Les formalités obligatoires : récapitulatif
Réputé pour sa simplicité, le statut auto-entrepreneur (également appelé micro-entrepreneur) comporte toutefois une série d’obligations pour celui qui souhaiterait franchir le pas de l’indépendance. Découvrez notre guide complet pour y voir plus clair dans toutes les formalités obligatoires pour devenir micro-entrepreneur : démarches administratives pour votre immatriculation, compte bancaire, facturation, comptabilité et déclaration de chiffre d’affaires.
Les formalités de création d'auto-entreprise
Pour devenir auto-entrepreneur, vous devrez au préalable remplir certaines formalités administratives obligatoires.
Déclarer votre auto-entreprise
Il vous faudra tout d’abord effectuer une déclaration de début d’activité en remplissant le Cerfa « P0 Micro-Entrepreneur ». Cette formalité peut s’effectuer entièrement en ligne.
Vous devrez joindre à ce formulaire différents justificatifs en fonction de votre situation. Parmi ces documents, peuvent notamment figurer :
- la copie de votre diplôme ou un justificatif d’expérience professionnelle pour les activités réglementées
- une attestation stipulant que vous avez bien souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) et / ou une garantie décennale, si vous êtes légalement soumis à cette obligation.
Le saviez-vous ?
Le Stage de Préparation à l’Installation, autrefois obligatoire pour les créateurs d’entreprise inscrits à la CMA, a été rendu facultatif. Vous pouvez malgré tout choisir de suivre cette formation sur la base volontaire. Elle constitue en effet un passage intéressant pour découvrir les fondamentaux de la gestion d’entreprise (fiscalité, comptabilité…).
Gérer son auto-entreprise avec succès est un enjeu pour tous les entrepreneurs, que vous soyez artisan ou non ! Grâce aux formations complètes et intuitives d’Educademy, vous maîtriserez les formalités obligatoires sur le bout des doigts et pourrez même les anticiper.
Faire immatriculer votre auto-entreprise
Les auto-entrepreneurs dépendant de la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (CMA) et de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI) devront également procéder à leur immatriculation. Ainsi :
- Les activités artisanales doivent être immatriculées auprès du Répertoire des Métiers (RM).
- Les activités commerciales doivent être immatriculées auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Là aussi, différentes pièces justificatives vous seront demandées. Leur liste dépendra de votre situation. Elles devront être jointes à votre déclaration de début d’activité.
Bon à savoir
La preuve de votre immatriculation diffère selon la nature de votre activité :
- un extrait K pour les inscrits au RCS
- un extrait D1 pour les inscrits pour les RM
- un avis de situation au Répertoire Sirene pour les activités libérales
Pour vous accompagner dans vos démarches, faites appel aux conseillers du Portail Auto-Entrepreneur. Ils vous guideront de A à Z dans ces formalités.
Transmettre votre dossier complet à votre CFE
Une fois votre dossier constitué, il devra être transmis au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dont dépend votre activité :
- la CCI si vous exercez une activité commerciale
- la CMA si votre activité est artisanale
- l'URSSAF pour les professions libérales
- le Greffe du tribunal de commerce si vous êtes agent commercial
Une fois votre dossier transmis, il vous faudra attendre de 1 à 4 semaines pour recevoir votre numéro de SIRET. Vous pourrez alors débuter votre activité d’auto-entrepreneur.
Les formalités d'ouverture de compte bancaire
Depuis le 1er janvier 2015, les auto-entrepreneurs ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité, dans les 12 mois qui suivent la déclaration de leur micro-entreprise.
Ce compte devra être exclusivement consacré à votre activité auto-entrepreneuriale. Il vous servira notamment à :
- encaisser vos recettes
- effectuer les prélèvements pour vos cotisations sociales et vos charges fiscales
- bénéficier éventuellement d’un crédit pour votre auto-entreprise.
Cette mesure a été prise afin de lutter contre la fraude fiscale. Votre compte doit donc être consultable à tout moment et être séparé du compte courant sur lequel apparaissent vos dépenses quotidiennes.
Mais attention, s’il est obligatoire d’avoir un compte dédié, ce dernier ne doit pas nécessairement être un compte professionnel ! En tant qu’auto-entrepreneur, vous pouvez tout simplement ouvrir un nouveau compte courant et n’utiliser celui-ci que pour les transactions de votre auto-entreprise.
Le saviez-vous ?
La loi PACTE a assoupli cette obligation. Désormais, les auto-entrepreneurs réalisant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 10 000 € ne sont plus tenus d’avoir un compte bancaire dédié à leur activité professionnelle. En cas de dépassement de ce plafond durant deux années consécutives, ils disposeront alors d’un délai de 12 mois pour ouvrir ce compte.
Les formalités de facturation
En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez l’obligation d’émettre des factures (voir modèle de facture) à la fin de chaque prestation. Vous devrez en remettre un exemplaire à votre client et en conserver un autre pour vous. Conservez bien ces documents et n’hésitez pas à en faire une copie numérique. En cas de contrôle fiscal, il peut en effet vous être demandé de fournir vos justificatifs sur les 10 dernières années !
