Télétravail : nos outils et alternatives incontournables pour continuer d’exercer votre activité depuis chez vous

Télétravail : nos outils et alternatives incontournables pour continuer d’exercer votre activité depuis chez vous

1er avril 2020

Depuis le début du confinement, beaucoup d’auto-entrepreneurs voient leur activité tourner au ralenti.

Même si certains sont déjà familiarisés avec le travail à distance, les consultations par visioconférence ou la vente en ligne, entretenir ses relations professionnelles et commerciales peut s’avérer difficile en cette période particulière. Contacter des clients, trouver des prospects, planifier des réunions, continuer de vendre ses services, assister à des salons professionnels… On fait le point sur les outils et les alternatives à votre disposition

 


Sommaire


Recevez vos clients… à distance !

Dans le cadre de votre activité, vous êtes amenés à rencontrer ou recevoir des clients ?

Organiser des rendez-vous depuis son salon, c’est possible ! Avec la démocratisation du télétravail, les outils de visioconférence se sont perfectionnés pour offrir une qualité d’image et de son qui rivalisent presque avec les échanges en tête-à-tête.

La plupart de ces plateformes possèdent une version gratuite et elles sont nombreuses à proposer d’essayer leur version premium gratuitement pendant la période de confinement. Vous n’avez plus qu’à choisir celle qui convient le mieux à votre activité !

Michaël Bry, professeur particulier de guitare à Chartres, a déjà trouvé son outil de prédilection : « L’épidémie qui nous touche actuellement fait que nous devons rester confinés. La solution d’utiliser une application de visioconférence s’est donc assez vite imposée. J’utilise Zoom pour continuer de suivre certains de mes élèves à distance afin qu’ils puissent continuer l’apprentissage de leur instrument. La prise en main de l’application est plutôt simple et autorise un partage d’écran, idéal quand on doit suivre une partition et obtenir des explications en temps réel. »  

Voici une liste non exhaustive des plateformes de visioconférence les plus populaires.

Skype

C’est certainement l’application de visioconférence la plus connue. Particulièrement populaire chez les particuliers, Skype est aussi un outil prisé par les professionnels et les entreprises de toutes tailles. Sa version gratuite offre la possibilité de créer des conférences vidéo allant jusqu’à 50 participants. 

Besoin de faire une démonstration à votre client ? Vous pouvez partager votre écran et illustrer votre propos en un simple clic. 

Zoom

Zoom est une application de vidéoconférence et de chat en ligne à destination des entreprises. Elle se distingue par sa facilité d’installation et d'utilisation ainsi que pour son format vidéo en HD. Parmi ces nombreuses fonctionnalités, Zoom vous offre la possibilité de créer une salle d’attente virtuelle pour que vos clients et partenaires puissent se connecter à l’appel même s’ils ont de l’avance sur le début de la réunion.

Particulièrement utile en ce moment, la toute nouvelle fonctionnalité d’arrière-plan virtuel vous donne la possibilité d'afficher l'image de votre choix ou de choisir parmi la bibliothèque d’arrière-plans animés. Pratique si vous n’avez pas eu le temps de ranger votre bureau.

Bon à savoir

La version gratuite de Zoom permet d’ajouter jusqu'à 100 utilisateurs simultanés à une visioconférence pour des sessions allant jusqu’à 40 minutes.

Whereby

Rapide et intuitive, la plateforme Whereby permet de communiquer avec votre client sans que celui-ci ait besoin de créer un compte utilisateur ou de télécharger une application. Il sera invité à rejoindre la vidéoconférence via un simple lien. 

Bon à savoir

La version gratuite permet de converser avec 4 utilisateurs simultanés pour une durée illimitée.

Organisez et gérez vos projets à distance

En pleine période de confinement, il est d’autant plus important d’organiser vos journées pour ne pas vous laisser submerger.

Dans le cadre de votre activité, vous êtes amené à jongler entre plusieurs clients et différents projets ? Sachez que les outils de gestion de projet ne sont pas seulement réservés au travail en équipe. Ils peuvent s’avérer très utiles dans le cadre de la gestion quotidienne de vos missions, pour suivre la progression de vos différentes tâches et avoir une vision globale de votre activité.

Accédez à vos documents en ligne

La première étape lorsqu’on doit travailler de chez soi est de s’assurer d’avoir accès à tous ses dossiers et informations nécessaires. Saviez-vous que vos comptes Google et Microsoft Outlook proposent aussi un espace de stockage en ligne ? Votre adresse Gmail offre 30 gigas de stockage gratuit sur Google Drive (et jusqu’à 30 téras en version payante).

