Dans un contexte de digitalisation des formalités administratives et dématérialisation des processus, la signature électronique est de plus en plus commune voire obligatoire dans certains cas. Dans cet article, nous faisons le point sur ce qu’est une signature électronique, sa valeur juridique, dans quels cas vous en avez besoin et comment concrètement signer numériquement un document.
En tant que solopreneur, vous serez sans doute amené à devoir signer électroniquement des documents pour votre activité (formalités administratives, contrats avec des fournisseurs, des clients…). Suivez le guide dans la suite de l’article !
La signature électronique est un procédé qui permet d’attester à la fois l’identité du signataire et l’intégrité d’un document numérique. Elle offre ainsi les mêmes garanties qu’une signature manuscrite sur papier : le signataire ne peut pas nier avoir validé le document (c’est ce qu’on appelle la “non-répudiation”).
La signature électronique poursuit trois grands objectifs :
D’après le Baromètre France Num 2024, 36 % des TPE et PME interrogées recourent à une solution de signature électronique. Ce taux diffère selon la taille de l’entreprise : 34 % des très petites entreprises en font usage, contre 59 % des structures comptant plus de 50 salariés.
Le règlement eIDAS facilite les transactions transfrontalières sécurisées en établissant un cadre pour l'identité et l'authentification numériques. Il vise à instaurer la confiance dans les interactions électroniques et à promouvoir des services numériques fluides dans l'UE. Cette réglementation décrit les différents niveaux de signature.
La signature simple
La signature électronique “simple” est la plus accessible et la plus répandue, par exemple une signature tracée au stylet sur tablette. Facile d’utilisation, elle offre toutefois un faible niveau de sécurité : l’identité du signataire est difficile à vérifier et la non-répudiation n’est pas assurée. Non soumise à un contrôle indépendant, sa fiabilité varie selon les solutions. Elle convient surtout pour des documents à faible enjeu, sans risque juridique majeur ni exigence légale particulière.
La signature avancée
La signature électronique “avancée”, définie par le règlement eIDAS, doit permettre d’identifier clairement le signataire et offre ainsi une valeur probatoire renforcée par rapport à la signature simple. Toutefois, comme elle n’est pas auditée par un organisme indépendant, les garanties dépendent du prestataire et peuvent varier selon les solutions.
La signature avancée reposant sur un certificat qualifié
La signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié correspond au plus haut niveau de sécurité. Pour être délivrée, elle doit être auditée par un organisme indépendant et validée par l’autorité de contrôle. Le certificat qualifié atteste de manière fiable l’identité du signataire (nom, pseudonyme ou numéro d’immatriculation pour une entreprise) et garantit la validité de la signature. L’identification peut se faire en présentiel avec un agent, via un service de vérification d’identité à distance certifié, ou encore à partir d’une identité électronique déjà vérifiée. Grâce à ces exigences strictes, ce type de signature bénéficie d’une forte valeur probante en cas de litige.
La signature qualifiée
La signature électronique qualifiée représente le niveau le plus élevé de sécurité et de fiabilité. Elle repose à la fois sur un certificat qualifié de signature électronique, qui vérifie de manière sûre l’identité du signataire, et sur un dispositif de création de signature qualifié, garantissant l’intégrité et la confidentialité des données signées. En France, elle bénéficie d’une présomption de fiabilité juridique : en cas de litige, c’est à la partie qui conteste de prouver son invalidité. Elle est également reconnue comme équivalente à une signature manuscrite et valable dans toute l’Union européenne, ce qui en fait la solution recommandée dans les contextes sensibles ou à fort enjeu.
Le certificat qualifié est délivré après une vérification stricte de l’identité du signataire (en face-à-face, via un service de vérification d’identité certifié ou grâce à une identité électronique déjà validée). Le prestataire qui le délivre est soumis à des contrôles indépendants garantissant sa fiabilité.
Le dispositif de création qualifié combine un logiciel et un support matériel sécurisé (carte à puce, clé d’authentification ou équipement cryptographique certifié) afin d’assurer la sécurité maximale de la signature et de l’authentification.
La signature électronique a une véritable valeur légale : un juge ne peut pas l’écarter au seul motif qu’elle n’est pas manuscrite.
L’article 1366 du Code civil précise que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, à condition que l’identité de son auteur soit dûment vérifiable et que son intégrité soit garantie ».
Cependant, toutes les signatures électroniques n’offrent pas le même niveau de fiabilité. Selon leur degré de sécurité, la capacité à identifier le signataire et à protéger le document varie. L’article 1367 du Code civil rappelle d’ailleurs que la signature, qu’elle soit manuscrite ou électronique, doit identifier son auteur et exprimer son consentement. Sa fiabilité est présumée lorsque l’identité est assurée et que l’intégrité de l’acte est protégée dans des conditions fixées par décret.
En pratique, les signatures électroniques de type “manuscrite” (dessinée ou insérée en image) ou simplement scannées n’ont pas la même force probante, car elles ne permettent pas toujours de garantir l’identité du signataire ni son engagement réel.
Depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen eIDAS a fixé un cadre légal harmonisé pour la signature électronique, reconnu dans tous les États membres de l’Union européenne, renforçant ainsi sa valeur et sa sécurité juridique.
Pour être valable, une signature électronique doit respecter plusieurs critères :
La signature électronique offre la possibilité de valider, en quelques secondes et à distance, des documents essentiels à la vie des entreprises, tels que :
Lorsqu’il s’agit de choisir votre outil de signature électronique vous pouvez considérer les critères suivants pour trouver le prestataire adapté à vos besoins :
Pour les niveaux avancés et qualifiés, il est nécessaire d’obtenir au préalable un certificat de signature électronique. Conformément au règlement européen n°910/2014 « eIDAS », seuls des prestataires de services de certification qualifiés sont habilités à délivrer ces certificats.
Certains prestataires comme Docusign ou Yousign proposent la fonctionnalité de délivrance de certificats. Vous pouvez également passer par France-Identité pour une solution gratuite proposée par l’administration française.
Bon à savoir
Grâce à la création de votre identité numérique via France Identité, vous pourrez ensuite créer un compte sur FranceConnect+ .FranceConnect+ est un service mis en place par l’État pour renforcer la sécurité de vos démarches en ligne. Il vous permet de prouver votre identité de façon simple et fiable grâce à votre identité numérique. Ce service est par exemple utile si vous êtes auto-entrepreneur et que vous souhaitez signer des documents sur le site du Guichet Unique de l’INPI.
Étape 1 : téléverser le document à signer numériquement sur votre plateforme de signature en ligne.
Étape 2 : apposer votre signature dans l'encart prévu à cet effet.
Étape 3 : partager le document à signer aux autres parties prenantes
Étape 4 : conserver les documents électroniques
Bon à savoir :
Que vous deviez envoyer ou réceptionner un document nécessitant d'être signé numériquement, les plateformes de signatures vous guident pas à pas pour réaliser ces démarches.
La signature électronique a une véritable valeur légale : un juge ne peut pas la rejeter uniquement parce qu’elle n’est pas manuscrite.
L’article 1366 du Code civil précise d’ailleurs que l’écrit électronique a la même force qu’un écrit papier, à condition que l’on puisse identifier son auteur et garantir l’intégrité du document.
En revanche, toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Selon leur niveau (simple, avancé ou qualifié), la fiabilité de l’identification du signataire et la sécurité du procédé de signature varient. L’article 1367 du Code civil rappelle ainsi qu’une signature électronique doit permettre d’identifier son auteur et de démontrer son consentement. Sa fiabilité est présumée lorsqu’elle repose sur un procédé fiable qui garantit à la fois l’identité du signataire et l’intégrité du document.
En pratique, les signatures dites “manuscrites électroniques” (dessinées à l'aide d'une souris ou insérées sous forme d’image) ou simplement scannées n’offrent pas le même niveau de preuve, car elles n’assurent ni l’authentification du signataire, ni la preuve de son engagement réel.
Non, pour pouvoir garantir l’intégrité du document signé électroniquement, il doit être inaltérable. Le document ne peut donc pas être modifié une fois signé.
Les fichiers acceptés vont dépendre du prestataire utilisé mais la plupart des outils vous permettent de signer électroniquement tout type de document :
De nouveau, le coût associé va dépendre de votre prestataire de signature électronique et du niveau de signature nécessaire.
Certains outils proposent des forfaits gratuits (souvent limités à un nombre de signatures par mois ou à une signature simple). De manière générale, le coût d’un logiciel de signature électronique se trouve entre 11 € et 50 € par mois.
Contestation d’une signature électronique qualifiée
Lorsqu’une signature électronique qualifiée est contestée, la loi la considère comme fiable par défaut. C’est donc à la personne qui la conteste de prouver qu’elle ne vient pas d’elle. En face, celui qui l’invoque doit démontrer que l’outil utilisé pour générer la signature est sûr et qu’il ne permet pas de falsification.
Contestation des autres types de signatures électroniques
Pour les signatures électroniques simples ou avancées, la présomption de fiabilité est plus faible. Dans ce cas, c’est à l’autorité compétente de prouver que la signature a été réalisée dans de bonnes conditions et conformément à la réglementation.
Rôle du juge
En cas de litige, le juge doit examiner si les conditions légales de validité sont respectées. Il s’appuie sur les éléments fournis par les parties (documents, preuves techniques, échanges) pour décider si la présomption de fiabilité doit être renversée ou non.
La signature électronique a donc la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Avec la généralisation de son usage, préparez-vous en choisissant la solution adaptée à vos besoins et en vous procurant votre certificat numérique.
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Rédactrice spécialiste de l’entrepreneuriat, Julie est doublement diplômée en école de commerce et en géoéconomie et intelligence stratégique. Julie dispose d’une connaissance théorique et pratique de l’entrepreneuriat avec des expériences en tant qu’auto-entrepreneur et en tant que présidente de Start-up.