Veillez également à fournir des factures qui mentionnent les éléments suivants :
- la date d’émission
- un numéro attribué par ordre chronologique
- une date de livraison ou d’exécution
- le nom de votre client ou de sa société, ainsi que son adresse professionnelle
- vos coordonnées (nom, prénom et adresse professionnelle)
- votre numéro SIREN
- un descriptif détaillé des prestations exécutées, avec la quantité et le prix unitaire
- la somme totale facturée
- votre numéro de TVA intracommunautaire si vous effectuez des transactions en dehors de la France
- les informations relatives à votre RC Pro ou votre garantie décennale si vous êtes concerné par cette obligation d’assurance
Information importante
Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous devez obligatoirement porter sur vos factures la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Dans le cas contraire, vous devez faire figurer votre numéro de TVA, le taux appliqué ainsi que votre tarif HT et TTC pour faciliter le contrôle de vos déclarations.
Les formalités comptables
Les obligations comptables en micro-entreprise sont relativement réduites. En effet, rien ne vous contraint à faire appel à un expert-comptable. Vous n’avez pas non plus de bilan annuel à fournir. Toutefois, puisque vous êtes chef d’entreprise, vous devrez malgré tout répondre à certaines formalités.
Tenir un livre de recettes
Vous devez être capable de présenter un livre des recettes encaissées si jamais vous étiez contrôlé par l’administration fiscale. Ce document prendra la forme d’un tableau à 6 colonnes et devra contenir :
- la date d’encaissement des recettes
- la référence de la facture et éventuellement du devis
- le nom du client
- la nature de la prestation
- le montant de la recette
- le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)
Tenir un registre des achats
Vous êtes concerné par cette obligation comptable uniquement si votre activité d’auto-entrepreneur consiste à :
- vendre des marchandises, des fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter
- fournir des prestations d’hébergement.
Ce document doit mentionner :
- le date de l’achat et sa référence
- le nom du fournisseur
- la nature de l'achat et son montant
- le mode de paiement
Parallèlement, vous devez conserver les tickets de caisses, notes et factures.
Ces documents comptables doivent eux aussi être conservés pendant au moins 10 ans.
Bon à savoir
Vous êtes libre de choisir la forme que prendront les livres de recettes et d’achats. Vous pouvez opter pour :
- un livre-comptable papier acheté dans le commerce
- un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
- un logiciel comptable spécifique
Facturer la TVA si vous en êtes redevable
En cas de dépassement du plafond de TVA, vous devez la facturer à vos clients, mais également la déclarer à l’État. Vous pourrez également la déduire de vos achats professionnels.
La déclaration du chiffre d’affaires : formalité obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs
En auto-entreprise, vous avez l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires, même si celui-ci est nul.
Vous pouvez opter pour une déclaration mensuelle ou trimestrielle, mais dans tous les cas, vous devrez respecter un calendrier précis.
L’absence de déclaration entraînera le paiement de pénalités. De plus, en cas d’oublis répétés, vous serez amené à régler des cotisations forfaitaires et majorées.
Cette déclaration a plusieurs objectifs :
- le paiement de vos cotisations, celles-ci étant calculées selon un taux fixe appliqué sur votre chiffre d’affaires
- le calcul de votre versement libératoire si vous avez choisi cette option fiscale
- le calcul de votre chiffre d’affaires global pour vérifier que vous ne dépassez pas les plafonds de TVA ou ceux de la micro-entreprise
Information importante
Chaque année, les auto-entrepreneurs doivent faire une déclaration d’impôts sur le revenu, même s’ils optent pour le versement libératoire. Ils devront alors remplir une déclaration complémentaire des revenus des professions non salariées (formulaire n°2042 C PRO). Celle-ci permet de déclarer au centre des impôts l'ensemble des montants encaissés au cours de l'année précédente.
Les démarches facultatives
Parallèlement à ces formalités obligatoires, certaines démarches restent conseillées bien que tout à fait facultatives.
Réaliser des devis
Les devis (voir modèle de devis) sont des documents que vous fournissez avant une mission afin d’en présenter les tarifs. Ils sont conseillés car ils dressent le contenu exhaustif de la nature de votre prestation et évitent les malentendus et ambiguïtés avec votre client. Ils ne sont néanmoins pas obligatoires. En cas de contrôle, seules des factures vous seront demandées.
Adhérer à une mutuelle
Une mutuelle (ou complémentaire santé) vous permettra d’être mieux remboursé dans votre parcours de soins en cas de maladie ou d’hospitalisation. Rappelons en effet que personne n’est à l’abri d’un pépin de santé ou d’un accident !
Avoir un nom commercial
Donner un nom commercial à son auto-entreprise n’est pas une obligation. Ceci relève du choix personnel, notamment pour donner une identité à votre activité et envoyer un message plus clair à vos clients.
Vous pouvez utiliser ce nom commercial sur vos cartes de visites, vos devis ou vos factures. Toutefois, vos nom et prénom devront continuer à apparaître sur tous vos documents administratifs et commerciaux.
Vous êtes maintenant prêt à débuter votre activité en toute conformité. Des doutes subsistent ? Pas de panique, notre outil de gestion Mon Portail vous assiste dans vos formalités déclaratives et comptables. Ainsi, vous pouvez suivre l'évolution de votre chiffre d'affaires, contrôler votre comptabilité et éditer vos factures, le tout au même endroit et en ligne !