Avec Microsoft OneDrive vous pouvez stocker jusqu’à 50 gigas de données. Grâce à cet espace, vos documents professionnels sont centralisés et  accessibles depuis n’importe quel support.

En bonus, vous pouvez aussi créer des dossiers partagés avec vos clients pour qu'ils aient accès à vos fichiers textes, tableurs et même vos présentations. Pratique pour avoir leur retour sur des projets en cours.

Organisez vos tâches quotidiennes

Outil incontournable de la gestion de projets, Trello permet un suivi de l'exécution de vos tâches quotidienne et vous aide à gagner en productivité. L’application se présente sous la forme d’un tableau de bord sur lequel vous épinglez des cartes correspondant aux missions en cours. Vous pouvez ainsi les classer, les trier ou les filtrer par ordre de priorité et les déplacer dans différentes colonnes au fur et à mesure de leur avancement.

En bonus, vous avez également la possibilité de partager votre « board » avec vos clients pour qu’ils puissent suivre l’avancement du projet !

Continuez de développer votre activité

Même si en période de confinement cela n’est pas votre principale priorité, il est aussi opportun de se projeter dans l’avenir et d'envisager la sortie de crise. Pas question de se laisser décourager : il existe des solutions pour développer votre activité tout en restant chez vous. 

Participez à des salons… depuis votre propre salon !

Depuis l’annonce des mesures de confinement et de distanciation sociale, de nombreux événements et salons ont été reportés voire annulés. Impossible donc de se déplacer pour rencontrer des prospects, ce qui peut vite avoir des répercussions sur le chiffre d’affaires de votre auto-entreprise.

Pour y remédier, plusieurs PME françaises se sont associées pour mettre en commun leurs outils (service de chat et retransmission en direct) et permettre aux entreprises du secteur événementiel de continuer leur activité malgré le confinement.

Leur solution ? Saloon, une plateforme événementielle en ligne développée en seulement deux semaines ! Le principe est simple, des entreprises volontaires s’inscrivent sur la plateforme et proposent des conférences en ligne gratuitement.

Le sujet vous intéresse ? Il vous suffit de vous inscrire en tant qu’auditeur ou en tant que conférencier si vous travaillez vous-même sur une thématique similaire. L’objectif est de favoriser la collaboration entre les professionnels d’un même secteur.

Un premier salon sur le thème du marketing digital se tiendra du 31 mars au 2 avril, via la plateforme. Au programme, 28 conférences dont certaines comptent déjà plus de 500 inscrits !

Bon à savoir

L’utilisation de Saloon est gratuite jusqu’à la fin de la période de confinement.

Trouvez des prospects même en période de confinement

De nombreuses entreprises font face à des difficultés en lien avec la crise du Covid-19. Pour ce qui est de la prospection, il est nécessaire d’adapter vos pratiques à cette nouvelle réalité. Plutôt que de chercher à promouvoir vos produits ou services à tout prix, il peut être plus judicieux de continuer à développer votre activité en nouant des relations de long-terme avec vos prospects. S’ils ne font pas appel à vous tout de suite, ils se rappelleront certainement de votre approche une fois la crise terminée.

Pour cela, les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin peuvent s’avérer très utiles. La première étape est de définir vos objectifs et de sélectionner les secteurs et entreprises qui vous intéressent. 

Ensuite, prenez le temps de vous renseigner sur l’entreprise avec laquelle vous souhaitez entrer en contact et ses besoins actuels. Pensez à personnaliser et contextualiser votre proposition pour lui donner une réelle valeur ajoutée. Cela maximisera la probabilité de réponse et vous permettra d’initier une relation de confiance avec votre prospect.

Pour optimiser vos recherches, vous pouvez compter sur des outils comme ProspectIn, une extension de navigateur qui vous permet d’automatiser votre prospection sur LinkedIn.

Comment ça marche ? ProspectIn vous permet d’exporter des prospects et de créer votre base de données (en accord avec les CGU de LinkedIn). Une fois exportés, vous pouvez sélectionner les profils qui vous intéressent, en lien avec vos objectifs et automatiser les demandes de prise de contact. Un des points forts de cet outil est la possibilité de configurer différents scénarios de prospection pour personnaliser chaque approche. 

Par exemple, vous pouvez décider d’envoyer automatiquement un message de bienvenue à vos prospects un jour après qu’ils aient accepté de rejoindre votre réseau.

Bon à savoir

La version gratuite de l’outil vous permet un accès à un quotas de 10 à 15 actions par jour. Comptez 9,99€ par mois, pour un nombre d’actions quotidiennes illimitées.

Faites signer vos contrats à distance

Vous avez réussi à convertir votre prospect en client ? Reste à signer le contrat final.

