Meilleurs agendas partagés pour votre entreprise : Atolia, Timify, Multi-Planning et SmartAgenda

Un outil de gestion et d’organisation 

Un agenda partagé vous permet d’avoir une meilleure vision sur le quotidien de votre activité et donc de mieux vous organiser. Vous facilitez la communication avec vos collaborateurs et vous gagnez du temps ! Avec un logiciel de planning partagé vous pouvez planifier vos évènements et vos tâches en travaillant sur un même calendrier avec vos collaborateurs ou vos clients si vous leur en donnez l’autorisation.  

Même si vous n’avez pas de salariés, un agenda partagé peut convenir à de nombreuses activités en micro-entreprise. Il est particulièrement utile si vos clients doivent prendre rendez-vous avec vous (en présentiel ou en vidéo) pour des cours, des soins, des prestations, ou si vous travaillez en collaboration avec d’autres entreprises. Cela concerne par exemple les secteurs : 

• De la santé et du bien-être (magnétiseur, coach sportif, esthéticienne...)  
• De l’artisanat (architecte, homme toutes mains, maçon...) 
• De la communication et du multimédia (consultant, community manager, graphiste) 
• Du service à la personne (agence évènementielle, décorateur d’intérieur, déménageur...) 

 Les avantages d’un calendrier partagé pour un auto-entrepreneur 

Un logiciel de planning partagé peut devenir un véritable atout qui facilite votre quotidien sur de nombreux aspects : 

• L’organisation : collaborez sur un même calendrier avec vos salariés (si vous en avez) ou vos clients. Créez différents calendriers en fonction de vos besoins et personnalisez-les ou regroupez-les en un clic ! Vous voyez plus facilement votre emploi du temps et la communication est facilitée. 
• L’automatisation :  vous proposez des cours et avez un empêchement ? L’entreprise avec laquelle vous travaillez sur un projet change l’heure d’un rendez-vous ? Les modifications apportées sont automatiquement transmises à toutes les personnes concernées ! Des rappels peuvent aussi être envoyés pour prévenir tout le monde. 
• La digitalisation : peu importe votre métier l’utilisation de différentes plateformes se développe (visioconférence, boîte mail, messagerie, site internet etc.). Les agendas partagés s’adaptent aussi à cette transition : ils sont compatibles avec ces logiciels ou les regroupent au même endroit pour faciliter votre travail au quotidien !  

Comment bien choisir votre calendrier partagé 

Vous l’avez sûrement vu, le choix pour un calendrier partagé est très large. Voici quelques points sur lesquels vous pouvez vous concentrer pour trouver l’offre qui correspondra à vos besoins :  

• L’offre : les offres et les outils proposés par différents agendas partagés sont très diversifiés.  Tous ne proposent pas les mêmes fonctionnalités (visioconférence, création de fiches clients, langues disponibles). Définissez donc vos besoins et vérifiez ce que le logiciel met à votre disposition. 
• Le prix : selon les fonctionnalités qui vous intéressent, les prix sont très variés. 
• L’intégration avec vos logiciels : si vous travaillez déjà avec certains logiciels (messagerie, calendrier...), pensez à vérifier leur compatibilité avec le logiciel de planning partagé.
• L’accompagnement : pour vous aider à prendre le calendrier partagé en main, des tutoriels ou des formations peuvent être disponibles.

Atolia : c’est quoi ? 

Partie d’un projet universitaire en 2015, Atolia est une plateforme comptant maintenant 13 000 utilisateurs ! Le but de cet agenda partagé ? Renforcer la collaboration et faciliter la communication en vous proposant un espace de travail complet.  

Quelles sont les caractéristiques d’Atolia ?  

 Accédez à votre agenda simplement  

Atolia est un logiciel qui s’adapte facilement aux auto-entreprises, aux TPE et aux PME. Il offre une prise en main simple et rapide. En effet, pas besoin d’installation particulièrement compliquée, il vous suffit d’accéder à votre agenda sur votre navigateur ou en téléchargeant l’application. 

Puis, créez un planning selon les personnes avec qui vous travaillez ou les projets que vous mettez en place. Personnalisez-le, partagez-le et décidez des autorisations de modification pour les utilisateurs. 

Le plus ? Vous pouvez instaurer des rappels automatiques pour vos évènements, et synchroniser votre calendrier Atolia avec des calendriers externes comme Google Calendar, Outlook ou iCal par exemple. 

Un espace dédié à la communication 

Atolia vous permet aussi de communiquer plus facilement à l’aide d’une unique plateforme grâce à sa messagerie et sa visioconférence.

