Les formalités obligatoires : récapitulatif

Pour devenir auto-entrepreneur, vous devrez au préalable remplir certaines formalités administratives obligatoires.

Déclarer votre auto-entreprise

Il vous faudra tout d’abord effectuer une déclaration de début d’activité en remplissant le  Cerfa « P0 Micro-Entrepreneur ». Cette formalité peut s’effectuer entièrement en ligne.

Vous devrez joindre à ce formulaire différents justificatifs en fonction de votre situation. Parmi ces documents, peuvent notamment figurer :

• la copie de votre diplôme ou un justificatif d’expérience professionnelle pour les activités réglementées
• une attestation stipulant que vous avez bien souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) et / ou une garantie décennale, si vous êtes légalement soumis à cette obligation.

Faire immatriculer votre auto-entreprise

Les auto-entrepreneurs dépendant de la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (CMA) et de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI) devront également procéder à leur immatriculation. Ainsi :

• Les activités artisanales doivent être immatriculées auprès du Répertoire des Métiers (RM). 
• Les activités commerciales doivent être immatriculées auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Là aussi, différentes pièces justificatives vous seront demandées. Leur liste dépendra de votre situation. Elles devront être jointes à votre déclaration de début d’activité.

Pour vous accompagner dans vos démarches, faites appel aux conseillers du Portail Auto-Entrepreneur. Ils vous guideront de A à Z dans ces formalités.

Démarrez votre auto-entreprise en ligne

Transmettre votre dossier complet à votre CFE

Une fois votre dossier constitué, il devra être transmis au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dont dépend votre activité :

• la CCI si vous exercez une activité commerciale
• la CMA si votre activité est artisanale
• l'URSSAF pour les professions libérales
• le Greffe du tribunal de commerce si vous êtes agent commercial

Une fois dossier transmis, il vous faudra attendre de 1 à 4 semaines pour recevoir votre numéro de SIRET. Vous pourrez alors débuter votre activité d’auto-entrepreneur.

Depuis le 1er janvier 2015,  les auto-entrepreneurs ont l’obligation d’ouvrir compte dédié à leur activité, dans les 12 mois qui suivent la déclaration de leur micro-entreprise.

Ce compte devra être exclusivement consacré à votre activité auto-entrepreneuriale. Il vous servira notamment à :

• encaisser vos recettes
• effectuer les prélèvements pour vos cotisations sociales et vos charges fiscales
• bénéficier éventuellement d’un crédit pour votre auto-entreprise.

Cette mesure a été prise afin de lutter contre la fraude fiscale. Votre compte doit donc être consultable à tout moment et être séparé du compte courant sur lequel apparaissent vos dépenses quotidiennes.

Mais attention, s’il est obligatoire d’avoir un compte dédié, ce dernier ne doit pas nécessairement être un compte professionnel ! En tant qu’auto-entrepreneur, vous pouvez tout simplement ouvrir un nouveau compte courant et n’utiliser celui-ci que pour les transactions de votre auto-entreprise. 

En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez l’obligation d’émettre des factures à la fin de chaque prestation. Vous devrez en remettre un exemplaire à votre client et en conserver un autre pour vous. Conservez bien ces documents et n’hésitez pas à en faire une copie numérique. En cas de contrôle fiscal, il peut en effet vous être demandé de fournir vos justificatifs sur les 10 dernières années !

Veillez également à fournir des factures qui mentionnent les éléments suivants : 

• la date d’émission
• un numéro attribué par ordre chronologique
• une date de livraison ou d’exécution    
• le nom de votre client ou de sa société, ainsi que son adresse professionnelle
• vos coordonnées (nom, prénom et adresse professionnelle)
• votre numéro SIREN
• un descriptif détaillé des prestations exécutées, avec la quantité et le prix unitaire
• la somme totale facturée
• votre numéro de TVA intracommunautaire si vous effectuez des transactions en dehors de la France
• les informations relatives à votre RC Pro ou votre garantie décennale si vous êtes concerné par cette obligation d’assurance

Les obligations comptables en micro-entreprise sont relativement réduites. En effet, rien ne vous contraint à faire appel à un expert-comptable. Vous n’avez pas non plus de bilan annuel à fournir. Toutefois, puisque vous êtes chef d’entreprise, vous devrez malgré tout répondre à certaines formalités.

Tenir un livre de recettes

Vous devez être capable de présenter un livre des recettes encaissées si jamais vous étiez contrôlé par l’administration fiscale. Ce document prendra la forme d’un tableau à 6 colonnes et devra contenir  :

• la date d’encaissement des recettes
• la référence de la facture et éventuellement du devis
• le nom du client
• la nature de la prestation
• le montant de la recette
• le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)

Tenir un registre des achats

Vous êtes concerné par cette obligation comptable uniquement si votre activité d’auto-entrepreneur consiste à :

• vendre des marchandises, des fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter
• fournir des prestations d’hébergement.

Ce document doit mentionner :

• le date de l’achat et sa référence
• le nom du fournisseur
• la nature de l'achat et son montant
• le mode de paiement

Parallèlement, vous devez conserver les tickets de caisses, notes et factures. 

Ces documents comptables doivent eux aussi être conservés pendant au moins 10 ans.

Facturer la TVA si vous en êtes redevable

En cas de dépassement du plafond de TVA, vous devez la facturer à vos clients, mais également la déclarer à l’État. Vous pourrez également la déduire de vos achats professionnels.

En auto-entreprise, vous avez l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires, même si celui-ci est nul. 

Vous pouvez opter pour une déclaration mensuelle ou trimestrielle, mais dans tous les cas, vous devrez respecter un calendrier précis.

L’absence de déclaration entraînera le paiement de pénalités. De plus, en cas d’oublis répétés, vous serez amené à régler des cotisations forfaitaires et majorées.

Cette déclaration a plusieurs objectifs :

• le paiement de vos cotisations, celles-ci étant calculées selon un taux fixe appliqué sur votre chiffre d’affaires
• le calcul de votre versement libératoire si vous avez choisi cette option fiscale
• le calcul de votre chiffre d’affaires global pour vérifier que vous ne dépassez pas les plafonds de TVA ou ceux de la micro-entreprise

Parallèlement à ces formalités obligatoires, certaines démarches restent conseillées bien que tout à fait facultatives.

Réaliser des devis

Les devis sont des documents que vous fournissez avant une mission afin d’en présenter les tarifs. Ils sont conseillés car ils dressent le contenu exhaustif de la nature de votre prestation et évitent les malentendus et ambiguïtés avec votre client. Ils ne sont néanmoins pas obligatoires. En cas de contrôle, seules des factures vous seront demandées.

Adhérer à une mutuelle

Une mutuelle (ou complémentaire santé) vous permettra d’être mieux remboursé dans votre parcours de soins en cas de maladie ou d’hospitalisation. Rappelons en effet que personne n’est à l’abri d’un pépin de santé ou d’un accident !

Avoir un nom commercial

Donner un nom commercial à son auto-entreprise n’est pas une obligation. Ceci relève du choix personnel, notamment pour donner une identité à votre activité et envoyer un message plus clair à vos clients.

Vous pouvez utiliser ce nom commercial sur vos cartes de visites, vos devis ou vos factures. Toutefois, vos nom et prénom devront continuer à apparaître sur tous vos documents administratifs et commerciaux.