En période de confinement, impossible de lui remettre les documents en main propre et difficile de les envoyer par La Poste. Heureusement, il existe des outils de signature électronique certifiés et sécurisés qui prennent en charge la signature de vos contrats professionnels à distance.

Le logiciel français Yousign permet aux parties prenantes de compléter et de signer un contrat grâce à un simple échange de mail. Facile d’utilisation et adapté pour toutes les activités, Yousign vous permet de continuer à développer votre activité et démarrer de nouveaux contrats sans avoir besoin de vous déplacer. Vous pouvez bénéficier d’une période d’essai gratuite de 14 jours.

Bon à savoir

Depuis le 28 septembre 2017 et en conformité avec le règlement européen eIDAS, la valeur juridique d’une signature électronique qualifiée est reconnue au même titre qu’une signature manuscrite.

Élargissez vos compétences et vos techniques de ventes 

Lancez-vous dans la vente en ligne

Vous êtes commerçant et vous souhaitez continuer à vendre vos produits ? C’est le moment de lancer votre site de e-commerce ! Pour cela, pas besoin d’être un professionnel de l’informatique. Pour vous lancer rapidement, il existe des plateformes en ligne adaptées aux micro-entrepreneurs débutants.

Parmi les plus utilisées, Shopify vous fournit une solution clé en main pour lancer votre boutique en ligne sans être freiné par la gestion des outils techniques. Accessible et ergonomique, la plateforme vous permet de créer et personnaliser votre site en quelques minutes et de suivre de votre activité.

Bon à savoir

Vous avez la possibilité de tester gratuitement la plateforme pendant 90 jours. Comptez ensuite 29$ par mois pour la formule « Basic Shopify ».

Proposez des offres spéciales à vos clients réguliers

La vente en ligne ne vous séduit pas ? Vous pouvez également mobiliser votre réseau de clients habituels afin de leur proposer des offres spéciales.

Rien ne vous empêche de proposer des réductions sur vos services et produits habituels, si vos clients les précommandent dès maintenant. Vous pouvez ainsi proposer des packs de cours ou de coaching à l’avance, ou encore des lots de produits ou de services.

Vos clients seront certainement sensibles à l’offre, grâce au prix réduit que vous pouvez proposer (par exemple, -10 ou -20 % sur une précommande). Ils pourront également faire preuve de solidarité en ces temps compliqués.

Vos offres peuvent également prendre la forme de cartes cadeaux, ce qui vous permettra également d’élargir votre base de clients, une fois ce confinement terminé et les cadeaux utilisées. 

Développez de nouvelles compétences

Pour les activités de commerçant ou d’artisan, difficile de proposer vos prestations à distance et de trouver des alternatives en plein confinement. Vous pouvez néanmoins profiter de cette période pour mieux rebondir et dénicher de nouvelles opportunités.

Soigner votre présence en ligne est l’une des clés pour vous faire connaître et attirer de nouveaux clients, par exemple avec la création de votre propre site internet et une communication efficace sur les réseaux sociaux.

Vous n’êtes pas à l’aise avec la technologie ? Pas de panique, de nombreux organismes proposent des formations d'accompagnement et vous aident à mettre en place votre stratégie de communication.

L’organisme CréActif, spécialisé dans la formation des entrepreneurs, propose par exemple des modules de formation pour ceux qui souhaitent développer leur activité en ligne. À l’issue de cette formation complète, vous saurez tout sur la création et l'administration de votre site internet, depuis l’hébergement jusqu’à la stratégie de référencement. 

Intéressé ? CréActifs se propose de vous rappeler gratuitement afin de vous proposer la formation la plus adaptée à votre projet.

Bon à savoir

En tant qu’auto-entrepreneurs, vos frais de formation peuvent être pris en charge dans le cadre des dispositifs de financement de la formation professionnelle.

Découvrez de nouvelles activités

Dans le cas où vous votre activité ne se prête pas au travail à distance, sachez qu’il existe de nombreuses activités rémunérées à exercer en période de confinement.

En fonction de votre secteur d’activité et de votre profil, vous trouverez des plateformes de mise en relation avec des clients pour des missions ponctuelles. Découvrez ces plateformes et les différentes missions possibles dans notre article dédié ainsi que depuis votre espace personnel si vous êtes utilisateur de notre service.
 

Grâce à ces outils numériques, vous pourrez continuer d’exercer votre activité pendant le confinement et trouver des alternatives pour communiquer avec vos clients.

Pendant cette période difficile, le Portail Auto-Entrepreneur continue de vous accompagner dans la création et le suivi de vos formalités administratives.

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