Organisez des groupes de travail, donnez l’autorisation à des partenaires externes à y participer et appelez vos collaborateurs en audio ou en vidéo pour travailler plus facilement ensemble ! Un tableau blanc interactif sur lequel tous les participants peuvent écrire est aussi intégré aux appels pour permettre à tout le monde de prendre part à la réunion.      

Unifiez votre espace de travail 

Une suite bureautique est intégrée directement sur Atolia. Vous pouvez donc stocker et éditer vos documents (Word, Powerpoint, Excel, PDF, PNG et JPEG) directement sur la plateforme. Les utilisateurs disposants de l’autorisation peuvent eux aussi y avoir accès. L’intérêt ? Vos documents sont regroupés au même endroit, vous pouvez travailler plus efficacement. 

Vous possédez, par exemple, une agence événementielle et souhaitez créer un document partagé pour brainstormer à propos de vos idées ? Grâce au regroupement de vos documents, c’est possible. Tous les détails de votre projet se trouvent au même endroit.  

Tarifs 

Atolia vous propose un essai gratuit de 14 jours. Ensuite, à vous de choisir le service qui vous convient le mieux. Sachez qu’en choisissant le paiement annuel, vous payez votre abonnement 33% moins cher. Atolia propose 3 types d’offres : 

• Starter : 4 euros / mois en choisissant l’offre annuelle ou 6 euros / mois avec l’offre mensuelle, elle donne accès à tous les services de bases et à 5 Go de stockage.  
• Premium :  9 euros / mois (offre annuelle) ou 11 euros/mois (offre mensuelle). Elle convient aux équipes plus développées. 
• Business : cette offre est faite sur mesure pour les équipes de plus de 50 personnes. Probablement pas pour votre micro-entreprise ! 

Les + d’Atolia 

• Vous pouvez vous inscrire pour une démo gratuite pour en apprendre plus sur Atolia et prendre en main le logiciel plus facilement 
• Le prix est de seulement 4 € pour la formule d’engagement à l’année  
• Le logiciel est hébergé en France sur 3 serveurs différents. En cas de problème sur l’un d’entre eux, un autre prend le relais et vous aurez toujours accès à votre espace de travail ! 

Les – d’Atolia  

• Atolia n’est disponible qu’en version française et anglaise 
• Il n’est pas possible de proposer un calendrier sur lequel vos clients prennent rendez-vous eux-mêmes 
• Si vous vous désabonnez de l’offre avant le terme prévu, votre abonnement ne se terminera pas directement, il durera jusqu'à la date d’échéance. 

JE TESTE ATOLIA

Timify : c’est quoi ?  

Timify est un logiciel de planning partagé qui aide plus de 50 000 entreprises au quotidien. Depuis 2012, cet agenda met l’expérience client au cœur de son service. Vous disposez ainsi des outils nécessaires pour optimiser la gestion de votre activité et pour améliorer votre relation avec vos clients ! 

Quelles sont les caractéristiques de Timify ? 

Un calendrier partagé ouvert à vos clients 

Timify, comme tous les plannings partagés, vous aide à gérer votre calendrier en interne. Le plus du logiciel ? Il vous permet aussi d’ouvrir la réservation en ligne à vos clients.  Ils peuvent alors réserver à n’importe quelle heure de la journée ! 

Cette option peut s’intégrer dans votre site web si vous en avez un. Quel intérêt ? Permettre à vos clients de naviguer sur votre site et de choisir un créneau pour obtenir un rendez-vous. Notez aussi que selon vos préférences, vous pouvez partager des liens, des boutons ou des QR codes.  

Ces rendez-vous se synchronisent ensuite sur tous vos calendrier ( Microsoft et Google Calendar) 

La visioconférence en quelques clics 

Vous avez rendez-vous avec vos clients ou vos collaborateurs ? Profitez de l’option visioconférence. Elle vous permet de passer directement par Timify pour vos rendez-vous virtuels. Vous aurez alors le choix entre utiliser MeetMe, la solution développée par Timify ou passer par un autre logiciel parmi Zoom, GoToMeeting ou Microsoft Teams.  

Pour rendre la situation plus concrète, on vous donne un exemple. Vous êtes auto-entrepreneur et proposez des formations et cours, vous pouvez ainsi les dispenser en passant par Timify. Que ce soit des séances individuelles ou en groupe, les deux situations sont possibles !

