Licence professionnelle management de l’évènementiel (Bac +3)
• Masters généraux en communication (universités et écoles)
• Master « Marketing et Production évènementielle », « Event Manager », « Gestion d’événements », etc. (écoles privées)

Vous avez déjà une solide expérience dans ce domaine (par exemple, si vous étiez anciennement salarié dans une agence d’événementiel) ? Vous avez construit un bon réseau de partenaires ? Ce sont autant de signaux positifs pour tenter votre chance en indépendant !

Au-delà de bonnes compétences logistiques et techniques, ce métier passionnant nécessite d’excellentes qualités humaines : 

• Capacité organisationnelle : en tant qu’organisateur d’événements, vous êtes le chef de projet et devrez coordonner l’ensemble des prestataires d’une main de maître !
• Créativité : vous devrez savoir renouveler vos idées régulièrement, vous inspirer des tendances et comprendre parfaitement les besoins de vos clients pour leur proposer un projet unique.
• Sens du relationnel : la confiance, l’écoute et la communication sont des qualités essentielles pour faire du jour J, un magnifique souvenir !
• Résistance au stress : annulation de dernière minute, sous-traitant indisponible ou météo changeante… vous devrez gérer les imprévus tout en gardant votre calme en toutes circonstances.  

Ce métier induit également de longues heures debout, des déplacements fréquents et des horaires irréguliers (travail le week-end et en soirée).

Vous êtes prêts à vous lancer dans l'aventure de l'entrepreneuriat ? Voici nos meilleures astuces pour démarrer et développer votre activité avec brio !

Faites une étude de marché 

En tant qu’organisateur d’événements, vous évoluez dans un marché ultra-concurrentiel. Pour mieux comprendre les grandes tendances du secteur, l’étude de marché apparaît donc comme une étape indispensable.  

Pas de panique cependant, cette opération est accessible à tous les profils d’entrepreneurs, même si vous n’avez pas de connaissances marketing. 

Voici les grandes questions à vous poser pour réaliser une étude de marché : 

• Quels sont les concepts populaires (par exemple, des événements éco-responsables, dans des lieux insolites ou interactifs) ? Et ceux qui marchent moins ?  
• Quels sont les événements les plus demandés ? 
• Quels sont les secteurs et la typologie de clientèle qui rapportent le plus de chiffre d’affaires ? 
• Quelles sont les périodes creuses et pleines dans ce secteur ? 

Faites également un point sur la concurrence, en vous focalisant sur le(s) secteur(s) qui vous intéressent : 

• Quelles sont les entreprises déjà implantées localement ? 
• Quelle est leur offre ? Leur cible ? 
• Quel est leur positionnement commercial ?  
• Comment ces agences communiquent-elles ? Sont-elles actives sur les réseaux sociaux ? Font-elles de la publicité sur Google ? 

Tous ces éléments vous permettront d’estimer le potentiel de votre projet et sa viabilité sur le long terme. 

Trouvez votre propre concept 

Grâce à l’étude de marché, vous allez pouvoir préciser votre offre, votre business plan et mieux définir : 

• Votre positionnement : qu’allez-vous apporter de plus à vos futurs clients ? Quelle est votre singularité ? 
• Votre clientèle cible : souhaitez-vous travailler avec des professionnels (B2B) ? Si oui, dans quel secteur d’activité ? Ou préférez-vous le travail auprès des particuliers ? 
• Vos prestations : que proposez-vous d’organiser comme type d’événements ? Quel est votre processus général de travail ?  

Pour sortir du lot et vous différencier de vos concurrents, l’une des options possibles est de vous spécialiser. La niche peut concerner le type de prestations (par exemple, l’organisation d’enterrement de vie jeune fille / garçon LGTB) ou le type de clientèle (par exemple, uniquement des entreprises dans le secteur du e-commerce).

Créez votre réseau professionnel 

Fleuriste, décorateur, traiteur, artistes ou encore photographe, de nombreux professionnels vous accompagneront pour organiser les événements de vos clients. La réputation de votre entreprise dépend, en grande partie, des prestataires que vous allez sous-traiter. 

Vous devez donc choisir vos contacts avec soin. Le bouche-à-oreille est un excellent moyen pour vous de constituer un réseau professionnel de qualité. Tel un chef d’orchestre, vous devrez également être capable de gérer ces différents prestataires pendant toutes les phases du projet. 

Quelques conseils pour trouver des clients 

Plusieurs moyens sont envisageables pour communiquer sur votre nouvelle activité : 

• La création de votre site internet et de vos réseaux sociaux
• La création de votre fiche Google My Business pour être visible localement 
• L’inscription sur des annuaires en ligne (par exemple, Les Pages Jaunes), des sites d’avis en ligne et des plateformes de mise en relation 

Si l’heure est au digital, n’oubliez pas également les outils « hors-ligne » plus traditionnels : 

• La distribution de cartes de visite et de plaquettes commerciales  
• Le flocage de votre véhicule
• La parution d’un petit encart dans la presse
• L’échange de visibilité avec vos partenaires (l’objectif est qu’ils vous recommandent auprès de leurs propres clients) 
• Le bouche-à-oreille est une arme redoutable dans ce secteur d’activité : les clients satisfaits sont vos meilleurs ambassadeurs ! 

Vous faites partie d’une association ou d’une communauté ? Voici un excellent vivier de potentiels clients ! N’hésitez pas à les informer de la création de votre agence d’événementiel. 

Pour aller plus loin : Le top 10 des outils pour une communication locale réussie 

Vous avez désormais toutes les clés en main pour devenir organisateur d’événements. Vous souhaitez vous faire accompagner pour lancer votre auto-entreprise ? Laissez-vous guider par nos experts pour devenir auto-entrepreneur !

DEVENIR AUTO-ENTREPRENEUR