Un service client complet 

En plus de la réservation en ligne, d’autres services sont disponibles pour faciliter le parcours client : 

• Le paiement en ligne  
• La création d’une base de profils pour vos clients qui vous permet de conserver les données sur tous vos appareils dans un même fichier 
• L’envoi automatique de sondages sur l’expérience client 

Le logiciel vous permet aussi de mettre en place une file d’attente virtuelle. Réduisez le stress causé par une file d’attente physique et gérez plus facilement les flux en proposant une attente en ligne. L’avantage ? Vos clients n’auront plus besoin de patienter des heures devant votre boutique ou votre cabinet.  

Les tarifs 

Vous disposez de 14 jours d’essai gratuit sur toutes les formules et vous pouvez économiser 20% si vous décidez d’opter pour le paiement annuel. 

• Classic : 0 euros/mois, vous donne accès aux services principaux de la réservation en ligne. 
• Premium : 29 euros/mois (offre mensuelle) ou 25 euros / mois (offre annuelle), étend vos possibilités de personnalisation et vous permet de faire des réservations de groupes pour vos services en ligne. 

Les + de Timify 

• Timify est disponible dans 28 langues différentes. 
• Testez gratuitement la formule qui vous intéresse pendant 14 jours, ou choisissez la formule Classic qui vous donne accès gratuitement aux services de base du logiciel 
• Vous avez accès aux statistiques de performance de votre entreprise 
• Changez de formule à tout moment depuis votre espace personnel  

Les – de Timify 

• Timify ne vous permet pas de regrouper et éditer vos fichiers directement sur la plateforme 
• Le support client n’est pas disponible par téléphone 
• La formule Classic ne vous permet pas de synchroniser votre calendrier Timify et vos calendriers externes 

JE ME LANCE AVEC TIMIFY

Multi-planning : c’est quoi ? 

Conçu et hébergé en France, Multi- planning est un outil dont l’objectif principal est de faciliter l’organisation interne de votre entreprise. Ses maîtres mots, simplicité et écoute, en font un agenda partagé qui s’adapte facilement aux PME. 

Les caractéristiques de Multi-planning 

Un agenda personnalisable 

En plus des fonctionnalités généralistes que propose un calendrier classique (gestion de vos évènements, rappels automatiques etc.), ce logiciel est totalement personnalisable selon votre activité. Besoin d’ajouter du contenu à votre calendrier ? Des cases à cocher pour valider vos objectifs ou encore des listes déroulantes pour organiser vos rendez-vous ? C’est possible ! 

Multi-planning vous permet également de créer des documents PDF directement dans le logiciel, de les intégrer à votre planning et de le partager avec vos clients lors de vos réunions. Vous avez, par exemple, besoin d’accéder à une fiche client ou à un compte-rendu ? Cliquez sur votre rendez-vous et vous retrouverez toutes les informations en quelques secondes ! Vous pouvez partager ces autorisations à vos utilisateurs pour travailler plus facilement.

Renforcez votre lien client 

Multi-planning propose l’option ResaZen, un service de réservation gratuite pour permettre à vos clients de réserver un rendez-vous en ligne. Comment ? Grâce à un lien accessible depuis la page internet de votre activité.  

Multi-planning met aussi un CRM (Customer Relationship Management) à votre disposition. Il vous permet d’afficher toutes les données de vos clients comme les rendez-vous, leurs contacts ou le temps passé à travailler avec eux. L'utilisation d’un CRM peut alors vous aider à centraliser et sauvegarder les données qui concernent vos clients comme vos prospects. 
 

Une gestion facilitée 

Grâce à la nouvelle fonctionnalité pilotage, vous pouvez accéder à un tableau de bord vous permettant d’avoir un point de vue général sur l’activité de votre entreprise. Temps passé sur vos activités, estimations de chiffre d’affaires ou encore indicateurs de performance, ne ratez plus une miette de l’évolution de votre auto-entreprise ! 

Tarifs 

Vous pouvez tester n’importe quelle offre de Multi-planning gratuitement pendant 15 jours. Si vous êtes convaincu, vous pouvez choisir entre : 

• Offre ResaZen : 0€, donne accès au planning pour une ressource et la réservation en ligne pour un service.
• Planning complet: 22 euros/mois pour 3 ressources (soit 7,60€ par utilisateur), qui vous donne accès à l'offre complète du planning et la réservation sans limitation.

Les + de Multi-planning 

• Support client complet : téléphone, mail et chat, et accès à un blog ainsi qu’à une liste regroupant toutes les mises à jour du logiciel. 
• Possibilité de personnaliser et d’ajouter des fonctionnalités selon les besoins de votre entreprise 
• Essai gratuit avec toutes les fonctionnalités pendant 15 jours 
• Vous pouvez prendre rendez-vous avec le service client pour bénéficier de 30 min pendant lesquelles un conseiller se chargera de vous guider dans la prise en main du logiciel. 

Les – de Multi-planning 

• Le logiciel n’offre pas de messagerie et ne vous permet donc pas de communiquer avec vos collaborateurs directement sur la plateforme  
• Passer par Multi-planning si votre service est en ligne (cours ou consultations en ligne par exemple) est plus contraignant car la plateforme ne permet pas d'unifier vos messageries
• Multi-Planning n’est disponible qu’en français et en anglais 

JE DÉCOUVRE MULTI-PLANNING

SmartAgenda : c’est quoi ? 

Depuis sa création en 2010, SmartAgenda séduit tous types de structures, des services publics aux auto-entreprises. Ce logiciel 100 % français propose des solutions ciblées selon les besoins de votre activité. 

Les caractéristiques de SmartAgenda 

Votre agenda partagé 

L’agenda proposé par SmartAgenda vous permet de noter vos heures de travail, vos rendez-vous et vos évènements et de les partager à vos collaborateurs. Ils peuvent voir, en temps réel, ce que vous avez prévu dans votre emploi du temps.  

Il se synchronise automatiquement avec vos calendriers externes (Google Calendar, Outlook etc.) et se consulte depuis tous vos appareils. 

Vous pouvez y préciser les modalités particulières de vos rendez-vous en réservant les ressources ou en y ajoutant les documents dont vous avez besoin. Vous pouvez afficher toutes les informations des fiches patients de vos clients pour une activité dans la santé ou le bien-être par exemple. 

La réservation client  

SmartAgenda est aussi une solution de réservation en ligne qui permet à vos clients de prendre rendez-vous quand ils le veulent. Ces rendez-vous sont directement notés sur votre calendrier partagé ! 

Pour cela, deux solutions :  

• Vous avez votre propre site internet ? L’outil s’intègre facilement dedans, avec des widgets personnalisés par exemple. Cliquez dessus et les créneaux disponibles s’afficheront. 
• Vous n’avez pas de site internet ou ne voulez pas intégrer la fonctionnalité directement dans ce dernier ? SmartAgenda met en place un site de réservation spécialement dédié à votre activité. 

En plus, vos clients peuvent payer en ligne au moment de leur réservation et vous pouvez décider d’envoyer automatiquement des questionnaires de satisfaction à la suite d’un rendez-vous.  

Un service et un tarif adapté aux spécificités de votre activité 

SmartAgenda est un système qui s’adapte totalement à votre activité et à toutes les tailles de structures. On y trouve notamment des offres pour les start-ups et jeunes entreprises mais aussi pour les petites et moyennes entreprises (PME).  

Le logiciel propose également des offres personnalisées en fonction de votre profession. Il existe par exemple une offre spécialement créée pour les professionnels de santé et les activités libérales qui vous donne accès à un site de réservation en ligne, à des rappels et à votre agenda.  

Tarifs 

SmartAgenda propose 14 jours d’essai gratuit. Pour chaque service différent, vous pouvez ajouter des options payantes. Les tarifs varient donc selon les prestations proposées :  

• Initial : 39 euros/mois pour les fonctionnalités de base (agenda partagé, fiche client, rappels de rendez-vous) 
• Essentiel : 49 euros/mois pour ajouter la réservation en ligne et le paiement en ligne 
• Premium : 59 euros/mois pour toutes les fonctionnalités proposées 

Les + de SmartAgenda 

• Une offre totalement adaptée à vous : de nombreuses formules ont été créées en pensant aux petites entreprises  
• 14 jours d’essai gratuit 
• Propose la réservation en plusieurs langues différentes 
• Vous pouvez demander une démo pour prendre l’outil en main et un conseiller vous aide gratuitement à configurer votre agenda  

Les – de SmartAgenda 

• L’offre de SmartAgenda se concentre sur le calendrier, les fonctionnalités comme le CRM ou la visioconférence n’existent pas 
• L’option des rappels de rendez-vous par SMS est payante (10 centimes par SMS) 
• La prise de rendez-vous en ligne n’est pas accessible pour l’offre Initial 

JE CHOISIS SMARTAGENDA

Vous connaissez maintenant les offres d’Atolia, de Timify, de Multi-planning et de SmartAgenda. Ces logiciels de planning partagés se présentent comme un réel outil de gestion qui vous permettra de gagner du temps ! À vous maintenant de réfléchir à vos besoins pour choisir le service qui sera le plus adapté à votre activité !